Durante el desarrollo de sus prácticas diarias, los
Administradores de Oficinas deben aplicar las funciones administrativas
(planificación-organización-dirección-supervisión y control) sobre todo si
disponen de recursos limitados.
Aquellas Unidades
Departamentales (Recursos Humanos-Departamento de Relaciones
Públicas-Mercadeo y Ventas, por ejemplo) que, por la naturaleza de sus tareas, cuentan con un
cierto grado de independencia para la realización de determinadas actividades,
relacionadas directamente con los objetivos de la organización, deben contar
con una asignación de recursos financieros y generales que les permitan su
realización.
En estos casos, al momento de organizar y planificar sus recursos,
los Administradores de Oficinas deben tener en cuenta cuatro áreas claves para
el buen desenvolvimiento de las Unidades Departamentales de una organización:
·
Recursos
Financieros-Capital;
·
Recursos
y Talento Humano;
·
Recursos
Físico-Espaciales; Material Gastable y Equipos;
·
Medios y
Sistemas de Información.
Es por esto que saber elaborar y ejecutar Presupuestos Departamentales es una de las
tareas, que ha cobrado significativa importancia en la Oficina Moderna, ya que
las Unidades de Trabajo de una Organización deben saber administrar los
recursos que ha puesto la gerencia a su disposición, para el logro de los
objetivos institucionales.
Podemos definir los Presupuestos como "el establecimiento de
acciones y gastos planificados que son organizados por categorías y abarcan un
determinado período de tiempo."
Pueden ser elaborados para delinear el uso futuro de
nuestros recursos ya sean estos dinero, tiempo, espacio, personal, materiales o
equipos. Estos expresan en términos de
números, los planes, objetivos y programas de una organización.
Al momento de redactar los Presupuestos Departamentales no
debemos olvidar que estos:
· Deben responder a la realidad del momento en que
son redactados;
· Deben proyectar y tomar en consideración los
cambios que podrían presentarse en el
futuro como resultado de las
variaciones en el entorno presente;
· Deben ser supervisados y controlados con el fin
de evitar desviaciones y, de éstas presentarse, tomar las correcciones
necesarias.
Los Objetivos de los Presupuestos son otro punto a tener en
consideración a la hora de redactarlos.
Generalmente, a través de un Presupuesto Departamental, se trata de
asignar los recursos adecuados, necesarios para la realización de aquellas
operaciones que contribuyen al logro de los objetivos organizacionales, por lo
que estos buscan:
·
Establecer procedimientos para la planificación
y estudio de actividades, y gastos futuros;
·
Coordinar las actividades de varias unidades
departamentales de la organización;
·
Establecer las bases para el control administrativo
de los recursos de Oficina;
· Convertirse en el medio formal de comunicación
de aquellas actividades que han sido aprobadas por la gerencia;
·
Incentivar en los Colaboradores prácticas de
gasto y consumo responsables.
Junto con los objetivos para la realización de un
Presupuesto Departamental, podemos destacar que existe un tipo determinado de
presupuesto para cada necesidad y que cada uno de estos proporciona las mejores
oportunidades de control, dependiendo del nivel administrativo en el cual se aplique.
De esta forma, podemos decir que los Presupuestos pueden
ser:
·
Incrementales: son los que, basados en el presupuesto
anterior, suman un porcentaje adicional al actual o futuro, como una forma de
prever variaciones inflacionarias en los costos;
· Base
Cero: son los que van verificando y
estudiando los gastos por período y se establecen dependiendo de las
necesidades del momento;
· Comprometidos: son aquellos que sin partir de una base cero,
son capaces de aceptar las condiciones reales del negocio y ajustarse o
comprometerse según las necesidades y, cómo y cuándo sea necesario.
Además, cabe destacar, que para la preparación de un
adecuado Presupuesto Departamental se debe tener a mano toda la información
requerida, sin olvidar que ésta debe abarcar aspectos como personal, capital y
gastos.
Para finalizar, es bueno que recuerde que:
· Los Departamentos Contables, aunque proporcionen
las informaciones necesarias, no deben
preparar los Presupuestos, esta es una tarea de la Administración o Gerencia; o en su defecto, de los Directivos de cada Unidad; los primeros, ya
que es en este nivel donde se determinan cuáles son los objetivos perseguidos;
se establecen las necesidades
específicas de las Unidades y el nivel de compromiso que la Organización está
dispuesta a aceptar para alcanzarlos, y en los segundos, por que son los que conocen las necesidades reales de sus departamentos;
·
Los Presupuestos no predicen el futuro, debemos
dejar espacio para los cambios y las variaciones imprevistas. Es por esto que no pueden ser rígidos ni
definitivos; ya que están supuestos a ser afectados por las variaciones
imprevistas del entorno, por lo que deben guardar una considerable cuota de
flexibilidad;
·
Deben ser más proactivos que reactivos; elabore
los Presupuestos con el fin de motivar acciones específicas no como respuesta o
consecuencia de éstas.
Dentro del esquema organizacional de las Oficinas, los
Presupuestos son una forma no sólo de organizar y planificar los recursos de
las mismas, sino también, de garantizar el cumplimiento de las tareas operacionales de las mismas.
