Final del 2019 inicio del 2020,
el mundo sufrió un vuelco inesperado debido a una emergencia sanitaria que nos
confinó a nuestras casas, desde donde continuamos con nuestros trabajos.
Si bien este llamado a la acción,
como individuos, nos tomó por sorpresa, para las empresas fue aún mucho más impactante
ya que les hizo dar cuenta de que, aunque estaban muy familiarizadas con
conceptos como el de trabajo a distancia, trabajo virtual y la digitalización
del trabajo, a la hora de implementarlos en firme, no contaban con los procedimientos
adecuados para hacerlo.
Y no nos referimos, únicamente,
a contar con la tecnología apropiada, que también. Hablamos de los procedimientos de ejecución, guía,
control y seguimiento que permitieran sostener la operatividad de la empresa, a
través, del trabajo a distancia.
Sentimientos de incertidumbre,
temor, inseguridad, la incapacidad de poder entender lo que pasaba y cuáles
serían las consecuencias personales, presentes y futuras, se sumaban al no
saber cuál era su estatus laboral; si se tenía trabajo o no; si la empresa cerraría
o si continuaría con operaciones parciales, en resumen, se necesitaban, además,
canales de comunicación efectivos que mantuvieran ese lazo de pertenencia entre
todos sus componentes, y es aquí donde ZOOM, y las reuniones vía esta
plataforma, entran a tomar el papel protagónico.
Ese contacto personal, aunque
fuese a distancia, se convirtió en un cable a tierra, imprescindible, para gestionar
el compromiso organizacional y mantener la empresa en funcionamiento. En ese contexto era entendible la cantidad de
reuniones que se realizaban al día, porque en realidad no eran reuniones en sí,
era el afianzamiento del intercambio humano necesario, que mantenía con vida a
la organización.
Y es por eso, que no nos dábamos
cuenta de la cantidad de veces que encendíamos la cámara y nos conectábamos, porque
se convirtió en una necesidad que nos confirmaba que continuábamos
perteneciendo a un sistema que formaba parte importante de nuestras vidas.
Pero todo pasa, todo llega a su
final, y esta emergencia sanitaria cesó, pero la necesidad de reunirnos,
no. En la actualidad, si nos enfocamos
en contar cuántas veces nos reunimos al día, nos daríamos cuenta de que la
cantidad de reuniones que realizamos, hoy en día, es mucho mayor a la que
realizábamos antes de la emergencia sanitaria; es mayor la frecuencia y la
duración de estas reuniones; lo que no ha aumentado es la productividad
resultante de ellas.
Una se ríe, pero es verdad: un día, conversando con una colega, me
dice ”voy saliendo a una reunión, es la tercera de esta mañana, espero que no
sea como la anterior que no sé ni de qué se trataba, no entiendo para qué me
invitaron, qué buscaba yo allí (luego hablaremos de la realización de reuniones
como herramienta de empoderamiento dentro de la gestión del compromiso), con tanto
trabajo que tengo”; alguien la llama y ella le dice, “no, es que voy saliendo a
una reunión” y luego “no, es que yo no trabajo”; se voltea y me dice “era
fulano, cuando le dije que iba a reunión me dijo, pero tu vives de reunión en
reunión, ¿Cuándo trabajas?”.
Esa experiencia fue la que me
hizo poner atención a este aumento en la frecuencia de las reuniones y me hizo entender
que, sin darnos cuenta, parecía que habíamos desarrollado una dependencia emocional
de éstas y que, a más de 4 años de ese episodio, debemos comprender que no es
necesario que nos estemos reuniendo constantemente, que podemos volver, sin
peligro alguno, a retomar la razón y finalidad reales de las reuniones y, sobre
todo, su periodicidad.
El seguimiento que se realiza,
posterior, a las reuniones, para constatar que se estén llevando a efecto las
resoluciones que en ella se concretaron o si se están realizando las tareas designadas, es imprescindible
para medir la efectividad de los objetivos de su realización; si los resultados
de estas reuniones son pírricos o nulos, es hora de cesar.
Recordemos que las reuniones son instrumentos
de trabajo operativo cuya finalidad es definir un objetivo determinado y, dar seguimiento,
cuantificar y medir los resultados de una tarea asignada.
Son herramientas indispensables en el proceso organizativo y operativo, del día a día
organizacional, pero no debemos abusar de su ocurrencia, ya que perderían su
impacto y no se lograrían los resultados esperados.
