TEORÍA ORGANIZACIONAL: IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO EN LA OFICINA

Muchos profesionales, todavía no tienen en claro la importancia de la correcta organización de su espacio de trabajo, para una efectiva y eficiente realización de sus funciones.

Muchas veces frecuentamos oficinas donde el desorden impera sobre los escritorios y espacios circundantes, de tal manera que no les deja a los empleados un mínimo espacio libre para realizar adecuadamente sus tareas.

Los abanderados del desorden pretenden justificar mediante éste su falta de espacio o la gran cantidad de trabajo que pudieran o quieran aparentar tener; pero les tengo una noticia: el desorden sólo indica su falta de capacidad para organizarse adecuadamente; sin importar que usted sepa exactamente en qué lugar está cada cosa que necesite.

El lenguaje no verbal puede aplicarse fácilmente en este comportamiento e interpretarse de diferentes maneras, dependiendo del caso, por ejemplo:

En el caso del empleado:

1. Generalmente, los empleados que hacen uso de este recurso buscan enviar un mensaje a sus superiores y a los que visitan la oficina, en general, “de mire cuánto trabajo tengo, es mucho para una persona”.
2. En esta oficina falta espacio y/o los equipos y el mobiliario necesarios para organizarme adecuadamente.
3. Soy una persona súper capaz, estoy realizando varias tareas a la vez, no tengo tiempo ni para respirar, etc.

También, hay profesionales que utilizan el desorden para mantener alejados a aquellos que puedan asignarles tareas adicionales; aunque realmente no estén haciendo nada.

Pero esto puede convertirse en un arma de doble filo, ya que el mensaje que está tratando de enviar, también puede ser interpretado de diversas maneras por el interlocutor y la más importante es:

1. Desorganización Total. No sólo refleja la falta de capacidad del empleado en cumplir un principio administrativo básico/elemental como es “el de Organización”, sino que además siembra las dudas en el interlocutor sobre la capacidad del mismo, y de la empresa en general, para resolver su problema o satisfacer sus necesidades.

El trabajo de oficina es una función muy de cara al público y, aunque no sea así, la capacidad del empleado que lo realiza se ve reflejada en la organización de su espacio.

Cuando disponemos de un espacio correctamente organizado, el mensaje es más claro aún:

1. Soy capaz de realizar mi trabajo de manera eficiente y efectiva, sin necesidad de sentirme presionada ni agobiada; dos condiciones que, aunque no se quiera, resultan del desorden.
2. Soy capaz de realizar el trabajo para el cual se me ha contratado, de manera efectiva y eficiente, dentro de los plazos/horarios establecidos; por lo que no debo aparentar tener más trabajo del que realmente tengo para justificar mi posición.
3. Soy una persona confiable, capaz de satisfacer sus necesidades laborales exitosamente.

CONSEJOS GENERALES PARA SU MEJOR DESEMPEÑO:

1. Nuestra área de trabajo debe dejarse organizada cada día, cuando terminamos nuestra jornada laboral. No hay nada más decepcionante para un trabajador que llegar al otro día en la mañana y encontrar un desorden; lo cual enseguida hace que se sienta presionado y no sepa por dónde empezar sus labores.
2. De acuerdo a las funciones a realizar, cada uno debe establecer la rutina de trabajo más adecuada.
3. Acostúmbrese a utilizar las herramientas que hay en el mercado para la organización del trabajo de oficina (agendas, planificadores periódicos, organizadores, bandejas para escritorio, etc.) esto le permitirá por sobre todas las cosas ahorrar tiempo y mantener en orden y al pendiente sus tareas.

Más adelante, hablaremos sobre las herramientas de las cuales disponemos las secretarias para organizar correctamente nuestra área de trabajo y su uso correcto.