martes, marzo 24, 2015

¿DESESTRUCTURAR?

Yo soy una fanática de los programas de cocina.  Siempre estoy en la búsqueda de recetas y, sobre todo, de programas interesantes; cosa paradójica porque rara vez cocino; pero la cocina es un área de la casa donde siempre me he sentido cómoda y con la libertad de experimentar.

En fin, no nos alejemos del tema; como fanática de estos programas me encantan The Hell´s Kitchen, Cake Boss, el Desafío de Buddy, Chopped, Cupake  Wars y, principalmente, Master Chefs en todas sus versiones.

Y es, precisamente, viendo Master Chefs Colombia donde se ha repetido este concepto con cierta asiduidad:  DE-SES-TRUC-TU-RAR.  Los jurados de este programa utilizan este término, en ciertos retos culinarios, cuando toman un plato conocido y les piden a los competidores que los DE-SES-TRUC-TU-REN; o sea, que utilizando los ingredientes de ese plato creen otro totalmente distinto.

Al ver estos retos me fue inevitable pensar en cuan necesario es, algunas veces, que en nuestras empresas, emprendamos un proceso de DE-SES-TRUC-TU-RA-CIÓN; o sea, tomar los elementos y recursos con los que contamos y los reorganicemos para, al tiempo que optimizamos su potencial de desempeño; identifiquemos las raíces de los problemas que nos afectan y podamos alcanzar verdaderamente nuestras metas.

En muchas ocasiones, nuestra falta de seguimiento a la Cultura Organizacional de la institución, evita que nos demos cuenta del origen de muchos de los problemas que afectan el desarrollo normal de sus actividades y su cultura organizacional, en general;  impidiendo que ésta marche de la manera más adecuada para el logro de sus objetivos.  El no darnos cuenta del origen real de los problemas administrativos, hace que busquemos soluciones donde no las hay; generalmente, trayendo de fuera lo que creemos que nos hace falta.

Iniciar un proceso de DESESTRUCTURACIÓN nos permitirá, no sólo utilizar adecuadamente los recursos que tenemos; sino que también evitará que realicemos  una inversión superflua y que sólo va a contribuir a SOBREESTRUCTURAR nuestro sistema organizacional, sin aportar verdaderas soluciones a los problemas que le afectan.


El Proceso de DESESTRUCTURACIÓN nos conduce, entre otras cosas,  a identificar las cualidades de cada uno de los componentes de nuestra organización para, de esa forma, maximizar su utilización; identificar el origen real de los problemas y aportar soluciones estratégicas a los mismos; y así mejorar, de forma significativa, tanto la Cultura como la Conducta Organizacionales; todo lo cual, indudablemente, repercute de manera positiva en el logro de las metas organizacionales. 

lunes, marzo 16, 2015

MOBILIARIO PARA OFICINAS



COMPETENCIAS TRANSFERIBLES


LOS AÑOS PASAN...


ESPACIOS DE OFICINAS


ANDANDO POR LA RED...


ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS 001

Es mucho el efectivo que escapa de las empresas a través del material gastable de oficinas, y a veces, esto no es tomado en cuenta.

La Gestión de Suministros y Material Gastable es una importante  responsabilidad del Administrador de Oficinas.  Papel, tinta, lápices, lapiceros, cinta adhesiva, grapas, etc.; forman parte del listado de compras regulares de una organización, las cuales son realizadas, la mayoría de las veces, sin una debida planificación y control.

Planificar las compras del material gastable, resulta esencial para el control del presupuesto e inventario; ya que la administración de estos contribuye a disminuir los desperdicios y por ende los gastos.

Existen muchas organizaciones que no presupuestan los gastos que van a realizar en Suministros de Oficinas, durante un determinado período, lo que genera que las compras sean realizadas según las necesidades de  inventario que se vayan creando con la terminación de cada producto.

De más está decir, que actuar de esta forma propicia toda una serie de conductas que impiden mantener un efectivo control del inventario del  material gastable de oficinas,  evitando que  las organizaciones puedan identificar los desperdiciadores y establecer controles eficientes para  incentivar un uso más responsable de los mismos;  sin olvidar los retrasos que podrían generarse en la realización de ciertas tareas, por no contar con los materiales necesarios para realizarlas.

  • Por esto, el Administrador de Oficinas, debe estructurar un sistema de control que le permita generar prácticas más conscientes para el uso de   estos recursos.
  • Mantenga un control de Inventario específico con las fechas de las compras, cantidades, artículos.
  • Lleve un control de las asignaciones de materiales por departamento y fecha; donde se especifique las cantidades, los artículos y la persona solicitante. 
  • Diseñe un Formulario para la Solicitud de Materiales Gastables a ser llenado por el Colaborador que requiera los mismos.
  • Mantenga un control de existencia que le garantice estar continuamente abastecido, de todos los suministros necesarios.


Tome en consideración que, estableciendo una correcta Gestión de  Materiales Gastables y Suministros de Oficinas, no sólo contribuye a  controlar su gasto y los desperdicios que pudieran generarse; sino que también, se evita conflictos innecesarios con los colaboradores ya que los mismos no se sentirían maltratados ni fiscalizados por estar cumpliendo una norma general de la organización.



jueves, septiembre 04, 2014

PÁGINAS SOBRE SECRETARIADO Y ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS


  • https://www.facebook.com/mundodesecretarias?fref=photo      MUNDO DE SECRETARIAS
  • http://issuu.com/secretaryplus                 TOPSECRETARIA
  • http://anteproa.blogspot.com.es/             AGRUPACIÓN NACIONAL DE TÉCNICOS PROFESIONALES ADMINISTRATIVOS DE ESPAÑA
  • http://www.ehowenespanol.com/administrador-oficina-como_130798/       EHOW  ¿CÓMO SER UN ADMINISTRADOR DE OFICINAS?  Y ARTÍCULOS RELACIONADOS
  • http://www.desecretarias.com/ar/         DESECRETARIAS.COM DE GRUPO S&N
  • http://www.secretariasenred.com/    SECRETARIASENRED.COM DE CONNIE EASTMAN