lunes, julio 06, 2015

ÉTICA PROFESIONAL???


La Ética es un concepto que siempre está presente cuando de la formación de un profesional se trata. 

En el ámbito empresarial, juega un papel preponderante por la gran diversidad que caracteriza a uno de sus componentes  más importante:  el Factor Humano.

Las personas, poseedoras de las competencias necesarias para echar a andar un negocio; pueden de igual forma destruirlo, si su comportamiento y accionar profesional no están basados en preceptos éticos y morales.

Partiendo de entender la Ética como el pensamiento sistemático acerca de las consecuencias morales de nuestras decisiones; cuando se adapta este concepto  a los negocios lo que se pretende es que los Colaboradores que conforman una determinada Organización sean capaces de comportarse y tomar decisiones, como serían:  la comunicación honesta, trato justo, responsabilidad social corporativa, justa competencia, responsabilidad empresarial y respeto a las leyes y normas de la sociedad; basadas en estándares morales. 

Todo lo cual supone o deriva en la creación de un ambiente organizacional seguro, donde acciones como: el acoso sexual, nepotismo, invasión a la privacidad, irrespeto y violación de la seguridad de los documentos manejados, malversación de fondos, etc. se ven reducidas a su más mínima expresión o han sido erradicadas.

Para las empresas modernas, estas cualidades son  una de sus prioridades más importantes  y la consideran como un valor agregado, capaz de generar exitosas oportunidades de negocio, por lo que al contratar tratan de asegurarse de que sus futuros colaboradores posean las siguientes características personales:

  •         Honestidad
  •         Integridad
  •         Confiabilidad
  •         Lealtad
  •         Seguridad
  •         Respeto y Preocupación por los demás
  •         Compromiso con la excelencia
  •         Liderazgo
  •         Buena Reputación y Moral
  •         Credibilidad

Estas características, forman parte de las bases para el éxito profesional sostenido e influyen directamente en la imagen que la empresa transmite a sus relacionados, ya que gran parte de ésta se basa en el accionar de sus Colaboradores; por lo tanto tienen el compromiso de incentivar las mismas, a través de sus políticas, y con el establecimiento de normas de procedimiento claras, ajustadas a este fin.

¿QUIEN PAGA POR LOS DESPERDICIOS QUE SE GENERAN EN LA OFICINA?

Esta frase se puede aplicar a todas las áreas de la Organización:

"NO SON LOS EMPLEADOS LOS QUE PAGAN EL DESPERDICIO.  LOS EMPLEADOS SÓLO MANEJAN EL DINERO.  ES EL CLIENTE QUIEN PAGA POR LOS DESPERDICIOS."

   HENRY FORD

PREPARANDO EL PRESUPUESTO DE LA OFICINA

Durante el desarrollo de sus prácticas diarias, los Administradores de Oficinas deben aplicar las funciones administrativas (planificación-organización-dirección-supervisión y control) sobre todo si disponen de recursos limitados.

Aquellas Unidades Departamentales (Recursos Humanos-Departamento de Relaciones Públicas-Mercadeo y Ventas, por ejemplo) que, por la  naturaleza de sus tareas, cuentan con un cierto grado de independencia para la realización de determinadas actividades, relacionadas directamente con los objetivos de la organización, deben contar con una asignación de recursos financieros y generales que les permitan su realización.

En estos casos, al momento de organizar y planificar sus recursos, los Administradores de Oficinas deben tener en cuenta cuatro áreas claves para el buen desenvolvimiento de las Unidades Departamentales de una organización:

·         Recursos Financieros-Capital;
·         Recursos y Talento Humano;
·         Recursos Físico-Espaciales; Material Gastable y Equipos;
·         Medios y Sistemas de Información.

Es por esto que saber elaborar y ejecutar  Presupuestos Departamentales es una de las tareas, que ha cobrado significativa importancia en la Oficina Moderna, ya que las Unidades de Trabajo de una Organización deben saber administrar los recursos que ha puesto la gerencia a su disposición, para el logro de los objetivos institucionales.

Podemos definir los Presupuestos como "el establecimiento de acciones y gastos planificados que son organizados por categorías y abarcan un determinado período de tiempo."

Pueden ser elaborados para delinear el uso futuro de nuestros recursos ya sean estos dinero, tiempo, espacio, personal, materiales o equipos.  Estos expresan en términos de números, los planes, objetivos y programas de una organización.

Al momento de redactar los Presupuestos Departamentales no debemos olvidar que estos:

·       Deben responder a la realidad del momento en que son redactados;
·      Deben proyectar y tomar en consideración los cambios que podrían presentarse en el  futuro como   resultado de las variaciones en el entorno presente;
·   Deben ser supervisados y controlados con el fin de evitar desviaciones y, de éstas presentarse, tomar las correcciones necesarias.

Los Objetivos de los Presupuestos son otro punto a tener en consideración a la hora de redactarlos.  Generalmente, a través de un Presupuesto Departamental, se trata de asignar los recursos adecuados, necesarios para la realización de aquellas operaciones que contribuyen al logro de los objetivos organizacionales, por lo que estos buscan:

·         Establecer procedimientos para la planificación y estudio de actividades, y gastos futuros;
·         Coordinar las actividades de varias unidades departamentales de la organización;
·         Establecer las bases para el control administrativo de los recursos de Oficina;
·        Convertirse en el medio formal de comunicación de aquellas actividades que han sido aprobadas por la gerencia;
·         Incentivar en los Colaboradores prácticas de gasto y consumo responsables.

Junto con los objetivos para la realización de un Presupuesto Departamental, podemos destacar que existe un tipo determinado de presupuesto para cada necesidad y que cada uno de estos proporciona las mejores oportunidades de control, dependiendo del nivel administrativo en el cual se aplique.

De esta forma, podemos decir que los Presupuestos pueden ser:

·         Incrementales:  son los que, basados en el presupuesto anterior, suman un porcentaje adicional al actual o futuro, como una forma de prever variaciones inflacionarias en los costos;

·       Base Cero:  son los que van verificando y estudiando los gastos por período y se establecen dependiendo de las necesidades del momento;

·    Comprometidos:  son aquellos que sin partir de una base cero, son capaces de aceptar las condiciones reales del negocio y ajustarse o comprometerse según las necesidades y, cómo y cuándo  sea necesario.

Además, cabe destacar, que para la preparación de un adecuado Presupuesto Departamental se debe tener a mano toda la información requerida, sin olvidar que ésta debe abarcar aspectos como personal, capital y gastos.

Para finalizar, es bueno que recuerde que:

·    Los Departamentos Contables, aunque proporcionen las informaciones necesarias,  no deben preparar los Presupuestos, esta es una tarea de la Administración o Gerencia; o en su defecto, de los Directivos de cada Unidad; los primeros,  ya que es en este nivel donde se determinan cuáles son los objetivos perseguidos; se establecen  las necesidades específicas de las Unidades y el nivel de compromiso que la Organización está dispuesta a aceptar para alcanzarlos, y en los segundos, por que son los que conocen las necesidades reales de sus departamentos;
·         Los Presupuestos no predicen el futuro, debemos dejar espacio para los cambios y las variaciones imprevistas.  Es por esto que no pueden ser rígidos ni definitivos; ya que están supuestos a ser afectados por las variaciones imprevistas del entorno, por lo que deben guardar una considerable cuota de flexibilidad;
·         Deben ser más proactivos que reactivos; elabore los Presupuestos con el fin de motivar acciones específicas no como respuesta o consecuencia de éstas.


Dentro del esquema organizacional de las Oficinas, los Presupuestos son una forma no sólo de organizar y planificar los recursos de las mismas, sino también, de garantizar el cumplimiento de las tareas operacionales de las mismas.

OFICINA VERDE


PAPERLESS OFFICE

Desde finales del Siglo XX se viene pregonando la llegada de la oficina sin papel; la optimización de los equipos de oficinas, principalmente el Computador,  contribuyó a esparcir esta creencia que hasta ahora, no se ha hecho una realidad.

Sin lugar a dudas, la inversión que se hace en papel, no importando el tamaño de la oficina, es considerable y, el desperdicio que se genera en su utilización, es un gasto que no puede ser ignorado.

A esto podemos agregar, la gran cantidad de documentos impresos que, cada día,  se acumulan en nuestros escritorio haciéndose casi inmanejable.

La acumulación de papel es igual a desorden ambiental.  El papel no organizado termina siendo un desperdicio; si no lo cree, sólo pregúntese ¿cuántas veces ha buscado un documento o una nota impresa, sin poderla encontrar en ese momento y, en vez de seguir buscando hasta encontrarlo, lo que decide es volver a imprimirlo?; muchas, ¿verdad?  Pero y entonces, qué sucede cuando la pieza original aparece ¿en qué se ha convertido?  En desperdicio.

Cuando sobre imprimimos un material no sólo consumimos papel, también, energía, tiempo y tinta, por lo que, al generarse un desperdicio, elevamos el costo estimado, originalmente, por su utilización.

Ser ecológicamente conscientes o responsables, significa no generar algo que no sea necesario, evitando, así, aumentar la tasa de desperdicios estimada; y reduciendo la cantidad de papel utilizado en nuestras oficinas contribuiremos, además,  a que ésta sea más verde.

Para lograr eficientizar el uso del papel en las oficinas puede implementar prácticas muy sencillas como son:


  •              Organice archivos electrónicos para almacenar en ellos las informaciones que no necesite imprimir de inmediato.  Para ayudarse en esta tarea, puede utilizar los Almacenes en las Nubes gratuitos, como el DropBox, que además, le permitirán acceder a sus documentos desde cualquier lugar donde se encuentre.
  •              Imprima en ambas caras del Papel.
  •       Utilice siempre el tipo de impresión "Ecológica".
  •             Si la impresión o copiado, salen mal, reutilice el papel.  Puede usarlo para notas recordatorias, imprimir borradores, redactar manuscritos o pasar mensajes escritos.
  •             Mantenga apagados los equipos que no estén siendo utilizados.
  •      Utilice el correo electrónico, principalmente, enviar las comunicaciones internas.
  •      Digitalice sus documentos.  Esto le permitirá ahorrar espacio físico de almacenamiento.



CERTIFICACIONES ECOSOSTENIBLES

Obtener una Certificación Medioambiental, de cualquiera de las organizaciones reconocidas, que las otorgan, es una manera de refrendar el compromiso que, como institución, se tiene con la sostenibilidad del ambiente.

Además de ISO, existen otras instituciones reconocidas a nivel mundial, que se encargan de implementar programas de certificación ambiental en diferentes áreas organizacionales.  Entre estas tenemos:

Leaderchip in Energy and Environmental Design (LEED), éstas certifican a las organizaciones en categorías que incluyen desarrollo sostenible, eficiencia energética, conservación del agua, calidad del ambiente interno materiales y recursos.  Esta certificación se otorga por niveles: Certificado, Plata, Oro y Platino.


Green Seal (GS), las categorías que éste organismo certifica incluyen reducción de desperdicios, reusar y reciclar, eficiencia energética, conservación y administración de fuentes de agua, administración de los desperdicios de aguas, etc.  Ésta, también, certifica por niveles:  Bronce, Plata y Oro.

HUELLA DE CARBONO

Huella de Carbono

Antes de ser "Verde" hay que saber qué tan "Negro" se es.

Según los expertos en asuntos climáticos, ecológicos y ambientales, para el año 2050, deberá haberse experimentado una reducción del 80%, en las Emisiones de Carbono producidas por los seres humanos, de lo contrario se registraría un cambio climático catastrófico, cuyo alcance de sus daños es casi imposible de predecir.  De lo que sí están seguros es de la necesidad de que empecemos ya a trabajar en reducir nuestra Huella de Carbono.

Acciones cotidianas como conducir un auto, usar un computador, calentar una olla en la estufa; al igual que la quema de combustibles fósiles, la tala de árboles, la explotación  indiscriminada de yacimientos mineros, etc., producen emisiones de Dióxido de Carbono y el incremento de estas emisiones es considerado como una de las principales causas del calentamiento global.

Por esta razón, es responsabilidad de todos contribuir a que esta disminución se produzca y detener los daños que estamos ocasionando al medio ambiente.  Es por esto que muchas organizaciones se están volcando hacia prácticas laborables mucho más amigables con el medio ambiente.

Pero antes de implementar cualquier Política de Sostenibilidad Ambiental en una oficina; hay que pasar un inventario de nuestras actuales actividades y equipos, para determinar la Huella de Carbono de la Organización.

Esto nos permitirá reconocer lo que debe ser mejorado o cambiado, y hacer las correcciones que se requieran, para de ese modo, no incurrir en gastos innecesarios.

Con este propósito, se debe:

  • 1.   Hacer un inventario de los procesos de negocio, administrativos y de producción, desde la adquisición de insumos hasta la eliminación, y determinar las áreas que deben ser mejoradas de inmediato.
  • 2.  Calcule la Huella de Carbono producida por sus servicios (agua-energía eléctrica-gas-combustibles).
  • 3.   Calcule la tasa de desperdicios de sus Sistemas de Administración de Información (Equipos electrónicos-eléctricos, suministros, material gastable, energía).
  • 4.     Revise su Cadena de Suministros, eso incluye suplidores-asociados-relacionados-clientes.  (Qué tipo de productos venden, cómo los manufacturan, cuáles son sus preferencias, etc.)

Luego que haya identificado estos puntos, entonces podrá iniciar la reestructuración de sus prácticas laborales, hacia un camino mucho más verde.

Como determinar tu Huella de Carbono

Cualquier acción que realizamos, diariamente, deja su Huella de Carbono, ya que tiene un impacto directo en el planeta, por esto es importante tomar conciencia y aplicar las acciones necesarias para reducirla.

El primer paso consiste en saber, ¿cuál realmente es nuestra Huella de Carbono?

Ésta se calcula en Kg de CO2 y en la Internet existen páginas que podrán ayudarle a realizar este cálculo; pero en realidad hacerlo manualmente no es tan difícil, para eso:

1.     Necesita tener a mano los recibos mensuales de  los servicios de su casa u oficina, o sea:  energía eléctrica, gas y el peso de sus residuos o desperdicios; luego...
2.     Calcúlelos de la siguiente manera:
  • Electricidad     = consumo de Kwh x 105
  • Gas                  = peso mensual x 105
  • Km del carro = Kilometraje anual x 7,9 (si es una empresa este cálculo se realiza totalizando los vehículos que componen la flota)
  • Reciclaje         = si no recicla papel, ni periódicos sume 85 kgs.; si lo hace, entonces es = a 0      Si no recicla aluminio, ni latas, sume 75 kgs., si lo hace, entonces es = a 0
  • En el caso de las empresas, sumar además:
  • Viajes en avión = trayectos de menos de 4 horas = al número de vuelos x 500 kgs.   Trayectos de más de 4 horas = número de vuelos x 2,000 kgs.

3.     En el caso de un hogar:  sume los cuatro primeros renglones y divídalos entre la cantidad de personas que habitan la casa; en el caso de una empresa, se totalizan todos los renglones y se dividen entre todos los miembros de la organización.
4.     Si el resultado está:
a.     Por debajo de 2,500 kgs = Excelente
b.     Entre 2,500 y 7,000 kgs./año = Bueno, pero puede mejorar.
c.      De 7,000 a 10,000 Kgs./año = Moderado
d.     Más de 10,000 = Pobre, debe tomar medidas urgentes.

AVERY DENNISON CORPORATION Y ¿LA OFICINA VERDE?

Avery Dennison Corporation

Empresa global dedicada a la manufacturación y distribución de materiales y productos para oficinas.  Fundada, originalmente, en Los Ángeles-California, en el 1935; Avery International Corporation se fusiona en el 1990 con la Dennison Manufacturing Company, pasando a ser entonces Avery Dennison Corp y estableciendo sus oficinas principales en Pasadena-California.

Esta corporación manufactura los más variados productos para oficina, principalmente, materiales autoadhesivos para el etiquetado y empaque, resaltadores y binders.

Su filial en Londres-Inglaterra fue la creadora del novedoso Concurso Office Green Week, que se ha duplicado en otras partes del mundo, donde la empresa tiene sucursales.   Éste consiste en la competencia de un grupo de empresas para ver cuál de todas logra minimizar, de manera significativa, su Huella de Carbono, completando una serie de retos en diferentes áreas ecológicas, durante una semana.

La Green Office Week,  está diseñada para que todos los colaboradores de oficina realicen actividades que dejen un impacto positivo en el ambiente, destacando la importancia de la participación de todas y cada una de las áreas de las organizaciones en concurso.

martes, marzo 24, 2015

¿DESESTRUCTURAR?

Yo soy una fanática de los programas de cocina.  Siempre estoy en la búsqueda de recetas y, sobre todo, de programas interesantes; cosa paradójica porque rara vez cocino; pero la cocina es un área de la casa donde siempre me he sentido cómoda y con la libertad de experimentar.

En fin, no nos alejemos del tema; como fanática de estos programas me encantan The Hell´s Kitchen, Cake Boss, el Desafío de Buddy, Chopped, Cupake  Wars y, principalmente, Master Chefs en todas sus versiones.

Y es, precisamente, viendo Master Chefs Colombia donde se ha repetido este concepto con cierta asiduidad:  DE-SES-TRUC-TU-RAR.  Los jurados de este programa utilizan este término, en ciertos retos culinarios, cuando toman un plato conocido y les piden a los competidores que los DE-SES-TRUC-TU-REN; o sea, que utilizando los ingredientes de ese plato creen otro totalmente distinto.

Al ver estos retos me fue inevitable pensar en cuan necesario es, algunas veces, que en nuestras empresas, emprendamos un proceso de DE-SES-TRUC-TU-RA-CIÓN; o sea, tomar los elementos y recursos con los que contamos y los reorganicemos para, al tiempo que optimizamos su potencial de desempeño; identifiquemos las raíces de los problemas que nos afectan y podamos alcanzar verdaderamente nuestras metas.

En muchas ocasiones, nuestra falta de seguimiento a la Cultura Organizacional de la institución, evita que nos demos cuenta del origen de muchos de los problemas que afectan el desarrollo normal de sus actividades y su cultura organizacional, en general;  impidiendo que ésta marche de la manera más adecuada para el logro de sus objetivos.  El no darnos cuenta del origen real de los problemas administrativos, hace que busquemos soluciones donde no las hay; generalmente, trayendo de fuera lo que creemos que nos hace falta.

Iniciar un proceso de DESESTRUCTURACIÓN nos permitirá, no sólo utilizar adecuadamente los recursos que tenemos; sino que también evitará que realicemos  una inversión superflua y que sólo va a contribuir a SOBREESTRUCTURAR nuestro sistema organizacional, sin aportar verdaderas soluciones a los problemas que le afectan.


El Proceso de DESESTRUCTURACIÓN nos conduce, entre otras cosas,  a identificar las cualidades de cada uno de los componentes de nuestra organización para, de esa forma, maximizar su utilización; identificar el origen real de los problemas y aportar soluciones estratégicas a los mismos; y así mejorar, de forma significativa, tanto la Cultura como la Conducta Organizacionales; todo lo cual, indudablemente, repercute de manera positiva en el logro de las metas organizacionales. 

lunes, marzo 16, 2015

MOBILIARIO PARA OFICINAS



COMPETENCIAS TRANSFERIBLES


LOS AÑOS PASAN...


ESPACIOS DE OFICINAS


ANDANDO POR LA RED...


ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS 001

Es mucho el efectivo que escapa de las empresas a través del material gastable de oficinas, y a veces, esto no es tomado en cuenta.

La Gestión de Suministros y Material Gastable es una importante  responsabilidad del Administrador de Oficinas.  Papel, tinta, lápices, lapiceros, cinta adhesiva, grapas, etc.; forman parte del listado de compras regulares de una organización, las cuales son realizadas, la mayoría de las veces, sin una debida planificación y control.

Planificar las compras del material gastable, resulta esencial para el control del presupuesto e inventario; ya que la administración de estos contribuye a disminuir los desperdicios y por ende los gastos.

Existen muchas organizaciones que no presupuestan los gastos que van a realizar en Suministros de Oficinas, durante un determinado período, lo que genera que las compras sean realizadas según las necesidades de  inventario que se vayan creando con la terminación de cada producto.

De más está decir, que actuar de esta forma propicia toda una serie de conductas que impiden mantener un efectivo control del inventario del  material gastable de oficinas,  evitando que  las organizaciones puedan identificar los desperdiciadores y establecer controles eficientes para  incentivar un uso más responsable de los mismos;  sin olvidar los retrasos que podrían generarse en la realización de ciertas tareas, por no contar con los materiales necesarios para realizarlas.

  • Por esto, el Administrador de Oficinas, debe estructurar un sistema de control que le permita generar prácticas más conscientes para el uso de   estos recursos.
  • Mantenga un control de Inventario específico con las fechas de las compras, cantidades, artículos.
  • Lleve un control de las asignaciones de materiales por departamento y fecha; donde se especifique las cantidades, los artículos y la persona solicitante. 
  • Diseñe un Formulario para la Solicitud de Materiales Gastables a ser llenado por el Colaborador que requiera los mismos.
  • Mantenga un control de existencia que le garantice estar continuamente abastecido, de todos los suministros necesarios.


Tome en consideración que, estableciendo una correcta Gestión de  Materiales Gastables y Suministros de Oficinas, no sólo contribuye a  controlar su gasto y los desperdicios que pudieran generarse; sino que también, se evita conflictos innecesarios con los colaboradores ya que los mismos no se sentirían maltratados ni fiscalizados por estar cumpliendo una norma general de la organización.