jueves, septiembre 04, 2014

PÁGINAS SOBRE SECRETARIADO Y ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS


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sábado, mayo 03, 2014

SAD?

El Departamento de Recepción de una Organización, juega un importante papel en el proceso de comunicación, tanto interno como externo, de las organizaciones.


Éste, como su nombre lo indica, se encarga de recibir los diferentes tipos de aproximaciones (personal-oral-escrita) que el cliente, o posible cliente, realiza hacia una determinada organización.

Sus funciones guardan una relación estrecha con dos aspectos estratégicos para las empresas: la Gestión de Imagen Empresarial y la Administración de Información-Documentos; destacándose, principalmente, su posición como primer contacto o enlace del cliente con las demás Unidades que conforman una Organización.

Estas Funciones pueden ser agrupadas en tres áreas básicas:

• Administración de Llamadas: la mayoría de las llamadas entrantes y salientes de una organización, pasan por la recepción general de la empresa; lo cual hace de éste un trabajo que requiere de una gran capacidad de organización y concentración. Responder a tiempo una llamada y canalizarla adecuadamente; recordar el orden de atención de las llamadas en espera; registrar las llamadas entrantes y salientes; establecer el orden de prioridad de las llamadas salientes; son sólo algunas de las tareas que forman parte de este renglón.

• Recepción e Información: en este acápite se enmarcan funciones como la atención primaria de visitantes, y la solicitud y entrega de informaciones generales (en persona y por teléfono) concernientes a la empresa; en ambos casos se requiere que la recepcionista conozca los más importantes aspectos generales de la organización, su conformación y las funciones de cada una de las Unidades que la forman, esto le permitirá dar una primera orientación acertada y veraz.

• Mensajería. Este aspecto funciona en dos vertientes: Como centro de distribución y acopio de la correspondencia recibida y emitida para/por las Unidades de una Organización; y para la toma de mensajes dirigidos a aquellos Departamentos que no dispongan de secretarias directas o en las que éstas, por alguna razón, no estén disponibles para contestar.

La Recepción de una Organización no escapa a la influencia de la tecnología moderna, la cual pone a su disposición Centrales Inteligentes de Comunicación provistas con conmutadores computarizados y aparatos multilíneas con gran capacidad de cobertura y respuesta.

Estos equipos, eficientizan la labor de la recepción al realizar funciones como la de redirección de las llamadas no contestadas en las estaciones de destino primarias, así como proporcionar la opción para la utilización de un sistema de buzones para la grabación de mensajes.

Además, en muchas organizaciones instalan Computadoras en estas Áreas, para facilitar a estas colaboradoras su tarea de recepción y gestión de la comunicación interna/externa (organizar mensajes en bases de datos por unidades-remisión vía correo electrónico de mensajes o avisos importantes-control de llamadas tanto nacionales e internacionales, etc.).

Las comunicaciones telefónicas son esenciales para los negocios y siguen siendo la primera opción de comunicación para la gran mayoría de los clientes, sin importar las distancias; por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que su Organización cuente con los equipos necesarios que garanticen un servicio de primera calidad.



GESTIONANDO EL COMPROMISO



viernes, noviembre 08, 2013




 

Desde que la administración se alejara de las prácticas radicales del Taylorismo y se avocara hacia  una gestión de empresas mucho más humana, abarcando aspectos como la ergonomía de oficias, la decoración y ambientación de los espacios de trabajo; las plantas han jugado un papel destacado en la armonización de estos.

Pero, como se ha podido comprobar, su utilización no es puramente ornamental.  Diversos estudios han demostrado que las plantas ejercen una influencia positiva, tanto física como psicológicamente, sobre las personas y en cuanto al ambiente:  contribuyen a la purificación del aire y la disminución del ruido al absorber los sonidos de alta frecuencia, incrementan la humedad relativa del aire, combaten la contaminación, reducen la sensación de fatiga, mejoran el estado de ánimo y la sensación de bienestar, reducen el estrés, aumentan la sensación de relajación, actúan como  estimulantes naturales, entre otros aspectos.

Un estudio realizado por el investigador de la NASA, Dr. B. C. Bill Wolverton, determinó a grandes rasgos, que las plantas, debido al proceso de Fotosíntesis, eran excelentes purificadores del aire, y que contribuían a eliminar la mayoría de los elementos que contaminan el aire; basados en éste y otros estudios de la misma línea,  muchos entendidos en Higiene Industrial coinciden en que al ser utilizadas en los espacios de oficina, sobre todo cerrados y pequeños,  éstas proporcionaban un ambiente más sano y por ende, contribuían a incrementar la capacidad creativa y el desempeño de los colaboradores.

Con relación a su incidencia en el desempeño de los colaboradores, hasta hace poco, esa era una teoría que no había podido ser comprobada de manera concreta.  Con el uso de las plantas en los ambientes de oficina,  se procedía como con el de cualquier otro recurso intangible con valores marginales; o sea, aunque sus beneficios en cuanto a la productividad no están comprobados, o no los podamos cuantificar ni medir, mejor las utilizamos y así no carecemos de algo que podría estar agregándonos algún valor aunque sólo sea ornamental.  De ahí que su utilización es casi “natural” cuando de la decoración de las organizaciones se trata. 

En la actualidad, el uso de plantas se está estudiando más concretamente, con relación al incremento de la productividad en las oficinas, enfrentándose la efectividad de este nuevo concepto,  no sólo al Taylorismo, Teoría Administrativa basada en una estructurada distribución del trabajo;  sino también al Lean Office el método de gestión y organización de oficinas que busca elevar a productividad laboral sustentado en una simple premisa:  “si usted sólo tiene sobre su escritorio aquellos elementos que requiere para hacer su trabajo, sin la distracción de diversos accesorios ni de objetos personales, entonces, podrá realizar su trabajo de forma más efectiva y eficiente”.

Los sicólogos Craig Knight y S. Alexander Haslam de la Universidad de Exeter condujeron un examen experimental acerca de cómo los espacios de trabajo afectan el bienestar y la productividad de los colaboradores que los ocupan, en el cual las plantas formaron un componente esencial del mismo.

Utilizando como patrón los niveles promedio de productividad, alcanzados con la utilización de Lean Office, combinados con métodos de distribución, ejecución y supervisión del Taylorismo; los cuales, finalmente, luego fueron modificados permitiéndoles a los participantes hacer una serie de cambios;  estos sicólogos guiaron a sus grupos de control, a través de una serie de tareas y experiencias organizacionales, que les llevaron a concluir que los ambientes estériles y carentes de autonomía y empoderamiento,  no son, necesariamente, los más productivos.

En cuanto a la influencia de las plantas se refiere, estos concluyen  que cuando fueron introducidas en espacios interiores carentes de ventanas, los colaboradores fueron mucho más productivos; por ejemplo,   se incrementó, significativamente, su tiempo de respuesta en tareas relacionadas con el uso del computador; mientras que en lo personal, las lecturas de la presión sanguínea sistólica bajaron hasta en cuatro dígitos.  Lo que cual les llevó a determinar,  que las plantas contribuyen a crear un espacio de trabajo más saludable e incrementan, de manera general,  la productividad de los empleados.

Con los resultados de los estudios realizados, por estos y otros profesionales, como una prueba cuasi tangible de la utilidad de las plantas en el ambiente laboral,   se están desarrollando proyectos, donde se fomenta su utilización para crear ambientes de trabajo ecológicos, que contribuyan a un mayor saneamiento de las condiciones ambientales, con claros beneficios para las organizaciones.  Ya existen programas que certifican y promueven el uso de las plantas en el área de trabajo, con el fin de mejorar la productividad, todos los cuales promueven la creación de oficinas verdes para un mejor desarrollo integral de las organizaciones y un elevado desempeño laboral y personal de sus colaboradores.

Para maximizar los efectos de las plantas, se sugiere tomar en consideración el tamaño del espacio y la cantidad de ocupantes permanentes que estos tengan; de esta forma, hay empresas que sugieren  2 plantas por personas, otras 8 por personas, todo dependerá del tipo de esquema organizacional que se utilice.

Como siempre decimos, nada nos cuesta probar, sobre todo cuando la solución para el crecimiento sostenido de la productividad de las organizaciones, puede ser tan sencillo y agradable.