Las Tarjetas de Presentación son redefinidas a la luz de las Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones, pasando de las tradicionales, a las Tarjetas para Networking y los pequeños Poken, sin olvidar el aporte que han significado, como  medios de promoción profesional y personal, las redes sociales y profesionales como LinkedIn o Xing.

  

Por lo regular, los Administradores de Oficinas, contamos con una nutrida colección de Tarjetas de Presentación pertenecientes a personas que, diariamente, visitan nuestras oficinas con el propósito de realizar algún tipo de transacción con nuestros jefes, los  cuales, de igual forma, reciben una cantidad aún mayor de éstas.  Pero es un hecho que, en algunas ocasiones, no somos capaces de  recordar a la persona que nos la dio o cuál, exactamente, es su área de operación.

Las Tarjetas Networking y los Poken cumplen con la función no sólo de proporcionar la información de contacto básica acerca de un profesional, sino también, brindar una  información un poco más acabada acerca del mismo y su área de trabajo, facilitándonos la tarea de recordarlos y sobre todo, organizarlas por área de interés para facilitarnos su consulta.

Las Tarjetas de Networking representan todo un nuevo concepto de hacer negocios en la actualidad y su diseño tiene mucho más de Personal Branding que de marketing    empresarial, ya que éstas definen a los profesionales que participan en su intercambio.

Aunque su diseño va a responder al gusto del dueño o a los requerimientos particulares de cada empresa, estas tarjetas constan, por lo general,  de los siguientes elementos:

 En la cara de la Tarjeta se puede incluir:

· Una foto del dueño.  A muchos no les gusta esta idea, pero es una de las              características principales de este tipo de tarjetas; como alternativa podría utilizarse un logo personalizado.

· Información de contacto:  nombre, teléfono, direcciones electrónicas (correo-Facebook-Twitter-perfil de LinkedIn-Blog).

· Un eslogan que describa de manera breve su campo de trabajo.

 En la parte Posterior se puede elegir colocar:

· Un micro curriculum que describa, de manera concisa, los aspectos más             destacables de su carrera profesional.

· Breve descripción, en una o dos oraciones, de su área de especialidad.

· Su Oferta Profesional, en qué campo es capaz de ayudarlos.

· Un Curriculum Visual con las imágenes de sus productos o de sus páginas web.

Estas Tarjetas tienen como finalidad destacar de manera atractiva las cualidades más    relevantes de su portador, haciéndolas interesantes para el receptor de las mismas; por esto a la hora de diseñarlas es bueno que responda a las siguientes preguntas:

· Cuando alguien vea mi nombre, ¿qué quiero que le llegue a la mente sobre mí o    sobre mi empresa?

· ¿Cómo quiero ser recordado?

· ¿Con qué área o concepto deseo ser asociado?

Los Poken, por otro lado, son una especie de memoria USB que se vincula a la página web de la compañía suiza Poken, S. A., en la cual los usuarios, poseedores de estos dispositivos, pueden    crear una Tarjeta de Presentación Virtual cuya  información  es compartida con el simple toque de las “manitas” (Tag).

Con cada “toque-choque” de dos dispositivos, se intercambia un ID único que enlaza a la        información de contacto almacenada por los usuarios, previamente, en la Página Web de la     empresa, la cual funciona como un almacén en las nubes, permitiendo su acceso desde cualquier parte del mundo.

 Para intercambiar la información es necesario que ambas personas cuenten con el dispositivo, el cual viene en diferentes presentaciones, incluso puede ser personalizado al gusto de cada      cliente; aunque  los más populares son aquellas figuritas cada una de las cuales vienen en dos versiones, representando ángeles y demonios.

Su uso es muy simple:

• Luego de adquirir el dispositivo, cree su Tarjeta de  Presentación virtual, en la Página Web de la empresa
• ¡Choque los cuatro! deditos de su Poken con los de otro  usuario de esta tecnología;
• Conecte su Poken USB a su computador; abra la cuenta que tiene creada en el almacén del Portal Poken;
• Sincronice su dispositivo para tener acceso a todas las  informaciones que haya recolectado durante su intercambio;
• Descargue la información en Outlook, Salesforce o cualquier otro formado de este tipo que esté utilizando y proceda a organizarla de la forma que más le convenga.

Los beneficios de usar un Poken son muchos, principalmente,  para aquellos usuarios pertenecientes al  movimiento verde, que abogan por una mayor digitalización de los documentos, pero además:

· Permite una mejor organización de las informaciones;

· Facilita su acceso, disponibilidad y localización;

· Facilita la interconectividad y motiva la interrelación.

Muchas empresas están motivando la utilización de Pokens para agilizar el intercambio  comercial y crear atmósferas de negocio mucho más ágiles e interactivas.

Muchos expertos en Gestión Empresarial y Administración de Oficinas, coinciden en afirmar que gran parte de los problemas relacionados  a la Gestión de Personas, que actualmente  enfrentan las organizaciones, tienen su      origen en una comunicación defectuosa.

La Comunicación Interna es un elemento clave para el buen funcionamiento de cualquier organización; pero      tiende a ser infravalorada sobre todo si se compara con los esfuerzos y recursos que éstas tienden a desplegar en el área de la Comunicación Externa.

En muchos casos, los problemas de comunicación a lo   interno de las organizaciones,

son difíciles de detectar; por lo que no es raro encontrarnos enfrentando una serie de dificultades de las cuales no sabemos sus orígenes o las causas, y esto tan sólo por no haber sabido o no haber   comunicado algo a tiempo.

 Como todo intangible, resulta difícil valorar en toda su     extensión lo que significa poseer un buen sistema de     comunicación interna y su repercusión en la calidad de la vida y el ambiente laboral; la productividad, y en la       creación de la imagen de marca del empleador; pero se han logrado identificar una serie de beneficios puntuales, comunes a todas las organizaciones, como son:

•  Fomento del conocimiento de los objetivos del  negocio y su cultura organizacional.
• Facilitador del funcionamiento coordinado de las  diferentes áreas que conforman una organización;
• Es un instrumento  clave en el proceso de  adaptación a los cambios permitiendo que todos los involucrados tengan las informaciones necesarias en el momento oportuno;
• Esencial en la etapa de Inducción de nuevos   colaboradores para, desde el principio, transmitirles y desarrollar en ellos los valores, políticas e  identidad de la empresa;
• Ser una herramienta vital en la creación de oportunidades para compartir tanto los principios de buenas prácticas     como el conocimiento;
• Facilitan el proceso de toma de decisiones, y la resolución de problemas y conflictos;
• Ayudan en la creación y difusión de una sólida imagen organizacional.

Por estos, y por muchos otros beneficios más que no nos es posible enumerar en este espacio, es que las organizaciones deben preocuparse por fomentar buenas prácticas de comunicación interna, que les permitan desarrollar ventajas   competitivas estratégicas.

¿ESTOY EQUILIBRADA?

Muchas personas se convierten en exitosos  profesionales;    pero en su vida personal sienten que les falta algo aunque no puedan  explicar  exactamente qué es. 

Éstas  han entendido o se han visto en la necesidad, de  sacrificar su vida personal por alcanzar sus metas  profesionales, quedándoles al final, la sensación de que han renunciado a algo por demás importante.

Equilibrar y Conciliar son los verbos básicos para alcanzar el éxito sin culpas ni  arrepentimientos, que el secreto está en buscar el punto de equilibrio entre ambos  extremos.

Expresado así pareciera muy fácil, lo sé; sobre todo cuando estamos inmersos en nuestros   trabajos no nos damos cuenta de la rapidez con la que va pasando el tiempo y al final del día notamos que nuestros compromisos laborales no han  terminado; viéndonos obligados a olvidarnos de nuestras  necesidades personales. 

Pero ojo, equilibrar los aspectos profesional y  personal de nuestras vidas no significa tener más tiempo libre; sino que cada persona sea capaz de desarrollar su vida de la manera más plena, sin obviar  aspectos que puedan generarles  frustraciones.

Esta no es una lucha que el colaborador libra  unilateralmente; puede estar seguro que las empresas comprenden la   necesidad de equilibrar los aspectos profesional y personal en la vida de todos sus miembros, sobre todo debido a la gran carga de emociones negativas que este desequilibrio podría generar en ellos; la cual, indiscutiblemente, se refleja en el desempeño laborar de estos.

Por esto, muchas organizaciones han creado  programas   motivacionales con el propósito de ayudar a sus colaboradores a identificar sus puntos de  equilibrio, y reorganizar más efectivamente sus prioridades. 

 A nadie tanto como  a ellos les conviene contar con un   colaborador identificado y comprometido con sus objetivos; pero que al mismo tiempo sea autosuficiente, esté motivado y satisfecho tanto de su   desempeño como de sus logros   personales; pero usted debe hace mucho más que quejarse:  defina un estilo de vida más acorde con sus necesidades y   objetivos; no haga cambios  radicales en su rutina, vaya   implementándolos, paulatinamente, hasta que  logre    asimilarlos; organice los aspectos económicos de su vida ya que a menos horas de   trabajo menos ingresos; revise su      escala de valores y organice sus prioridades.  Muchas veces nuestro concepto del   éxito no tiene que ver con lo que       nosotros realmente creemos que es, sino con lo que los otros creen y que hemos asumido como válido aun sin estar  plenamente convencidos; por esto hay muchas personas       viviendo el sueño de otros.  Y, por último, enfrente sus   temores y asuma los cambios con decisión;   abandonar       nuestra zona de confort no es fácil ni deseado;   pero una vez que empecemos a ver los frutos positivos de    estas nuevas acciones, nos acostumbraremos a nuestro nuevo estilo de  vida.

LOS COLABORADORES DE OFICINA COMO ADMINISTRADORES DE PROYECTOS

No, no es un error; aunque en muchas ocasiones hemos ponderado la evolución de la Carrera Secretarial hacia áreas muchos más gerenciales, que incluyen la gestión;   ocasionalmente, estas asignaciones nos llegan de improviso, enmascaradas bajo otros nombres,  como parte de las funciones del puesto que ocupamos o de una tarea determinada; dentro de estas tareas, en ocasiones tenemos que trabajar en  la Elaboración y Administración de Proyectos.  De igual forma, no es menos cierto que estas asignaciones nos llevan a cuestionarnos sobre si en realidad estamos preparados para  realizarlas y en muchos caso hasta, ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Sin lugar a dudas varios colaboradores de oficinas se han visto en esta   posición; pues bien, esto nos hace el convertirnos en Administradores Accidentales de Proyectos; accidentales porque  en muchas ocasiones no tenemos la instrucción formal que nos permita conocer, a cabalidad, todos los factores que conforman esta tarea;  pero el rol actual de los colaboradores de oficinas, lleva a que muchos  superiores o relacionados supongan o  infieran que pueden, efectivamente, dar seguimiento a un proyecto que se esté realizando; …Nada más halagador?!?!

 

Ahora bien, este entendimiento y quizás hasta podríamos llamarle confianza,  tiene sus pros y sus  contras.  Siempre será motivo de orgullo que nuestros superiores consideren que contamos con las habilidades,  conocimientos, experiencia y  competencias, necesarias  para realizar funciones de mucha mayor     responsabilidad; eso está claro.  Además, esto podría significar que nos están  tomando en consideración para una  posición más importante,  lo cual siempre es gratificante.  Pero también, carecer de los conocimientos esenciales para la correcta realización de una función en específico,  podría ser contraproducente, no importando nuestra capacidad técnica y/o laboral; ya que la  inseguridad natural que provoca el  sentirnos poco preparados para  enfrentar una situación nueva, podría hacernos fracasar, por lo que siempre es necesario que nos familiaricemos, no sólo con los aspectos  esenciales relativos a una tarea determinada y, en este caso, al desarrollo de un proyecto; sino también, con los puntos elementales necesarios para la elaboración y  administración de un Proyecto.

Si se nos presentará este caso, es bueno saber, en sentido general,  que los Proyectos deben ser abordades desde teres perspectivas:   la del propio proceso que incluye su planificación detallada;     desde el contexto conductual e interpersonal, relativo a la   identificación del personal más idóneo para     su  integración    al    mismo y desde el contexto organizacional, donde se establece cómo se   manejarán de los recursos, se ejecutarán las tareas y cuáles serán sus plazos y qué función tendrán los participantes en el  mismo.  Pero antes que nada, ¿Qué es un Proyecto?

Para muchos autores:

· Consiste en la bien definida reunión de pequeñas asignaciones que por lo general terminan con la creación de un  producto.

· Una bien definida secuencia de ejecución de tareas, específicamente estructuradas y esquematizadas para el logro de algún fin.

Tanto sus definiciones como sus características son el motivo que hace necesaria la presencia de un Administrador que los  coordine.

La Administración de un   Proyecto es definida por el Project Management Institute como la aplicación de  conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en actividades programadas con el fin de reunir los  requerimientos   proyectados. El proceso de administración de un proyecto requiere la creación de pequeñas estructuras organizacionales llamadas Grupos de Trabajo, los cuales son extraídos de la propia empresa; el cual  desaparece una vez que se han alcanzado los    objetivos perseguidos con su creación.

Los Proyectos, vistos como un proceso, pasan por una serie de cuatro fases que son conocidas como el Ciclo de Vida del   Proyecto:  1)  La Fase de Inicio, donde se identifican las    necesidades, problemas u  oportunidades  y se esbozan las respuestas o soluciones  apropiadas a las mismas.  En    esta fase se le da forma al   proyecto y se plantea la justificación a su realización,   todo lo cual es recogido,  detalladamente, en un  Documento escrito.  2)  Fase de Planeamiento/Planificación, donde se desarrolla, lo más  detalladamente posible la solución del problema.  Se identifican los trabajos  intermedios, se formulan    estrategias, se definen los   elementos o recursos requeridos para    la  realización de estos trabajos y se establece la secuencia de ejecución óptima.  Esta es una estimación que se realiza en base a tiempo y dinero  tomando en cuenta su viabilidad y justificación, y cuya aprobación o no determina la puesta en marcha del mismo. 3)  Fase de Ejecución, durante esta se desarrolla el trabajo proyectado, el cual es celosamente vigilado por el Administrador de Proyecto quien monitorea la continuidad del progreso y va haciendo los ajustes y variaciones requeridos.  La meta de esta fase es el       alcance de los objetivos proyectados.  4)  Fase de Cierre, donde se pone énfasis en verificar que el proyecto haya alcanzado los objetivos programados originalmente, y que esté listo para su implementación o puesta en funcionamiento.

Ahora bien, el Proceso de Administración de un Proyecto, pasa por sus propias fases las cuales se integran de manera natural a las      etapas del Proyecto en sí: 

1) Identificación y Estructuración de     Problemas y  Oportunidades.  En ésta se identifican las necesidades fundamentales las que son cuantificadas tomando en consideración factores tales como tamaño, forma y extensión.  También, es  durante la cual se crea el Documento de Requerimientos donde se detallan todos los aspectos que dan origen al proyecto, se identifican los recursos, se plantean los plazos y se estructuran los pasos para su coordinación y ejecución.  Este permitirá la completa comprensión del problema u oportunidad. 

2)  Identificación y definición del     mejor Proyecto de Solución.  Se determinan los participantes en el proyecto, se identifican alternativas de soluciones razonables, e identificará sus más acertadas soluciones o formas de  aprovechamiento.  En esta se redacta el Documento Definitorio del Proyecto, el cual es preparado por el equipo de trabajo que  participará en su ejecución y consiste en un ensayo descriptivo     donde se plasman los criterios para la terminación del proyecto y su éxito final.  La aprobación de este documento marca el inicio de la ejecución del proyecto.

3) Identificación de las Tareas y Recursos Requeridos, se identifica todo lo que hay que hacer para llevar a cabo el proyecto, métodos y recursos. 

4)  Preparación de Controles de Horario y el Plan de Ubicación de  Recursos.    El Organigrama de un proyecto es el  diagrama mediante el cual se  establecen  las secuencias óptimas y el tiempo estimado para la realización de las tareas.  Éste se acompaña de un diagrama de flujo de la realización de las tareas que marca el inicio y   finalización, en tiempo real, de cada una de las mismas.

5)  Estimación de los Costos del Proyecto y Preparación del Presupuesto.  Para estimar los costos de un proyecto los administradores se auxilian de diversos métodos en los cuales se toma en consideración el nivel de detalles con que cuenten en ese momento; se establecen costos para cada elemento del proyecto y se crean presupuestos para las tareas más importantes.  Estos presupuestos son utilizados para el monitoreo y control de los gastos durante la ejecución del proyecto. 

6)  Análisis de Riesgos y establecimiento de relaciones con el entorno.  Con la identificación de los trabajos, la preparación de los  cronogramas y la estimación de los     costos se completan el proceso de  planificación de un proyecto; ahora se procede a identificar los factores de    riesgo que podrían afectar la ejecución de un proyecto; lo cual se conoce   como manejo/gestión o administración de riesgos.  Cada potencial foco de  problema debe ser enfrentado desde su inicio y de manera individual, con el fin de  reducir su impacto sobre el proyecto, por lo que el análisis de riesgos debe ser continuo y consistente durante    toda la ejecución de éste; este  también nos     sirve para identificar aquellos que se identifican con el    proyecto y podrían, en determinado momento, resultar excelentes aliados para el éxito del    mismo.

7)  Mantenga el Control y Comuníquese todo lo que sea necesario.  Durante la  ejecución de un proyecto usted pasará  mucho tiempo en esta fase.  Para el  desarrollo del mismo su equipo necesitará   informaciones, comunicar sus necesidades por lo que es de vital importancia mantener abiertos los canales de comunicación para facilitar el  fluido de la información.  El   Administrador de Proyectos es quien       deberá no sólo proporcionar la información  necesaria sino mantener el control de las    acciones y dirección del proyecto, con el fin de identificar a tiempo los problemas e     implementar de inmediato efectivas  acciones  correctivas. 

8)  Gestión del Cierre   ordenado del Proyecto.  Esta fase está  compuesta por la supervisión detallada de cada una de las tareas del proyecto para comprobar que hayan sido concluidas  satisfactoriamente.  Es considerado como el momento más crítico de la ejecución de un proyecto, por lo  que los miembros deben  mantenerse muy atentos a sus labores para que no se les escapen detalles importantes.

Aunque la función de un Administrador de Proyectos concluye al finalizar la   última fase de los mismos, para el colaborador de oficina es de significativa importancia el período a transcurrir luego de ésta, ya que es    durante el cual se empieza a ponderar y valorar su desempeño durante el  mismo.