lunes, diciembre 16, 2013
viernes, noviembre 08, 2013
Desde que la administración
se alejara de las prácticas radicales del Taylorismo y se avocara hacia una gestión de empresas mucho más humana, abarcando
aspectos como la ergonomía de oficias, la decoración y ambientación de los espacios
de trabajo; las plantas han jugado un papel destacado en la armonización de
estos.
Pero, como se ha
podido comprobar, su utilización no es puramente ornamental. Diversos estudios han demostrado que las plantas
ejercen una influencia positiva, tanto física como psicológicamente, sobre las
personas y en cuanto al ambiente: contribuyen a la purificación del aire y la
disminución del ruido al absorber los sonidos de alta frecuencia, incrementan
la humedad relativa del aire, combaten la contaminación, reducen la sensación
de fatiga, mejoran el estado de ánimo y la sensación de bienestar, reducen el
estrés, aumentan la sensación de relajación, actúan como estimulantes naturales, entre otros aspectos.
Un estudio realizado
por el investigador de la NASA, Dr. B.
C. Bill Wolverton, determinó a grandes rasgos, que las plantas, debido al
proceso de Fotosíntesis, eran excelentes purificadores del aire, y que contribuían
a eliminar la mayoría de los elementos que contaminan el aire; basados en éste
y otros estudios de la misma línea, muchos entendidos en Higiene Industrial
coinciden en que al ser utilizadas en los espacios de oficina, sobre todo
cerrados y pequeños, éstas
proporcionaban un ambiente más sano y por ende, contribuían a incrementar la
capacidad creativa y el desempeño de los colaboradores.
Con relación a su incidencia
en el desempeño de los colaboradores, hasta hace poco, esa era una teoría que
no había podido ser comprobada de manera concreta. Con el uso de las plantas en los ambientes de
oficina, se procedía como con el de
cualquier otro recurso intangible con valores marginales; o sea, aunque sus
beneficios en cuanto a la productividad no están comprobados, o no los podamos
cuantificar ni medir, mejor las utilizamos y así no carecemos de algo que
podría estar agregándonos algún valor aunque sólo sea ornamental. De ahí que su utilización es casi “natural”
cuando de la decoración de las organizaciones se trata.
En la actualidad, el
uso de plantas se está estudiando más concretamente, con relación al incremento
de la productividad en las oficinas, enfrentándose la efectividad de este nuevo
concepto, no sólo al Taylorismo, Teoría Administrativa
basada en una estructurada distribución del trabajo; sino también al Lean Office el método de gestión y organización de oficinas que
busca elevar a productividad laboral sustentado en una simple premisa: “si
usted sólo tiene sobre su escritorio aquellos elementos que requiere para hacer
su trabajo, sin la distracción de diversos accesorios ni de objetos personales,
entonces, podrá realizar su trabajo de forma más efectiva y eficiente”.
Los sicólogos Craig Knight y S. Alexander
Haslam de la Universidad de Exeter condujeron un examen experimental acerca
de cómo los espacios de trabajo afectan el bienestar y la productividad de los
colaboradores que los ocupan, en el cual las plantas formaron un componente
esencial del mismo.
Utilizando como patrón
los niveles promedio de productividad, alcanzados con la utilización de Lean Office, combinados con métodos de distribución,
ejecución y supervisión del Taylorismo;
los cuales, finalmente, luego fueron modificados permitiéndoles a los
participantes hacer una serie de cambios; estos sicólogos guiaron a sus grupos de control,
a través de una serie de tareas y experiencias organizacionales, que les
llevaron a concluir que los ambientes estériles y carentes de autonomía y empoderamiento,
no son, necesariamente, los más
productivos.
En cuanto a la
influencia de las plantas se refiere, estos concluyen que cuando fueron introducidas en espacios
interiores carentes de ventanas, los colaboradores fueron mucho más productivos;
por ejemplo, se incrementó, significativamente, su tiempo
de respuesta en tareas relacionadas con el uso del computador; mientras que en
lo personal, las lecturas de la presión sanguínea sistólica bajaron hasta en
cuatro dígitos. Lo que cual les llevó a determinar,
que las plantas contribuyen a crear un
espacio de trabajo más saludable e incrementan, de manera general, la productividad de los empleados.
Con los resultados
de los estudios realizados, por estos y otros profesionales, como una prueba cuasi
tangible de la utilidad de las plantas en el ambiente laboral, se están
desarrollando proyectos, donde se fomenta su utilización para crear ambientes
de trabajo ecológicos, que contribuyan a un mayor saneamiento de las condiciones
ambientales, con claros beneficios para las organizaciones. Ya existen programas que certifican y promueven
el uso de las plantas en el área de trabajo, con el fin de mejorar la
productividad, todos los cuales promueven la creación de oficinas verdes para
un mejor desarrollo integral de las organizaciones y un elevado desempeño
laboral y personal de sus colaboradores.
Para maximizar los
efectos de las plantas, se sugiere tomar en consideración el tamaño del espacio
y la cantidad de ocupantes permanentes que estos tengan; de esta forma, hay
empresas que sugieren 2 plantas por
personas, otras 8 por personas, todo dependerá del tipo de esquema
organizacional que se utilice.
Como siempre
decimos, nada nos cuesta probar, sobre todo cuando la solución para el crecimiento
sostenido de la productividad de las organizaciones, puede ser tan sencillo y
agradable.
domingo, octubre 27, 2013
domingo, septiembre 29, 2013
RECEPCIÓN
El Departamento de Recepción de una Organización, juega un importante papel en el proceso de comunicación, tanto interno como externo, de las organizaciones.
Éste, como su nombre lo indica, se encarga de recibir los diferentes tipos de aproximaciones (personal-oral-escrita) que el cliente o posible cliente realiza hacia una determinada organización.
Sus funciones guardan una relación estrecha con dos aspectos estratégicos para las empresas: la Gestión de Imagen Empresarial y la Administración de Información-Documentos; destacándose, principalmente, su posición como primer contacto o enlace del cliente con las demás Unidades que conforman una Organización.
Estas Funciones pueden ser agrupadas en tres áreas básicas:
- Administración de Llamadas: la mayoría de las llamadas entrantes y salientes de una organización, pasan por la recepción general de la empresa; lo cual hace de éste un trabajo que requiere de una gran capacidad de organización y concentración. Responder a tiempo una llamada y canalizarla adecuadamente; recordar el orden de atención de las llamadas en espera; registrar las llamadas entrantes y salientes; establecer el orden de prioridad de las llamadas salientes; son sólo algunas de las tareas que forman parte de este renglón.
- Recepción e Información: en este acápite se enmarcan funciones como la atención primaria de visitantes, y la solicitud y entrega de informaciones generales (en persona y por teléfono) concernientes a la empresa; en ambos casos se requiere que la recepcionista conozca los más importantes aspectos generales de la organización, su conformación y las funciones de cada una de las Unidades que la forman, esto le permitirá dar una primera orientación acertada y veraz.
- Mensajería. Este aspecto funciona en dos vertientes: Como centro de distribución y acopio de la correspondencia recibida y emitida para/por las Unidades de una Organización; y para la toma de mensajes dirigidos a aquellos Departamentos que no dispongan de secretarias directas o en las que éstas, por alguna razón, no estén disponibles para contestar.
La Recepción de una Organización no escapa a la influencia de la tecnología moderna, la cual pone a su disposición Centrales Inteligentes de Comunicación provistas con conmutadores computarizados y aparatos multilíneas con gran capacidad de cobertura y respuesta.
Estos equipos, eficientizan la labor de la recepción al realizar funciones como la de redirección de las llamadas no contestadas en las estaciones de destino primarias, así como proporcionar la opción para la utilización de un sistema de buzones para la grabación de mensajes.
Además, en muchas organizaciones instalan Computadoras en estas Áreas, para facilitar a estas colaboradoras su tarea de recepción y gestión de la comunicación interna/externa (organizar mensajes en bases de datos por unidades-remisión vía correo electrónico de mensajes o avisos importantes-control de llamadas tanto nacionales e internacionales, etc.).
Las comunicaciones telefónicas son esenciales para los negocios y siguen siendo la primera opción de comunicación para la gran mayoría de los clientes, sin importar las distancias; por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que su Organización cuente con los equipos necesarios que garanticen un servicio de primera calidad.
Éste, como su nombre lo indica, se encarga de recibir los diferentes tipos de aproximaciones (personal-oral-escrita) que el cliente o posible cliente realiza hacia una determinada organización.
Sus funciones guardan una relación estrecha con dos aspectos estratégicos para las empresas: la Gestión de Imagen Empresarial y la Administración de Información-Documentos; destacándose, principalmente, su posición como primer contacto o enlace del cliente con las demás Unidades que conforman una Organización.
Estas Funciones pueden ser agrupadas en tres áreas básicas:
- Administración de Llamadas: la mayoría de las llamadas entrantes y salientes de una organización, pasan por la recepción general de la empresa; lo cual hace de éste un trabajo que requiere de una gran capacidad de organización y concentración. Responder a tiempo una llamada y canalizarla adecuadamente; recordar el orden de atención de las llamadas en espera; registrar las llamadas entrantes y salientes; establecer el orden de prioridad de las llamadas salientes; son sólo algunas de las tareas que forman parte de este renglón.
- Recepción e Información: en este acápite se enmarcan funciones como la atención primaria de visitantes, y la solicitud y entrega de informaciones generales (en persona y por teléfono) concernientes a la empresa; en ambos casos se requiere que la recepcionista conozca los más importantes aspectos generales de la organización, su conformación y las funciones de cada una de las Unidades que la forman, esto le permitirá dar una primera orientación acertada y veraz.
- Mensajería. Este aspecto funciona en dos vertientes: Como centro de distribución y acopio de la correspondencia recibida y emitida para/por las Unidades de una Organización; y para la toma de mensajes dirigidos a aquellos Departamentos que no dispongan de secretarias directas o en las que éstas, por alguna razón, no estén disponibles para contestar.
La Recepción de una Organización no escapa a la influencia de la tecnología moderna, la cual pone a su disposición Centrales Inteligentes de Comunicación provistas con conmutadores computarizados y aparatos multilíneas con gran capacidad de cobertura y respuesta.
Estos equipos, eficientizan la labor de la recepción al realizar funciones como la de redirección de las llamadas no contestadas en las estaciones de destino primarias, así como proporcionar la opción para la utilización de un sistema de buzones para la grabación de mensajes.
Además, en muchas organizaciones instalan Computadoras en estas Áreas, para facilitar a estas colaboradoras su tarea de recepción y gestión de la comunicación interna/externa (organizar mensajes en bases de datos por unidades-remisión vía correo electrónico de mensajes o avisos importantes-control de llamadas tanto nacionales e internacionales, etc.).
Las comunicaciones telefónicas son esenciales para los negocios y siguen siendo la primera opción de comunicación para la gran mayoría de los clientes, sin importar las distancias; por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que su Organización cuente con los equipos necesarios que garanticen un servicio de primera calidad.
jueves, julio 25, 2013
LA MÁQUINA DE ESCRIBIR Y SU MÁGICO RITMO
PASEO VIRTUAL
NOTA: Según vaya
leyendo el texto, coloque el Cursor sobre las Direcciones URL y presione
para ir al enlace, si esto no sucede automáticamente, puede presionar ctrl+clic izquierdo.
LA MÁQUINA DE ESCRIBIR Y SU MÁGICO RITMO
Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.
Una de las tantas
cosas que hemos perdido con la Ofimática, sus Gestores y los Avances
Tecnológicos en materia de Comunicación e Información, se refleja en nuestra
falta de ritmo a la hora de digitar un documento al computador.
Tiempo y Ritmo
eran los dos factores que se medían al evaluar las destrezas de una Secretaria
al escribir a máquina y, ambos, eran una referencia
directa acerca de la precisión, exactitud y, por supuesto, la rapidez con la que
ésta ejecutaba su trabajo.
Para muchos
escritores, y artistas en general, usuarios de estos equipos, este sonido que
se produce al teclear fluidamente en una Máquina de Escribir, era tan
envolvente que les permitía perderse en lo que estaban haciendo, olvidándose de
todo lo que les rodeaba, aumentando así, por mucho, su sentido y capacidad de
creación.
Este no era el
sentir, tan sólo de los usuarios permanentes de estos aparatos; no, los
ocasionales y aún los incidentales, podían llegar a perderse bajo su magia,
aún sin darse cuenta, como es el caso del personaje interpretado por el
legendario comediante Jerry Lewis en esta escena de la comedia “Who´s Minding the Store”: https://www.youtube.com/watch?v=W0WRfuDQHs4. La
pieza que sirve de fondo a Lewis para la interpretación de esta escena, es una
de las obras más conocidas del destacado compositor estadounidense Leroy Anderson, la cual se titula,
justamente, La Máquina de Escribir
(1950) http://www.youtube.com/watch?v=G4nX0Xrn-wo, ésta ilustra de manera mágica, el ritmo que tenían las
secretarias al escribir en ellas, lo cual, justamente, fue su inspiración para
componerla.
Pero, volviendo al
cine, éste ha caído un montón de veces ante este añorado equipo de oficinas;
si no lo creen vean este tráiler de “El
Piano de Lletres", curso de verano sobre la Máquina de Escribir dictado
en la Universitat de Girona y en el Museu de la Tècnica de l'Empordà del 16-19
de julio 2007; donde se recogían escenas de famosas películas donde aparecían
estas máquinas http://www.youtube.com/watch?v=dudIpQbStJo.
FUENTES: Imágenes y Vídeos pertenecientes a diversas fuentes externas, extraídas de la internet a través
del servicio de búsqueda Google.
miércoles, junio 12, 2013
PENSANDO EN EL FUTURO
Nuestra Revista Digital, Office Administrator, del mes de mayo, es una edición especial que trata sobre la Oficina Verde, un tema que está apasionando a muchos Administradores que ven en la sostenibilidad, no sólo una forma de eficientizar sus recursos y proyectar una mejor imagen en el mercado; sino también, una muestra de responsabilidad para con el desarrollo y la garantía de subsistencia de las futuras generaciones.
No deje de leerla.
EL ARTE DE LLEGAR A TIEMPO A LAS CITAS
La costumbre de llegar tarde a todas partes dice mucho de nuestra personalidad; y también, podría indicar, quizás erróneamente, que somos incapaces de respetar el tiempo de los demás.
Contrario a lo que muchos pudiéramos creer, la tardanza no es una cualidad netamente de las personas irresponsables o desorganizadas, por el contario; estudios en Manejo Efectivo del Tiempo y Organización Gerencial han demostrado, que éste es un defecto del cual adolecen gran cantidad de ejecutivos eficaces y exitosos.
De hecho, no es raro encontrarnos con personas altamente organizadas y efectivas quienes, definitivamente, no pueden llegar a tiempo a una cita. En estos casos, la mayoría de las veces, el problema radica en que estas personas quieren exprimir hasta el último segundo de productividad a la tarea que estén realizando en un determinado momento, antes de pasar a una nueva tarea, dejando sólo el tiempo justo para el desplazamiento, sin contar con el surgimiento de posibles inconvenientes.
Para estos casos, cuando nos enfrentemos con la tentación de querer esperar hasta el último momento para pasar a otra actividad, es bueno que recordemos que los imprevistos pasan, justamente, cuando menos los estamos esperando (por eso se llaman imprevistos); y que las personas que aguardan por nosotros merecen la consideración de que lleguemos a tiempo, ya que lo más probable es que ellos hayan cesado ciertas tareas para llegar a tiempo a esa reunión.
Tips: organice su agenda de tal manera que pueda contar con el tiempo necesario, para prepararse, adecuadamente, entre una actividad y otra.
viernes, abril 26, 2013
lunes, marzo 11, 2013
viernes, febrero 15, 2013
jueves, enero 03, 2013
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