No, no es un error; aunque en muchas ocasiones hemos ponderado la evolución de la Carrera Secretarial hacia áreas muchos más gerenciales, que incluyen la gestión; ocasionalmente, estas asignaciones nos llegan de improviso, enmascaradas bajo otros nombres, como parte de las funciones del puesto que ocupamos o de una tarea determinada; dentro de estas tareas, en ocasiones tenemos que trabajar en la Elaboración y Administración de Proyectos. De igual forma, no es menos cierto que estas asignaciones nos llevan a cuestionarnos sobre si en realidad estamos preparados para realizarlas y en muchos caso hasta, ¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Sin lugar a dudas varios colaboradores de oficinas se han visto en esta posición; pues bien, esto nos hace el convertirnos en Administradores Accidentales de Proyectos; accidentales porque en muchas ocasiones no tenemos la instrucción formal que nos permita conocer, a cabalidad, todos los factores que conforman esta tarea; pero el rol actual de los colaboradores de oficinas, lleva a que muchos superiores o relacionados supongan o infieran que pueden, efectivamente, dar seguimiento a un proyecto que se esté realizando; …Nada más halagador?!?!
Ahora bien, este entendimiento y quizás hasta podríamos llamarle confianza, tiene sus pros y sus contras. Siempre será motivo de orgullo que nuestros superiores consideren que contamos con las habilidades, conocimientos, experiencia y competencias, necesarias para realizar funciones de mucha mayor responsabilidad; eso está claro. Además, esto podría significar que nos están tomando en consideración para una posición más importante, lo cual siempre es gratificante. Pero también, carecer de los conocimientos esenciales para la correcta realización de una función en específico, podría ser contraproducente, no importando nuestra capacidad técnica y/o laboral; ya que la inseguridad natural que provoca el sentirnos poco preparados para enfrentar una situación nueva, podría hacernos fracasar, por lo que siempre es necesario que nos familiaricemos, no sólo con los aspectos esenciales relativos a una tarea determinada y, en este caso, al desarrollo de un proyecto; sino también, con los puntos elementales necesarios para la elaboración y administración de un Proyecto.
Si se nos presentará este caso, es bueno saber, en sentido general, que los Proyectos deben ser abordades desde teres perspectivas: la del propio proceso que incluye su planificación detallada; desde el contexto conductual e interpersonal, relativo a la identificación del personal más idóneo para su integración al mismo y desde el contexto organizacional, donde se establece cómo se manejarán de los recursos, se ejecutarán las tareas y cuáles serán sus plazos y qué función tendrán los participantes en el mismo. Pero antes que nada, ¿Qué es un Proyecto?
Para muchos autores:
· Consiste en la bien definida reunión de pequeñas asignaciones que por lo general terminan con la creación de un producto.
· Una bien definida secuencia de ejecución de tareas, específicamente estructuradas y esquematizadas para el logro de algún fin.
Tanto sus definiciones como sus características son el motivo que hace necesaria la presencia de un Administrador que los coordine.
La Administración de un Proyecto es definida por el Project Management Institute como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en actividades programadas con el fin de reunir los requerimientos proyectados. El proceso de administración de un proyecto requiere la creación de pequeñas estructuras organizacionales llamadas Grupos de Trabajo, los cuales son extraídos de la propia empresa; el cual desaparece una vez que se han alcanzado los objetivos perseguidos con su creación.
Los Proyectos, vistos como un proceso, pasan por una serie de cuatro fases que son conocidas como el Ciclo de Vida del Proyecto: 1) La Fase de Inicio, donde se identifican las necesidades, problemas u oportunidades y se esbozan las respuestas o soluciones apropiadas a las mismas. En esta fase se le da forma al proyecto y se plantea la justificación a su realización, todo lo cual es recogido, detalladamente, en un Documento escrito. 2) Fase de Planeamiento/Planificación, donde se desarrolla, lo más detalladamente posible la solución del problema. Se identifican los trabajos intermedios, se formulan estrategias, se definen los elementos o recursos requeridos para la realización de estos trabajos y se establece la secuencia de ejecución óptima. Esta es una estimación que se realiza en base a tiempo y dinero tomando en cuenta su viabilidad y justificación, y cuya aprobación o no determina la puesta en marcha del mismo. 3) Fase de Ejecución, durante esta se desarrolla el trabajo proyectado, el cual es celosamente vigilado por el Administrador de Proyecto quien monitorea la continuidad del progreso y va haciendo los ajustes y variaciones requeridos. La meta de esta fase es el alcance de los objetivos proyectados. 4) Fase de Cierre, donde se pone énfasis en verificar que el proyecto haya alcanzado los objetivos programados originalmente, y que esté listo para su implementación o puesta en funcionamiento.
Ahora bien, el Proceso de Administración de un Proyecto, pasa por sus propias fases las cuales se integran de manera natural a las etapas del Proyecto en sí:
1) Identificación y Estructuración de Problemas y Oportunidades. En ésta se identifican las necesidades fundamentales las que son cuantificadas tomando en consideración factores tales como tamaño, forma y extensión. También, es durante la cual se crea el Documento de Requerimientos donde se detallan todos los aspectos que dan origen al proyecto, se identifican los recursos, se plantean los plazos y se estructuran los pasos para su coordinación y ejecución. Este permitirá la completa comprensión del problema u oportunidad.
2) Identificación y definición del mejor Proyecto de Solución. Se determinan los participantes en el proyecto, se identifican alternativas de soluciones razonables, e identificará sus más acertadas soluciones o formas de aprovechamiento. En esta se redacta el Documento Definitorio del Proyecto, el cual es preparado por el equipo de trabajo que participará en su ejecución y consiste en un ensayo descriptivo donde se plasman los criterios para la terminación del proyecto y su éxito final. La aprobación de este documento marca el inicio de la ejecución del proyecto.
1) Identificación y Estructuración de Problemas y Oportunidades. En ésta se identifican las necesidades fundamentales las que son cuantificadas tomando en consideración factores tales como tamaño, forma y extensión. También, es durante la cual se crea el Documento de Requerimientos donde se detallan todos los aspectos que dan origen al proyecto, se identifican los recursos, se plantean los plazos y se estructuran los pasos para su coordinación y ejecución. Este permitirá la completa comprensión del problema u oportunidad.
2) Identificación y definición del mejor Proyecto de Solución. Se determinan los participantes en el proyecto, se identifican alternativas de soluciones razonables, e identificará sus más acertadas soluciones o formas de aprovechamiento. En esta se redacta el Documento Definitorio del Proyecto, el cual es preparado por el equipo de trabajo que participará en su ejecución y consiste en un ensayo descriptivo donde se plasman los criterios para la terminación del proyecto y su éxito final. La aprobación de este documento marca el inicio de la ejecución del proyecto.
3) Identificación de las Tareas y Recursos Requeridos, se identifica todo lo que hay que hacer para llevar a cabo el proyecto, métodos y recursos.
4) Preparación de Controles de Horario y el Plan de Ubicación de Recursos. El Organigrama de un proyecto es el diagrama mediante el cual se establecen las secuencias óptimas y el tiempo estimado para la realización de las tareas. Éste se acompaña de un diagrama de flujo de la realización de las tareas que marca el inicio y finalización, en tiempo real, de cada una de las mismas.
5) Estimación de los Costos del Proyecto y Preparación del Presupuesto. Para estimar los costos de un proyecto los administradores se auxilian de diversos métodos en los cuales se toma en consideración el nivel de detalles con que cuenten en ese momento; se establecen costos para cada elemento del proyecto y se crean presupuestos para las tareas más importantes. Estos presupuestos son utilizados para el monitoreo y control de los gastos durante la ejecución del proyecto.
4) Preparación de Controles de Horario y el Plan de Ubicación de Recursos. El Organigrama de un proyecto es el diagrama mediante el cual se establecen las secuencias óptimas y el tiempo estimado para la realización de las tareas. Éste se acompaña de un diagrama de flujo de la realización de las tareas que marca el inicio y finalización, en tiempo real, de cada una de las mismas.
5) Estimación de los Costos del Proyecto y Preparación del Presupuesto. Para estimar los costos de un proyecto los administradores se auxilian de diversos métodos en los cuales se toma en consideración el nivel de detalles con que cuenten en ese momento; se establecen costos para cada elemento del proyecto y se crean presupuestos para las tareas más importantes. Estos presupuestos son utilizados para el monitoreo y control de los gastos durante la ejecución del proyecto.
6) Análisis de Riesgos y establecimiento de relaciones con el entorno. Con la identificación de los trabajos, la preparación de los cronogramas y la estimación de los costos se completan el proceso de planificación de un proyecto; ahora se procede a identificar los factores de riesgo que podrían afectar la ejecución de un proyecto; lo cual se conoce como manejo/gestión o administración de riesgos. Cada potencial foco de problema debe ser enfrentado desde su inicio y de manera individual, con el fin de reducir su impacto sobre el proyecto, por lo que el análisis de riesgos debe ser continuo y consistente durante toda la ejecución de éste; este también nos sirve para identificar aquellos que se identifican con el proyecto y podrían, en determinado momento, resultar excelentes aliados para el éxito del mismo.
7) Mantenga el Control y Comuníquese todo lo que sea necesario. Durante la ejecución de un proyecto usted pasará mucho tiempo en esta fase. Para el desarrollo del mismo su equipo necesitará informaciones, comunicar sus necesidades por lo que es de vital importancia mantener abiertos los canales de comunicación para facilitar el fluido de la información. El Administrador de Proyectos es quien deberá no sólo proporcionar la información necesaria sino mantener el control de las acciones y dirección del proyecto, con el fin de identificar a tiempo los problemas e implementar de inmediato efectivas acciones correctivas.
8) Gestión del Cierre ordenado del Proyecto. Esta fase está compuesta por la supervisión detallada de cada una de las tareas del proyecto para comprobar que hayan sido concluidas satisfactoriamente. Es considerado como el momento más crítico de la ejecución de un proyecto, por lo que los miembros deben mantenerse muy atentos a sus labores para que no se les escapen detalles importantes.
8) Gestión del Cierre ordenado del Proyecto. Esta fase está compuesta por la supervisión detallada de cada una de las tareas del proyecto para comprobar que hayan sido concluidas satisfactoriamente. Es considerado como el momento más crítico de la ejecución de un proyecto, por lo que los miembros deben mantenerse muy atentos a sus labores para que no se les escapen detalles importantes.
Aunque la función de un Administrador de Proyectos concluye al finalizar la última fase de los mismos, para el colaborador de oficina es de significativa importancia el período a transcurrir luego de ésta, ya que es durante el cual se empieza a ponderar y valorar su desempeño durante el mismo.
