PALABRAS CON DOBLE ORTOGRAFÍA

En el idioma español, existen palabras que primitivamente por razones etimológicas, históricas o fónicas, se escribían de una forma y que luego, con el paso del tiempo, han sufrido leves cambios; estas son las palabras con “Doble” Ortografía; entrecomillo la palabra doble porque este término también engloba a aquellas que se escriben hasta de tres formas diferentes.

La nueva forma de escritura adoptada no ha hecho desaparecer la antigua; al contrario, ambas conviven de manera natural dentro del uso común de los hablantes, lo que sí es cierto es que algunas han caído en desuso, lo cual no significa en modo alguno, que sea inapropiado el utilizarlas. Además, la variación en la escritura no afecta su significado el cual sigue siendo el mismo.

A continuación algunos ejemplos de palabras con Doble Ortografía.

ABUNDANTE o abundoso - ADSCRIPTO o adscrito - ARMONÍA o harmonía - AMBIDIESTRO o ambidextro -AMUEBLAR o amoblar - ANEXO o anejo - BETÚN, betume o betumen - BIZCOCHO o biscocho - CENIT o zenit - CEBICHE o seviche - CHAMPAÑA o champán - COMPRENSIVO o comprehensivo - CHECOESLOVACO o checoslovaco - DUODÉCIMO, doceavo o dozavo - FOLCLORE o folclor - SEPTIEMBRE o setiembre - MIXTURA o mistura -

EL VESTUARIO EN LA PROFESIONAL DE ÉXITO

“Dime cómo te vistes y te diré quién eres”

El buen vestir influye muchísimo en la primera impresión que se deja en los demás. De ahí que es de vital importancia tener sumo cuidado al vestirse, para no proyectar una imagen distorsionada diferente de la que usted desea transmitir.

El buen gusto al vestir no es cuestión de dinero, sino de inteligencia. Inteligencia a la hora de elegir lo que nos queda bien; inteligencia a la hora de seleccionar los materiales que utilizaremos en la fabricación de nuestro vestuario, los colores que coordinen y los accesorios adecuados.

“DE LA MODA LO QUE ME ACOMODA”

Es la ropa la que se adapta a la persona y no al revés.

Muchas veces, una determinada moda que esté muy en boga en el momento, puede que no nos quede bien; en esos casos, para mantener una imagen fresca y moderna, lo que hacemos es valernos de los colores y los materiales que se estén llevando.

No es necesario tener muchas prendas de vestir, sino algo apropiado para cada ocasión que pueda presentársele y que éstas puedan ser combinadas/coordinadas adecuadamente.

Recuerde su estilo. Éste es el que la salvará de no parecer uniformada al usar las prendas que estén de moda. Tome lo que le guste y adáptelo a su personalidad.

El ambiente laboral no deja mucho espacio para inventar con las tendencias que puedan estar de moda, porque muchas veces éstas no se adaptan a la imagen profesional que usted desea o debe transmitir.

El espacio de la oficina debe estar regido por la imagen corporativa y el uso correcto del uniforme deberá marcar la pauta al vestir; pero aún si su empresa no le ha asignado el uso estricto de un uniforme, su vestuario debe adaptarse a los propósitos y metas de la misma, ya que usted, como profesional, es una pieza clave de ésta.

Crear un guardarropa básico no implica gastar una fortuna; claro está, es mejor comprar artículos de buena calidad ya que esto le garantiza que durarán un poco más que aquellos de calidad inferior.

Existen algunos consejos que puede seguir a la hora de crear un guardarropa básico, como son:

1. Siempre tenga en cuenta los colores que le favorecen. El buen manejo del color es de suma importancia en la imagen que se proyecta.
2. Elija colores que favorezcan a su tono de piel, también elija tonos neutros que faciliten la creación de varias combinaciones.
3. Dos trajes sastres lisos, de falda o pantalón, que pueda combinar entre ellos.
4. Dos o tres Faldas causales, lisas o estampadas.
5. Tres blusas con diferentes estilos, tipo de telas y cuello, que puedan ser combinadas con las prendas anteriores.
6. Suéteres lisos en tonos neutros.

En fin, estos son sólo algunos consejos que pueden convertirse en su punto de partida para la creación de un guardarropa de éxito; también es importante que sea selectiva al comprar, es decir, no compre por comprar, o porque está de moda o se ve bonito, al final puede resultar que cuando llegue a la casa se de cuenta de que no tiene nada con lo cual combinar lo que compró.

Por eso es bueno que cuando esté comprando piense si el color le favorece realmente, si es de su estilo, si refleja su personalidad, en qué ocasión podría usarlo, si combina con lo que ya usted tiene en casa, si la moda que tiene perduraría por un buen tiempo, etc.; para que de ese modo esté segura de realizar una buena compra.

IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL (I): INTRODUCCIÓN

Hoy en día, la Asistente Ejecutiva enfrenta nuevos y muy diversos retos debido, como sabemos, a los cambios que ha experimentado el ambiente empresarial, los cuales han hecho de su terreno laboral un espacio altamente competitivo; obligándola así, no sólo a reforzar y actualizar sus conocimientos, sino también, a tomar en consideración una serie de estrategias que le permitirán auto-mercadearse de manera efectiva como profesionales capaces y seres humanos integrales.

Dentro de estas estrategias, la Imagen Personal juega un papel importantísimo ya que es a través de ella que todas aquellas personas con las que entramos en contacto podrán formarse una primera impresión, errónea o no, sobre quiénes somos y qué podríamos ser capaces de aportarles.

A primera vista, podría parecer frívolo pensar que la imagen que proyectamos posee tanta importancia, pero si tomamos en cuenta que el 90% de nuestro acercamiento con el mundo, lo hacemos a través del sentido de la vista, no nos resultarían entonces, tan descabelladas o poco importantes, las ideas que sobre una persona, lugares o “cosas”, nos hacemos al mirarlas aunque sea por primera vez.

A través de un manejo adecuado de nuestra Imagen Personal, podremos proyectar todo lo que queramos.

Si nuestro deseo es demostrar eficiencia, confiabilidad, preparación, capacitación, profesionalismo, seguridad, éxito, etc.; podremos hacerlo, si tenemos en consideración una serie de herramientas existentes para permitirnos desarrollar aquellas aptitudes/actitudes que lleven a crear en nuestros interlocutores una impresión favorable, la cual se tornará duradera a través de nuestra convivencia diaria.

IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL (II): ¿DIFERENTES PERO IGUALES?

Según la Enciclopedia Encarta-2005, una Imagen es una “figura, representación, semejanza y/o apariencia de algo”. Mientras que entre las muchas definiciones que de Imagen presenta el Diccionario Larousse Ilustrado-2005 hay una que dice. “Imagen es la representación mental de un ser o un objeto”.

Estas definiciones no se alejan del concepto que estamos tratando sobre Imagen Personal o Profesional. Yo me atrevería a definir la Imagen Personal, como “las impresiones que perciben los demás, acerca de una persona, a través de su apariencia” y, aunque no “podemos transmitir lo que no tenemos”, si verdaderamente queremos crear una imagen personal acorde con nuestra profesión aunque no se corresponda con nuestro estilo de vida; podemos hacerlo.

La Imagen Personal se compone de una serie de elementos que van mucho más allá del vestuario y el maquillaje. Ésta está conformada por los conocimientos adquiridos, la educación, la personalidad, el carácter, el comportamiento, nuestros conceptos morales, espirituales, etc. todo lo cual transmitimos a través de nuestra imagen visual por medio de nuestra apariencia personal, voz, lenguaje no verbal, etc.

Como vemos, es un poco más complicado de lo que creíamos pero, al fin y al cabo, todos son elementos que pueden ser manejables unos, otros cambiables, otros moldeables; pero que una vez que se tienen conocimientos sobre ellos, pueden trabajarse para sacarles el mejor provecho y crear la imagen que deseamos transmitir.

Para lograr salir con éxito de esta empresa, es de vital importancia tener siempre en mente la idea qué queremos proyectar, y trabajar fuertemente en ello, porque los cambios nunca vienen solos; se basan en el trabajo continuo y constante de quienes desean superarse.

IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL (III): SU IMPORTANCIA PARA LA PROFESIONAL DE OFICINA.

Por mucho tiempo la Secretaria ha sido definida como la “Imagen de la Empresa”; en muchos casos, este concepto fue tergiversado de tal manera por muchos empleadores, que llegó a basarse tan sólo en la reunión de ciertas características físicas especiales (belleza), sin reparar en su preparación profesional ni mucho menos en su formación personal.

Aunque todavía se da este caso, desafortunadamente más de lo que desearíamos, hoy en día se destaca la importancia de la imagen personal de la secretaria, asociándola de una manera más profesional, y que se torna casi indivisible, a la imagen de la empresa; basándose en el hecho de que al ser esta profesional el primer contacto de los clientes con la institución, en ella se deben reunir las características esenciales (confiabilidad, orden, organización, profesionalismo, disposición para el servicio, etc.) que las instituciones buscan transmitir a sus clientes o posibles clientes.

Esta asociación de la imagen profesional de la secretaria con la de la empresa, tiene su mayor medio de transmisión en la “Apariencia Física” que como sabemos, no se limita a la pulcritud, profesionalismo y capacidad de la secretaria; hay otros aspectos visuales que contribuyen a reforzar las ideas que queremos transmitir a nuestros interlocutores como son la voz, los gestos, etc., a través de esta imagen visual.

Aunque en esta oportunidad nos estamos enfocando en la imagen de la secretaria, el concepto de Imagen Personal y su Importancia ha logrado trascender a las empresas y a los sectores del entretenimiento, farándula, actuación o modelaje; convirtiéndose en un recurso obligatorio para todo profesional que desea destacarse, no importando cuál sea su área de trabajo.

En cualquier caso, la imagen personal es mucho más que lo físico, es una actitud, una forma de comportamiento.

Es todo lo que una persona proyecta al entrar en contacto con otra. Pero hay algo que en especial las secretarias no podemos olvidar y es que, aunque hoy en día manejamos la imagen como un concepto integrado por muchos factores que van desde la educación hasta la capacidad profesional; la apariencia física, sigue siendo el medio por excelencia para su proyección.

IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL (IV): LA APARIENCIA PERSONAL

Los profesionales que estudian la conducta, indican que los seres humanos tardamos treinta (30) segundos en formarnos lo que se llama una “Primera Impresión”, sobre los demás.

“Sólo tienes una oportunidad para causar una buena primera impresión”

Estemos de acuerdo o no, treinta segundos es el tiempo que le tomará a cualquier persona el formarse una opinión favorable o no acerca de otra y ésta estará basada en lo que vean; es decir, en su apariencia personal, su cabello, su ropa, la forma de su cuerpo, su sonrisa y el resto de su comunicación no verbal.

Cuando el mensaje que transmitimos a nivel visual es positivo nuestro interlocutor asumirá que nuestros otros aspectos, importantes para él, también son positivos. Desafortunadamente, si el mensaje visual que transmitimos es negativo, ese nuevo cliente, compañero de trabajo, jefe o cualquier otra persona con la cual nos relacionemos, talvez no quiera tomarse el tiempo necesario para descubrir las cualidades positivas que podamos tener en nuestro interior.

Puede que el Arreglo Personal no le asegure una posición profesional ni le abra, necesariamente, las puertas de un trabajo; pero sí puedo asegurarle que el desaliño y la falta de pulcritud en su aspecto exterior sí que pueden cerrarle muchas puertas.

La Apariencia Personal, se refiere al aspecto externo de la persona. Aunque las personas tienen rasgos innatos, hoy en día estos pueden ser transformados casi completamente gracias a los avances de la ciencia y la cosmetología.

Los componentes de la apariencia personal son: la ropa-accesorios, el físico (tipos de cuerpo), la cara (la piel), la comunicación no verbal (gestos y posturas) y las habilidades para interrelacionarse socialmente.

Estos componentes de la apariencia personal, estemos conscientes o no, envían impresiones a nuestros interlocutores sobre aspectos de nosotros, como son el atractivo, el estatus social, el grado de escolaridad, educación, inteligencia, personalidad, clase social, estilo, gusto, sexualidad y hasta la edad.

Pero aunque la apariencia personal parece ser un factor detonante en las relaciones interpersonales, no olvide que existen condiciones físicas que escapan al control de ciertas personas, por lo que no debieran de convertirse en aspectos vitales para su desarrollo personal.

Por ejemplo: hay una gran diferencia entre ser desaliñado y ser feo; ya que esto de ser feo es absolutamente subjetivo y responde a patrones muy relativos. La persona que considere que físicamente no responda a los patrones generalmente establecidos por la sociedad, puede lograr, y cuando se lo propone lo hace, alcanzar todos aquellos logros que se proponga a nivel personal y profesional, destacándose en la sociedad. Casos para ilustrar este ejemplo abundan en la actualidad. Lamentablemente, la presunción de ineficacia de una persona con alguna limitación física visible, es algo que sucede muy comúnmente en nuestra sociedad

Más ese no sería el caso de la persona descuidada y desaliñada, a quien le importa poco su apariencia y bienestar físicos.

Aunque sea un aspecto básico y para todos esté sobreentendido, es fundamental en este punto llamar la atención sobre la Higiene, Aseo y Cuidado Personal ya que estos son de importancia vital en todas las relaciones interpersonales.

Socialmente, hay establecidas ciertas normas de limpieza que, el no cumplirlas, conlleva su coste: el aislamiento social. Claro está, que en ocasiones nos pueden suceder ciertos imprevistos que puedan causarnos incomodidades a nosotros y a los que nos rodean; ya sea por aspectos de salud, cambios hormonales u olvidos accidentales, lo importante de este aspecto es que no se conviertan en un hábito.

IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL (V): LA IMAGEN CORPORATIVA

La Imagen Corporativa ha tomado una importancia capital dentro del proceso de posicionamiento de las empresas en el mercado.

Aunque de manera tangible o física, podemos decir que la imagen corporativa está formada por una serie de elementos que caracterizan a la empresa dentro de una comunidad, como son los colores, logo, eslogan, uniformes, etc., ésta va mucho más allá y tiene que ver con la forma en que la comunidad (lugar donde está ubicada, clientes, usuarios, relacionados, etc.) la perciben.

Aunque existen infinidad de medios y tácticas mercadológicas para lograr el posicionamiento de una empresa en la comunidad, ninguno será tan efectivo como la eficiente y efectiva labor realizada por sus recursos humanos.

El personal es de vital importancia en este proceso, pero como sucede con la Imagen Personal del Profesional, existen varios factores a tener en consideración cuando hablamos del personal como imagen de la empresa y entre estos podemos mencionar:

1. Fidelización del Personal. Para muchas empresas es algo utópico hablar de la fidelización de su personal, cuando muchas veces éste no está identificado con la misma y no se siente comprometido con ésta. La fidelización de los empleados es un complicado proceso que va desde una correcta gestión de puestos, pasando por una explicación clara al empleado de cuáles son sus funciones y qué espera la empresa de éste; hasta abarcar una política clara de incentivos y beneficios por parte de la empresa para con ellos. Podría resumirse en que el proceso de fidelización de los recursos humanos dependerá de qué tan efectivos sean los mecanismos que la empresa utilice para lograr la satisfacción del empleado, para que de esta manera éste se identifique con los metas de la empresa y asuma su compromiso para alcanzarlas.
2. Gestión de Personal Clara. Tanto la empresa como el personal deben estar más que claros en cuáles son sus deberes y derechos, para juntos trabajar en el proceso de alcanzar las metas y objetivos fijados. Esto se debe establecer al momento de la contratación.
3. Gestión de Imagen Definida. La empresa tiene que tener en claro cuáles son los componentes visuales (uso de uniformes, colores, carnés, estilos de peinado, etc.) de la imagen que desea transmitir y la forma en que deberá hacerse.

Concienciar a los empleados en su rol e importancia como imagen de la empresa, es un proceso bastante delicado si no se tienen reglas claras y estas se aplican desde su entrada misma a la institución.

Sin lugar, a dudas la imagen visual transmitida por el empleado a través del uso de un uniforme con los colores designados por la empresa, su carné de identificación, en el caso de las mujeres el estilo del peinado, colores de los zapatos, etc. no es la misma que se transmite cuando cada uno de los empleados viste un color o estilo diferente e incluso, de manera informal y hasta inapropiada para el trabajo que desempeña.

Recordemos que el profesional debe despertar la confiabilidad de sus clientes/relacionados y que con un vestuario inadecuado, un maquillaje inapropiado para la hora y el lugar, sólo logrará que estos duden en si hicieron bien o no al elegir esa empresa para realizar cualquier negocio, ya que podrían pensar que ésta no cuenta con el personal calificado para satisfacer sus necesidades.

Por último, debemos tener en claro que aunque buena parte de la imagen corporativa recae sobre el empleado, la responsabilidad de la misma es enteramente de la empresa.

Las empresas, necesariamente, deben tener políticas claras en cuanto a la gestión de personal, lo cual incluye normas de comportamiento, horarios de trabajo, uso de uniformes, carnés de identificación, determinación de funciones y una correcta gestión de puestos, programas de incentivos y aplicación de sanciones, etc.; para lograr así desarrollar la conducta organizacional necesaria para el logro de sus objetivos.

En cualquier caso, no se concibe una empresa organizada sin un uniforme que identifique a sus empleados; no importando lo informal que sea el área en la que se desempeñe.

IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL (VI): ES CUESTIÓN DE ACTITUD, 100% ACTITUD

La Actitud es un factor de la personalidad muy importante en los países desarrollados y en estos tiempos ha tomado tal repunte que existen cursos como el llamado “Gestión de la Actitud”, para estudiarlo extensamente.

La definición que presenta el Diccionario Larousse sobre la Actitud, la refiere, entre otras cosas como “la postura del cuerpo humano”. La Enciclopedia Encarta-2005 presenta un concepto un poco más ampliado definiéndola como “la Postura del cuerpo humano, especialmente, cuando es determinada por los movimientos del ánimo o expresa algo con eficacia. Actitud graciosa, imponente. Actitudes de un orador, de un actor.”

En resumen, podemos definir la Actitud, como “la postura que asumimos ante la vida y sus acontecimientos”.

Al igual que a la personalidad, existen diversos factores que afectan nuestra actitud, entre los que podemos mencionar:

· Nuestro carácter,
· La Autoestima,
· El grado de Asertividad,
· Nuestras habilidades para interrelacionarnos social y profesionalmente,
· Nuestras creencias y conocimientos,
· Nuestro nivel educacional.

Muchas veces fallamos al proyectarnos debido a la actitud con que enfrentamos ciertas experiencias, ya sean estas positivas o negativas.

A veces, nuestra poca autoestima nos lleva a desarrollar una actitud defensiva ante los demás, la cual hace que reaccionemos negativamente a sus aproximaciones, erigiendo barreras frente a ellos.

Lo importante es darnos cuenta de que realmente no somos adivinos, no podemos arriesgarnos a vaticinar cuál será la reacción que causaremos en los demás, ya sea con una acción, o al expresar una opinión, etc., porque, simplemente, no somos adivinos.

Estas presunciones que hacemos generalmente están basadas en nuestras propias y limitadas creencias; por lo tanto, casi siempre, serán negativas, lo que conllevará a abrir aún más la brecha entre nosotros y los demás.

Lo ideal es que dejemos de preasumir cómo responderán los demás a nuestro acercamiento y asumamos ante la vida una actitud más segura, abierta, espontánea, positiva y decidida; sin poses ni aires de superioridad, que les impidan sentirse a gusto con nosotros para de esa forma, poder desarrollar unas relaciones interpersonales más sanas y exitosas.

La actitud es un elemento que puede ser mejorado con la práctica constante; permitiendo de ese modo que nos acerquemos a los demás sin establecer un juicio anticipado, erróneo generalmente, de cuál sería su respuesta.

La actitud positiva con la que asumamos nuestras relaciones personales es la misma que debemos poner en práctica cuando nos enfrentemos con nuevas experiencias, retos, oportunidades y, hasta los problemas y contratiempos; para así poder lograr ser verdaderamente exitosos en nuestro desempeño personal y laboral.

Cuando hablamos de mantener una actitud positiva no nos referimos a que tomemos una posición de irrealidad mítica ante la vida o los eventos que enfrentemos en la cotidianidad; de ninguna manera. Lo que esto quiere significar más bien, es que debemos afrontar todas y cada una de nuestras situaciones esperando el desenlace mejor que podamos obtener, gracias a los elementos que poseemos o con los cuales contamos para conseguir nuestros objetivos (finalizar un trabajo con éxito, entablar buenas relaciones interpersonales, etc.).

Si vas a la guerra pensando que vas a perder, ya perdiste. Siempre he sido de la creencia de que todas las batallas se ganan primero en la mente y luego con la acción. Toda experiencia que asumas en la vida con una actitud derrotista o negativa, estará destinada al fracaso, no vale la pena siquiera que lo intentes.

La actitud involucra los pensamientos, sentimientos y las creencias que tenemos acerca de nosotros mismos, de los demás y las experiencias que vamos acumulando a lo largo de nuestra existencia. Y vuelvo a repetir, cuando hablamos de mantener una actitud positiva, lo que básicamente queremos significar es la confianza que debemos tener en nosotros mismos y en la capacidad que poseemos para resolver cada una de las situaciones que se nos presentan en la vida, enfrentándolas con decisión, para así obtener resultados satisfactorios.

LAS ASOCIACIONES PROFESIONALES

Con la llamada Revolución Industrial vino una etapa aún gris en lo que a las condiciones del trabajador se refería, ya que la premisa administrativa general era que “el tiempo es oro”, esto también significaba que se debían obtener los mayores beneficios al menor costo y tiempo posibles. Esta reducción de costos recaía sobre las condiciones laborales de los trabajadores las cuales llegaron a ser, en muchos casos, inhumanas.

Luego de la Segunda Guerra Mundial y con el resurgimiento de la Producción Industrial; los empleados se dieron cuenta de su importancia dentro de “tren” productivo de las empresas y decidieron reclamar lo que por derecho les correspondía (mejoras en sus condiciones de trabajo, salarios justos, lugares de trabajo más adecuados, mejores condiciones sanitarias, etc.), es en ese momento cuando surgen los llamados “Sindicatos”, que no eran más que la agrupación de empleados, generalmente divididos en sectores o áreas de trabajo, los cuales planteaban sus necesidades a los empleadores a través de un vocero designado por ellos mismos.

De más está decir, que en un principio, estos sindicatos fueron muy mal vistos por los empleadores y que incluso en muchos países llegaron a prohibirse, por Ley, las uniones de este tipo; pero aún así éstas se desarrollaron subrepticiamente hasta los inicios del Siglo XIX, cuando en 1824, en Inglaterra se reconoce la legalidad de una asociación que existía clandestinamente.

Se dice que por naturaleza el hombre es un ser sociable e instintivamente busca unirse a otros para su subsistencia, desarrollo y evolución; las asociaciones profesionales pueden considerarse como un ejemplo de esa tendencia inherente al ser humano y responden a una necesidad en particular que viene determinada por el área, momento y lugar donde se desarrolle.

Con el paso de los años, y ya que por ley natural todo evoluciona, aquellos que empezaron siendo Sindicatos Laborales que reclamaban un trato digno para sus representados; pasaron a ser Asociaciones Profesionales, porque una vez conquistado el reconocimiento a un trato justo y la dignidad de los trabajadores, había que sostenerlo.

Las Asociaciones Profesionales, buscan a través del desarrollo integral de sus asociados, ya no sólo un trato más digno para estos; sino también, promover la capacitación continua y el desarrollo profesional de estos para su propio fortalecimiento como grupo y poder ofertar así una mejor opción a las empresas. Su misión y visión van mucho más allá de sí mismas; buscan de manera directa contribuir al desarrollo de la nación promoviendo un profesional de alto nivel capaz de realizar un trabajo eficiente para el logro de los objetivos planteados en el campo en que se desarrolle.

Es por eso que hoy en día, lo que empezó de manera subrepticia y en un tiempo fue catalogado como ilegal, ha evolucionado a tal punto que a muchos profesionales se les exige, por Ley, pertenecer a una Asociación o Colegio, reconocido por las leyes de cada país, que avale su trayectoria profesional.

Las secretarias no estamos exentas de esto. A nivel internacional existen asociaciones secretariales que promueven, mediante ideales y objetivos claros, el desarrollo de una profesional más integrada capaz de sortear con éxito los retos que estos nuevos tiempos nos imponen.

La promoción de la capacitación es el “arma” número uno de estas Asociaciones para alcanzar sus objetivos y la cual promueven entre sus asociadas a través de cursos, congresos nacionales e internacionales, talleres de capacitación, certificaciones profesionales, etc.

Las Asociaciones Profesionales en general, pero en este caso en particular, las de Secretarias, son un modo perfecto para mantenernos activas, promover las relaciones interpersonales y despertar la necesidad de capacitación continua la cual es, al fin y al cabo, la que nos evitará caer en la obsolescencia y salir así del tren productivo.

En los Cinco Continentes existen Asociaciones de Secretarias que buscan primeramente el fortalecimiento profesional de las mismas, pero también su desarrollo humano para que puedan alcanzar así su éxito personal contribuyendo al desarrollo de la profesión, en general.

ASOCIACIONES DE SECRETARIAS (No todas)

Norteamérica
Canadá
- Ontario Medical Secretaries Association. http://www.omsa-hca.org
- Association of Administrative Assistants http://www.aaa.ca

Estados Unidos
- International Association of Administrative Professionals http://www.iaap-hq.org/ Fue fundada en el 1942. Agrupa a más 44,000 asociadas y tiene filiales en 60 países.
- National Association of Executive Secretaries and Administrative Assistants (NAESAA) http://www.naesaa.com

México
- COMASE - Confederación Mexicana de Asociaciones de Secretarias Ejecutivas Código Postal 24130. Ciudad del Carmen, Camp., México
- Asociación de Secretarias Ejecutivas de México. Norte 24 Nº 60. Col. Industrial. México 07800, D.F

América Latina y El Caribe
- FIAS - Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias http://www.federacionfias.com

Panamá
- Confederación de Secretarias de Panamá (CONFESEP) Apartado Postal 6-1993 Estafeta El Dorado Panamá, República de Panamá.

Costa Rica
- ANSE - Asociación Nacional de Secretarias Ejecutivas de Costa Rica - Apartado Postal 5776-1000 San José, Costa Rica

El Salvador
- ASES - Asociación de Secretarias Ejecutivas Salvadoreñas - Colonia Miramonte Avda. Maracaibo 3012 San Salvador, El Salvador

Guatemala
- ASGUA - Asociación Secretarial Guatemalteca Arco 3 Acceso A Zona #24, Guatemala, C.A.

Honduras
- ASOH - Asociación de Secretarias y Oficinistas de Honduras Apartado Postal 20.024 Tegucigalpa, Honduras

Aruba
- Aruba Secretaries Association P.O. Box 559 Aruba, Antillas Holandesas

Curazao
- Asosiashon Di Sekretaria Di Korsou PO Box 3137 Curazao, Antillas Holandesas

República Dominicana
- ADOSEC - Asociación Dominicana de Secretarias Apartado Postal 2150 Santo Domingo, República Dominicana
- ADOSEC-FILIAL SANTIAGO - Teléfono: 809-582-7146 exts. 401 - 401- 235

Jamaica

- Jamaica Association of Secretaries & Administrative Professionals The Office Complex/78 Slipe Rd PO Box 364 Kingston 5 JAMAICA WEST INDIES Teléfono: 876-962-9742 Fax: 876-906-0026

Trinidad y Tobago
- Association of Secretaries and Administratives Professionals of Trinidad and Tobago PO Box 1241 Port of Spain Trinidad & Tobago West Indies Teléfono: 868.623.8010 Fax: 868.627.0543 E-mail: nsa-1@tstt.net.tt

Puerto Rico
- Asociación de Secretarias de la Universidad de Puerto Rico-Recinto de Humacao. Universidad de Puerto Rico en Humacao - Estación Postal CUH - 100 Carretera 908 Humacao, PR 00791-4300 http://www1.universia.net/CatalogaXXI/pub/ir.asp?IdURL=130933&IDC=10060&IDP=ES&IDI=1
- Asociación Internacional para el Profesional Administrativo, filial de Puerto Rico (787) 432-1360 ó (787) 375-5486

Brazil
- Secretary and Executive Brasil http://www.secretary.com.br/ Teléfono: (11) 9179-6985
secretary@secretary.com.br

Perú
- Asociación Futuras Secretarias Profesionales. afsp@pucpr.edu
- Asociación de Secretarias y Asistentes del Norte del Instituto Tecnológico del Norte. Av. del Ejército 889 Trujillo - Tel. 260056 - 257562 - informes@itn.edu.pe
- Club de Secretarias de Perú. http://www.clubdesecretariasperu.com

Paraguay
- Asociacion de Secretarias de Paraguay FAX: 592 21 442368 Teléfono: 592 21 449161

Uruguay
- ADESU - Asociación de Secretarias del Uruguay http://www.asociaciondesecretarias.org

Chile
- Colegio de Secretarias de Chile Agustinas 814 Of. 303 Santiago, Chile
- Círculo nacional de Secretarias – Sector Salud/Chile tsoto@minsal.cl preyesr@ssmso.cl.

Bolivia
- Asociación Boliviana de Secretarias (ABSE) Casilla Postal 3025 La Paz, Bolivia

Europa-Asia-África-Oceanía
Portugal
- Associaçâo de Secretárias Portuguesas (ASP) Tel. 351 321 01 03 Fax 351 321 02 99

España
- Instituto del Secretariado Europeo http://www.imp.es/
- Consejo Nacional del Secretariado http://www.secretariaplus.com/c/cps
- FENAS - Federacion Nacional de Secretarias de España Fax: 341 644 3010 Teléfono: 341 350 3767 http://www.aspm.es/
- Asociación del Secretariado Profesional de Madrid

Inglaterra y Escocia
- http://www.uksecretaries.co.uk/ Secretaries

- The Association of Medical Secretaries, Practice Managers, Administrators and Receptionists http://www.amspar.co.uk/
- Institute of Chartered Secretaries and Administrators www.icsa.org.uk

África
- ASSEMO – Asociación de Secretarias Mozambiqueñas Fax: 2581 428855 Teléfono: 2581 429569
- PSA - Professional Secretaries Association of South Africa Fax: 27 21 447 6289 Teléfono: 27 21 447 5114 www.homesecretary.com

Australia
- Institute of Professional Secretaries and Administrators http://www.aiop.com.au

Japón
- JSA - The Japan Secretaries Association Fax: 81 3 3431 5533 Teléfono: 81 3 3431 7360

¿QUE ES LA REPROGRAFÍA?

Desde tiempos inmemoriales el hombre ha tenido la necesidad de estar en contacto con los demás, para lo cual desarrolló numerosas formas de comunicación y lenguajes.

Una vez superado el ¿cómo comunicarse?, surgió el ¿cómo hacer llegar sus ideas al mayor número de personas posibles? Gracias a esta preocupación o necesidad es que surgen diversas formas de transmisión y reproducción de los mensajes.

La Reprografía, forma parte importante del proceso de comunicación visual y escrita de los seres humanos, ya que a través de la duplicación de materiales nos permitimos llegar a muchas más personas, prácticamente, al mismo tiempo.

Pero ¿qué es la Reprografía? Ésta es el Arte o Ciencia de obtener una o más copias de un documento original. Por lo breve de la misma, pareciera que se queda corta en su significación; pero no es así, ya que en ella se encierra toda posibilidad o método que podamos utilizar para la obtención de un duplicado y como es sabido, hoy en día existen un sin fin de métodos para obtener una reproducción o copia de un documento que se adaptan de manera flexible a las necesidades de los ususarios.

El campo de la Reprografía ha encontrado su más amplio nivel de desarrollo y acutalización en sectores como las editoriales, imprentas, estudios fotográficos, etc., los cuales utilizan sistemas revolucionarios para producir cientos de miles de copias a partir de un material original.

Con la evolución de los tiempos y el desarrollo de nuevas tecnologías, han surgido lo que se llaman "Sistemas Reprográficos", que no son más que el "Conjunto de técnicas que permiten reproducir un documento”, en cuya definición se abarcan todos los procesos desde la escritura a mano hasta el escáner o cualquier invento moderno que se nos ocurra, mendiante el cual podamos obtener un material idéntico al original.

Las empresas siempre han sido, como reflejo de las sociedades donde se desarrollan que éstas son, las receptoras número uno de los cambios y los avances en diversas áreas incluyendo la tecnológica, y en el caso de la reprografía no podía ser diferente; la importancia de la implementación de estos métodos y técnicas en la empresa moderna es vital para su promoción y difusión en el mercado, como forma de llegar a una mayor cantidad de público en menos tiempo.

La comunicación en general, y de manera particular la escrita, tiene una importancia capital para las empresas, principalmente, las de hoy, que gracias a las innovaciones en los campos tecnológicos y las comunicaciones, la Internet y la globalización de los Mercados, ven ampliado su espectro de acción hacia confines a los que no esperaban llegar; por eso, para las organizaciones que desean ser competitivas en los tiempos actuales, no sólo la generación, distribución y mantenimiento de los documentos es importante; también, juega un papel destacado en este proceso, la Reprografía.

PROCESO HISTÓRICO DE LOS SISTEMAS REPROGRÁFICOS

Cómo entenderán no puedo colocar aquí todos los inventos reprográficos ni todas las mejoras que han experimentado con el paso del tiempo, hasta llegar a como los conocemos hoy, porque eso me abarcaría muchísimo espacio; sólo daremos una ojeada a los más destacados, y nos daremos cuenta de que realmente no son “taaan” modernos como nosotros creemos.

ANTIGUEDAD

Reproducción a Mano. Mediante La utilización de “Copistas”.

Primeros Métodos de Impresión

Tallado en Piedra - El Sello - La Talla en Madera

105 d.C.

Los Chinos Inventan el Papel.

1440

Johannes Genfleisch (Juan Gutemberg) – Inventa la Imprenta.

1624

Blaise Pascal – Crea la primera máquina de calcular mecánica.

1795

Nicolás Conte – Desarrolló el Lápiz

Borrador - Corrector de Goma

1795 – Charles Condamine – Lleva a Europa la “Goma india”
1839 – Charles Goodyear logra la “vulcanización” de la goma y se crean los primeros borrantes.
1859 - Se patentiza el primer lápiz con borrante por Hyman Lipman.
1861 – Eberhard Faber – establece la primera factoría de lápices en Estados Unidos.

1803

Fue inventada la Pluma de Acero, la cual se convirtió en el símbolo de la escritura a mano. Brian Donkin.

1806

Ralph Wedgwood. Inventa y Patenta el Papel Carbón.

1808

El italiano Pellegrino Turri patenta la primera máquina de escribir.

1828

Bernard Lassmon – patentó el primer sacapuntas.

1843

Alexander Bain – inventa el primer Fascimil

1872

Cristóbal Lathan Sholes. Inventa la primera máquina de escribir funcional. Remington I

1874

Eugenio de Zuccato, obtiene la patente comercial de la primera copiadora de esténciles.

1880´s

- Herman Hollerith, utiliza por primera vez placas perforadas para procesar datos.
- El inventor británico Charles Babbage elaboró los principios de la computadora digital moderna.

1881

Surgen el “Paño de copiar”, el Duplicador rotativo y los esténciles de David Gestetner.

1888

Elicha Gray inventa el Teleautógrafo, considerado como el precursor de la máquina de fax como la conocemos hoy día.

1925

La empresa International Business Machine Corporación (IBM), lanza al mercado las primeras máquinas de escribir eléctricas a las que llamó “Word Processors”.

1937

Chester Carlson – inventa el proceso de copiado llamado Xerográfico.

1938

Lazlo y George Biro inventan el primer lapicero.

Durante la II GuerraMundial (1939-1945)

Científicos y matemáticos que trabajaban en Bletchley Park, al norte de Londres, crearon lo que se consideró el primer computador digital totalmente electrónico: el Colossus.

1945

Luego de varias investigaciones anónimas surge el desarrollo del Calculador e Integrador Numérico Digital Electrónico (ENIAC).

1970´s-1980´s

Nacen los computadores personales IBM. Impresoras a láser-inyección de tinta

1980´s-1990´s Escáner.

LAS EMPRESAS MODERNAS Y LOS SISTEMAS REPROGRÁFICOS

Las empresas han empezado a prestarle una seria atención a su sistema de reprografía; no sólo por el gasto que éste representa, sino también, debido a que la reproducción correcta de un documento es parte importante del proceso de comunicación y mercadeo de la misma; por lo cual, se han dado cuenta de la necesidad de tomar en consideración la forma en que este proceso está siendo realizado para hacerlo más eficiente y efectivo.

Los objetivos a alcanzarse mediante la eficientización y efectivización de este proceso, podrían resumirse en: 1) Ahorro del gasto en materiales; 2) Optimización del método de reproducción; al obtenerse grandes volúmenes de copias de buena calidad en el menor tiempo y costo posible; 3) Minimización los desperdicios y pérdidas; 4) Máximo aprovechamiento posible de los equipos, mediante su uso correcto y un planificado sistema de mantenimiento, entre otros.

Para esto, no sólo se deben apoyar en la compra de equipos más modernos, rápidos y versátiles; sino en una adecuada implementación organizacional de sus sistemas de reprografía y recordemos, además, que estos están compuestos por todos aquellos equipos y métodos que nos permiten obtener una copia de un material impreso o gráfico; entre los cuales están: el papel carbón, esténcil, fotocopiadoras, impresoras de inyección de tinta, a láser y matriciales, las máquinas de escribir con memoria, los escáneres; faxes/telex aunque su fin primario es transmitir la información, también permiten reproducirla, etc.

Por este motivo están surgiendo empresas que, conocedoras del problema que implica la reproducción de documentos para las empresas de hoy, no sólo venden el equipo, sino que, además, asesoran a las organizaciones sobre cuál sería, para cada determinada empresa, el método más adecuado para la reproducción de sus documentos.

Para lograr esto hacen un estudio basado en encuestas internas, por medio del cuál determinan los tipos de equipos que hay, cuántos y cómo están distribuidos; cuál es el volumen diario, semanal y/o mensual de copias sacadas; cuántos cartuchos de tinta se gastan en determinado período y cuál es el volumen de las pérdidas en material gastable (cantidad de hojas que se dañan, tinta que se reseca por el mal sistema de almacenamiento, etc.) También buscan establecer el período de vida consumido y restante de los equipos y el cronograma de mantenimiento de los mismos. Todo esto con el fin de crear el sistema de reprografía más adecuado a las necesidades de cada empresa.

De más está decir, que el personal juega un papel importantísimo en la efectivización de los recursos reprográficos.

Una vez que los gerentes y jefes administrativos estén conscientes de la importancia de contar con un buen sistema de reproducción de documentos, para lograr alcanzar los objetivos antes expuestos y muchos otros más que son determinados por las necesidades particulares de la propia empresa; entonces, es necesario involucrar al personal que directamente hará uso del sistema. Esto puede lograrse a través de talleres de capacitación; entrenamientos en el uso de los equipos; concienciación del empleado en la necesidad de dar un uso correcto al material gastable para así ahorrar tiempo y dinero, entre otras.

Lo que de ninguna forma podemos olvidar es que dentro del proceso de administración de documentos, junto a la creación, distribución y mantenimiento de los mismos; la reprografía juega un papel de gran importancia para la empresa por el alto costo que podría implicar su mal manejo y falta de organización.