Glosario Gestión de Información Organizacional

 Datos: Unidad de más pequeña poseedora de contenido sobre algún tema en específico.

Modelos o Estructuras de Data: Nombre con el que se conoce a la colección de elementos de datos, agrupados por componentes y de manera consecutiva. El más popular de estos modelos de almacenamiento es el Archivo; el cual es preservado en diversos formatos: digitales, computacionales, físicos.

Información: Fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos los modelos del pensamiento humano

Fuentes de Información: Todos aquellos recursos que contienen datos formales y/o informales, en formato escrito, oral o multimedia.

Análisis de la Información:  Capacidad de localizar, discriminar y seleccionar, entre diversas fuentes, la información útil para satisfacer una determinada necesidad.

La Información Organizacional: Conjunto de datos y conocimientos que una empresa gestiona para coordinar recursos, tomar decisiones estratégicas y optimizar su desempeño.

Comunicación: Conjunto organizado de datos e información destinados a resolver un determinado problema.  Facultad que tienen los seres vivos de transmitir a otro u otros, informaciones, sentimientos y vivencias.

Comunicar: Significa hacer común, a una o más personas, una determinada información. (RAE, 2009)

Conocimiento: Conjunto organizado de datos e información destinados a resolver un determinado problema.

Gestión o Administración del Conocimiento: Función que planifica, coordina y controla los flujos de conocimientos que se producen en una empresa en relación con sus actividades y con su entorno con el fin de crear competencias esenciales.  (Eduardo Bueno Campos)

Sabiduría/Sentido Común: Capacidad de juzgar correctamente cuándo, cómo, dónde y con qué objetivos emplear los conocimientos adquiridos. 

Competencia: Combinación integrada de conocimientos, habilidades, actitudes y valores que permiten un desempeño adecuado y oportuno en un contexto determinado.

Organizaciones:  Grupo social compuesto de personas tareas y administración que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.

Empresa:  Organización o institución dedicada a actividades o a la persecución de fines económicos o comerciales.

Institución:  Mecanismos de orden social y cooperación que procuran normalizar el comportamiento de un grupo de individuos.  Este término no se refiere necesariamente a un lugar físico; puede hacer referencia a normas o comportamientos generalmente aceptados.

Corporación:  Entidad jurídica conformada por un grupo de personas que forman una asociación con propósitos comerciales o sin fines de lucro y cuyos miembros gozan de distintos privilegios y responsabilidades.

Cultura Organizacional: Conjunto de normas, creencias y valores compartidos por todos los miembros de una Organización.

Identidad Organizacional: conjunto de símbolos, comunicación y comportamiento de una empresa, basados en la visión y misión de esta; y a través de la cual la Organización transmite las informaciones que desea poner en conocimiento de sus miembros y relacionados.

La Información y su Incidencia en la Sociedad

En cuanto a la  Sociedad se refiere, es un poco difícil establecer, de manera tangible y concreta, el valor de un dato o de una información, por sí mismos; lo que si podemos apreciar son los resultados y consecuencias de su uso. 

La información puede modificar la conducta de los individuos. El conocimiento que se genera a través de esta, marca una diferencia transcendental en el desarrollo del individuo, proveyéndole no sólo de herramientas intelectuales; sino también de competencias y habilidades prácticas capaces de generar en él un cambio positivo y productivo.

El poder de la información ha sido sobreentendido y dimensionado, a lo largo de toda la historia de la humanidad, a través de los ejemplos evidenciados por los grandes imperios que surgieron y se desarrollaron, gracias a que poseían conocimientos con los que no contaban sus enemigos u otras poblaciones contemporáneas a estos.

Las grandes civilizaciones antiguas se valieron de diversos métodos para transmitir los conocimientos que, a través de la experiencia (el proceso de observación/experimentación vivido a lo largo  del tiempo),  fueron acumulando y que resultaban básicos para su desarrollo intelectual y económico.

“La Información/El conocimiento es Poder”

Pareciera que las Civilizaciones Antiguas (Asirios-Fenicios-Griegos-Romanos-Egipcios-Aztecas-Mayas-Incas) entendían mejor que muchas sociedades actuales, el valor de la información y el conocimiento y, quizás por esto,  muchas de éstas lo restringían a los nobles, los eruditos (filósofos, magos, políticos, estudiosos), algunos esclavos libertos y a la iglesia;  aunque muchos autores han evidenciado que esta restricción iba más allá del sentido de protección de sus enemigos, sino que también, lo hacían para limitar la capacidad de reclamo de los ciudadanos.  Así de importante se entendía la información/el conocimiento, en la antigüedad. 

Esta situación cambió, grandemente, con el surgimiento de la Imprenta (Gutenberg-1450); con la cual se masificó la producción bibliográfica, que hasta ese entonces era realizada a mano y mediante métodos muy rudimentarios; más tarde, con el posterior surgimiento de los Periódicos, las informaciones y el conocimiento que estas generaban,  empezaron a llegando al pueblo de primera mano, cambiando su idiosincrasia.

Actualmente, muchas instituciones destacan la importancia del manejo de la Información oportuna, la gestión efectiva del conocimiento, la educación y las tecnologías relacionadas a estas áreas, como ejes clave y estratégicos para el desarrollo de las personas y las naciones; en búsqueda, sobre todo de sistemas organizacionales y sociales que proporcionen a sus ciudadanos una mejor calidad de vida y mayor equidad en la distribución de los recursos/activos existentes.

Hoy en día, las tecnologías han eficientizado el procesamiento de los datos, dando como origen la generación de grandes volúmenes de información  lo que ha llevado al surgimiento de todo un sistema de vida sustentado en la automatización, permitiendo nuevas formas trabajo, educación, ocio y entretenimiento; redefiniendo el período histórico en el que estamos y desarrollando una nueva forma de administración de la información y generación de conocimientos.

Correspondencia Organizacional

LA CORRESPONDENCIA GENERAL Y ORGANIZACIONAL

CORRESPONDENCIA – COMUNICACIÓN – DOCUMENTOS

No es extraño que utilicemos estos conceptos en forma indistinta, sobre todo cuando nos referimos a su uso en el ambiente organizacional; pero es bueno destacar que cada uno de estos conceptos tiene su propia definición y alcance por lo que es necesario que los precisemos, no sólo para su utilización correcta, sino también, para poder estructurar los procesos de Administración de la Documentación Organizacional.

Correspondencia, es la colección de documentos escritos utilizados por las personas para el intercambio de informaciones de diversos tipos, y que contribuye a mantener una relación recíproca entre las partes que intervienen.

Los periódicos, los sobres que nos llegan por mensajería personal, las invitaciones que recibimos o enviamos; todo esto forma parte de la Correspondencia, en este caso de Oficina.

Comunicación Organizacional es el conjunto de mensajes que una institución transmite, a un público determinado, con el fin de dar a conocer su misión, visión, filosofía, valores y objetivos, al tiempo que logra establecer una empatía entre ambos.  El formato, tipo, medio y método de la Comunicación Organizacional es muy diverso, sobre todo gracias a la Tecnología de la Información y las Comunicaciones.

Mientras que un Documento Organizacional es todo objeto producto de la actividad humana que proporciona una información, independientemente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado.  El formato de estos es muy variado (vídeos-grabaciones de audio-fotografías-planos) y sus informaciones están estrictamente relacionadas con la naturaleza de la empresa, a la que sirven para sustentar sus acciones y permanencia.

A partir de estas tres definiciones podemos diferenciar claramente estos conceptos, entendiendo que cuando nos referimos a la Correspondencia nos estamos refiriendo al conjunto total de documentos y comunicaciones; las Comunicaciones se refieren al proceso y la forma en que la organización transmite una información y la interacción con su entorno, que se da como resultado de ésta; los Documentos, por otra parte,  son las Comunicaciones de carácter estrictamente profesional y sirven para el registro diario de sus operaciones.

La Correspondencia Organizacional, junto con las Comunicaciones y los documentos, son la base, y razón de ser, de todos los Sistemas de Administración de Datos e Informaciones que se implementan en las organizaciones; podríamos decir que son los insumos con los cuales se alimentan estos Sistemas.

DIFERENTES PERO COMPLEMENTARIAS: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS VS ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS

 

DIFERENCIAS ENTRE LA ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS Y LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Muchas personas, al escuchar el título de Administrador de Oficinas, tienden a confundirse y pensar que es lo mismo que ser un Administrador de Empresas, pero no es así.   Las diferencias son muchas, comenzando por los perfiles de estos dos profesionales, los cuales son muy diferentes; yo tiendo a compararlos con las palabras eficiencia y eficacia.

 En un esfuerzo por renovar la imagen profesional del Secretariado, captar estudiantes y darle nuevos aires a la carrera; hace unos de 20 años, se inició un proceso de cambio que incluyó la selección de otros nombres que se adaptaran mejor a las características del mercado y al nuevo perfil del profesional de oficinas; menos operativo y más orientado al trabajo administrativo, que nos permitiera sustituir la palabra “Secretariado”, pero sin que se perdiera la esencia y naturaleza de esta profesión.

En el transcurso se barajaron varias denominaciones y una de las más aceptadas fue la de Administrador de Oficinas (de ahí el nombre de nuestro blog).  Para quienes estuvimos involucrados en esta tarea, el perfil de este “nuevo” profesional estaba muy claro, sobre todo, porque en su estructura y definición, mantenía su interdependencia y relación con el Secretariado. 

Con el paso del tiempo, nos dimos cuenta de que esto no era exactamente así.  Incluso, en la actualidad, muchas personas tienden a confundirse y creen que ambas profesiones tienen el mismo rango de acción, lo que es un error.

Se entiende la Administración de Empresas como el “acto de coordinación humana (individual o grupal) para alcanzar unos objetivos”.  (Hernández Rodríguez, Sergio.  2006).   En esta definición, podemos entender que la Administración de Empresas dirige su acción, esencialmente, a interrelacionar el esfuerzo humano, como motor principal para el logro de las metas y objetivos organizacionales estratégicos.  El componente humano es el recurso principal, hacia el cual se dirigen sus acciones.

Como profesión, éste mismo autor la define como “la disciplina que se dedica al estudio y formación de especialistas en dirigir el trabajo humano en equipo, con el fin de elevar la competitividad de los organismos sociales productivos del sector público y privado”.

Mientras que la Administración de Oficinas, yo tiendo a definirla como “la disciplina que conjuga las habilidades y destrezas básicas/elementales de la profesión secretarial, con los conocimientos de gestión administrativa; necesarios para la mejor realización/ejecución de los procesos de oficina.” (Silvania Guzmán Muñoz, 2006)

A partir de estas definiciones, ya empezamos a percibir las diferencias entre la Administración de Oficinas y la Administración de Empresas.

Tomando como base lo dicho anteriormente, primero que nada, vamos a destacar que, en lo referente al aspecto humano de la disciplina, la Administración de Oficinas, a diferencia de la Administración de Empresas, no busca “formar especialistas en dirigir el trabajo humano individual y en equipo, …”, busca que este capital humano de oficinas sea capaz de gestionar en forma adecuada sus tareas y los suministros/herramientas que utiliza para realizarlas.  

En resumen, como carrera, pretende en primer lugar, formar un profesional capaz de gestionar y ejecutar una serie de funciones operativas y administrativas, muy específicas, relacionadas con las tareas realizadas, cotidianamente, en una Oficina.

En segundo lugar, su enfoque se dirige a la optimización del trabajo de un tipo en específico de los miembros de la organización, aquellos que trabajan en labores relativas al Desarrollo del Conocimiento Organizacional; o sea, al Procesamiento de Datos e Informaciones, la Administración de Documentos y la Gestión de la Imagen Organizacional.  Mientras que la Administración de Empresas, dirige sus esfuerzos a lograr el máximo desempeño de todas las personas que conforman las organizaciones, en todas sus Áreas o Unidades; con el fin de alcanzar sus objetivos estratégicos; o sea, aquellos que aseguran su permanencia en el mercado a largo plazo. 

Y, en tercer lugar, otro de los propósitos de la Administración de Oficinas es que los Colaboradores de Oficinas, sepan administrar los recursos que las organizaciones ponen a su disposición para la ejecución de sus tareas; recursos que van desde los espacios de trabajo, pasando por los equipos, las herramientas y el mobiliario, hasta llegar al material gastable, para que puedan apoyar de manera eficiente las funciones de los ejecutivos.   

Por último, es oportuno resaltar, nuevamente, que la diferencia entre estas dos disciplinas radica en su naturaleza y enfoque:  la Administración de Empresas, abarca e incluye tanto a la Administración de Oficinas, como a cualquier otra disciplina que se desarrolle dentro de una Organización; no así la Administración de Oficinas, que mantiene orientada su atención sólo hacia una parte de la misma, la que está relacionada con las labores que conforman el Proceso de Gestión de Información y Documentos; por lo que por su naturaleza y alcance, ésta no puede sustituir la función de la Administración de Empresas.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE OFICINAS

Utilizamos esta palabra en forma cotidiana y aunque parezca difícil de creer, pocas personas pueden de forma precisa emitir una definición sobre esta; algo que también pasa con otros conceptos asociados a ella.

La palabra Oficina tiene dos orígenes identificables; uno proviene del latín Officium (plural officia) el cual significaba, servicio, cortesía, ceremonia.  El otro se deriva del latín tardío “officialis”, que significa lugar donde se realizan las funciones administrativas y de colaboración dentro de una empresa.

Ésta puede ser definida como “el lugar de una empresa u organización, donde se registra, procesa y utiliza la información, necesaria para el proceso de negociación y toma de decisiones.”  (Manning, 2005)

Como vemos, esta definición se aparta de la mera referencia al espacio físico y deja sobreentendida la función operativa que hace del área de oficinas un punto neurálgico para el desarrollo de procesos administrativos y de negocios que, al tiempo que generan valor para clientes y relacionados, permiten a la empresa alcanzar sus objetivos.

De manera más específica, cuando nos referimos a una Oficina Ejecutiva, se habla del lugar donde se genera y sostiene la operatividad general de la organización, pero también, es el lugar desde el cual se gestiona; en gran medida, su Imagen Corporativa, la cual está basada, por una parte, en la gestión de marca y estrategias de producción, y por otra, en la gestión del compromiso, a través del cuidado de la reputación y ética de su hacer general; la calidad del servicio y atención al cliente; la profesionalidad y desempeño estratégico de sus colaboradores.

Estas, forman parte de las razones por la que resulta de vital importancia que la empresa gestione en forma estratégica el Área de Secretariado, para que de esta forma el soporte que esta ofrece a las tareas estratégicas (ejecutivos), Administrativas (colaboradores administrativos) y Operativas (colaboradores de oficinas); sea verdaderamente relevante al logro de los objetivos de la organización.

Es importante destacar que el colaborador de oficinas, gracias a las características que definen a las empresas actuales, ha pasado de ser un colector de datos y un enlace primario, a un generador de conocimientos; ya que es uno de los principales integrantes del proceso de Sistemas de Información y Administración de Documentos de la empresa.

Éste, además, es uno de los más afectados por los cambios que se generan en ella; principalmente, aquellos que tienen que ver con las innovaciones, ya sean estas tecnológicas o de procesos, por lo que su actitud ante los mismos se ha convertido, junto al desarrollo de la capacidad de aprendizaje continuo y la gestión de las relaciones interpersonales; en una de sus características más preciadas.

La correcta gestión del colaborador de oficinas permite a la empresa generar valor en áreas estratégicas para ésta, como serían:

1.      Gestión de Organización de Oficinas

2.      Administración de Documentos e Informaciones

3.      Gestión de Imagen Organizacional 

Todas estas actividades forman parte del Proceso de Administración de Oficinas y tienen considerable importancia como funciones de apoyo a la gestión del ejecutivo; para el alcance de los objetivos estratégicos de la empresa, y lo más importante es que éstas pueden ser optimizadas a través de una correcta gestión del colaborador que debe realizarlas.

 La Gestión de Oficinas está relacionada a la organización de espacios y tareas de oficinas, con el fin de optimizar espacios y tiempo en la realización del trabajo.  El objetivo principal, siempre será el de garantizar que el ejecutivo de la oficina cuente con los recursos necesarios en el momento oportuno para poder realizar sus funciones estratégicas con éxito.

En resumen, el propósito de esta gestión es proporcionar un lugar y ambiente de trabajo, adecuados para todos los que en ella interactúan, sean estos: los gerentes, administradores y/o colaboradores de oficinas. 

LÍNEA DE TIEMPO: SISTEMAS REPROGRÁFICOS

 

La Reprografía y los Sistemas Reprográficos

Hablar de Reprografía significa referirnos a uno de los eslabones de la Administración de Oficinas cuya gestión, ocasionalmente, representa un Talón de Aquiles para las organizaciones; ya que puede generar muchos gastos y desperdicios.

Reprografía, es el arte de hacer una o más copias de un material escrito o gráfico o según el Diccionario Larousse, “es el conjunto de técnicas que permiten reproducir un documento”.

En este punto es bueno que evitemos pensar que esta se basa, únicamente, en equipos automatizados como las fotocopiadoras o las impresoras.  Recordemos que al inicio de la escritura la reproducción de documentos se realizaba a mano, y desde ese entonces fueron muchos los intentos que se realizaron para buscar una mejor forma de masificar su creación y cada implemento, artefacto, herramienta o método así lo testifican.

En las organizaciones, desde el papel carbón, la pluma, el lápiz, el papel hasta llegar a la tecnificación con la invención de la imprenta, y luego la máquina de escribir Remington, el Mimeógrafo, la fotocopiadora Xerox, finalizando con la impresora y los escáneres, todos son elementos que forman o han formado parte de un Sistema que ha permitido la reproducción fiable se las informaciones y documentos.

Los Sistemas Reprográficos, que no son más que el “Conjunto de técnicas que permiten reproducir un documento”, en cuya definición se abarcan todos los procesos desde la escritura a mano hasta el escáner o cualquier invento moderno que se nos ocurra, mediante el cual podamos obtener un material idéntico al original.

Las empresas siempre han sido, como reflejo de las sociedades donde se desarrollan que éstas son, las receptoras número uno de los cambios y los avances en diversas áreas incluyendo la tecnológica, y en el caso de la reprografía no podía ser diferente; la importancia de la implementación  de estos métodos y técnicas en la empresa moderna es vital para su promoción y difusión en el mercado, como forma de llegar a una mayor cantidad de público en menos tiempo. 

Pero, pese a su importancia, el Sistema Reprográfico de las empresas ha sido una de sus mayores debilidades estratégicas, principalmente, por los altos costos que representan para las mismas no solo al momento de su compra, sino también por los gastos en suministros y material fungible, y la consecuente capacidad de generación de desperdicios que estos sobrellevan.

De igual manera, estos son considerados como un punto clave dentro de la Administración de Oficinas, porque absorben gran parte de la atención de los Administradores en tres puntos esenciales:

-        Imagen Organizacional

-        Ahorro en los Costos de Producción

-        Gestión de Desperdicios

Tanto, para las secretarias como para todo miembro del personal de oficinas, gestionar adecuadamente los elementos que forman parte de los Sistemas Reprográficos es parte de sus tareas operativas, las que conducen a la mejora de su desempeño estratégico.   

Y tú, ¿ya habías pensado en la importancia de los Sistemas Reprográficos y los elementos que los conforman?

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