SISTEMAS DE OFICINAS

 Las oficinas son las unidades que conforman una empresa/organización.

Una de las características de estos espacios es su comportamiento integrativo e interdependiente el cual permite el enlace de las funciones, tareas y objetivos primarios de cada una de ellas, conformando esa estructura que es la empresa; pero además, esta interrelación efectiva va creando subsistemas, que agrupan, con el fin de optimizar su capacidad de trabajo, no solo las unidades que son afines, sino también, las funciones que en ellas se realizan, los equipos que se utilizan en ellas y los colaboradores que los utilizan.

Esta interrelación de unidades departamentales, equipos, colaboradores y funciones es lo que da a origen a los Sistemas de Oficinas.

 SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE OFICINAS

La Revolución Industrial, y posteriormente, el desarrollo de la Tecnología, principalmente, de la Información y las Comunicaciones-TIC, trazaron su ruta dentro de las oficinas facilitando la operatividad de estas, de tal forma que crearon un fenómeno que fue designado con su propio nombre: “Ofimática”; un acrónimo que se forma de las palabras Oficina + automática.

Ahora bien, es justo acotar, que esto no significa que la falta de tecnología o tecnificación implica que no existen sistemas para la realización efectiva del trabajo, de ninguna manera.

Sistema es la capacidad de interrelacionar elementos para, mejorar la capacidad de realización de una determinada tarea; y en ese sentido, las organizaciones siempre han ideado y puesto en ejecución, normalizaciones y procedimientos que permitan alcanzar este fin.

Un Sistema de Oficinas, Son todas aquellas herramientas, equipos, recursos y procedimientos que se interrelacionan, para el eficaz cumplimiento de todos los procesos de oficina, a través de la Administración de Documentos e Información. (Silvania Guzmán-2010)

Ahora bien, es indiscutible que el desarrollo alcanzado por la tecnología hasta llegar a la Inteligencia Artificial ha proporcionado herramientas que contribuyen no solo a mejorar las ejecutorias de las diferentes funciones/tareas administrativas, sino también, los espacios y a la actualización de las propias herramientas utilizadas.

Se entiende por Sistemas Automatizados de Oficina, como la estructura mecánica y tecnológica conformada por todas aquellas herramientas, equipos y programas, utilizados en las oficinas para la realización de las diferentes funciones que en ella se realizan.

Estos sistemas se crean según las necesidades de cada empresa/organización, y dentro de sus funciones están:

• Optimización de los espacios de trabajo y las herramientas/equipos que en ellos se utilizan.
• Mejorar la autonomía y rendimiento de los equipos utilizados en las oficinas.
• Interrelacionar de forma efectiva las unidades departamentales que conforman una organización/empresa.
• Aumentar la productividad y el buen desempeño laboral.
• Maximizar el rendimiento de todos los recursos implementados en la oficina.

Pero no debemos olvidar dos aspectos importantes:  1) La implementación de cualquier tipo de Sistema de Oficinas, no puede responder a las modas ni la viralidad del momento; para que este sea en verdad efectivo, debe ser capaz de dar respuestas a las necesidades reales de la organización y el retorno de  la inversión que en ellos se hace debe reflejarse en la optimización general de los procesos que en ellos se utilizan; y 2) que estos Sistemas están íntimamente relacionados con la Administración de Documentos e Informaciones, que es la base del trabajo de oficinas.

En este sentido, podemos definir la Administración de Documentos e Información, como el proceso de cinco fases mediante el cual los documentos son gestionados a lo largo de su vida útil dentro de una Organización.

La base de este proceso es el Ciclo de Vida de los Documentos y el Valor que estos tienen para las instituciones.

A continuación, presentamos un listado de algunas de las herramientas que forman parte de los Sistemas de Oficinas, asignadas en cada una de las partes de este proceso en la que son utilizadas, sin olvidar que ningún Sistema de Oficinas está completo sin los recursos humanos capacitados para usarlos, las Políticas y los Manuales de Procedimiento que definen su correcta utilización.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROFESIONALES ADMINISTRATIVOS

Por muchos años ha existido una confusión entre el Secretariado y sus áreas (Secretarias-Recepcionista-Archivistas-Mecanógrafas- Administradores de Oficinas) y los Profesionales Administrativos son lo mismo.

Profesionales Administrativos son todas aquellas personas que ven transcurrir su tiempo laborar desde una oficina, realizando funciones afines al secretariado, (Asistentes Personales/Ejecutivas/Administrativas); pero complementadas con tareas más orientadas a la gestión, organización y operatividad de la oficina, con el fin de sustentar la labor de los ejecutivos y el desarrollo de la empresa.

Resumiendo.  No todos los Profesionales de Oficina o Administrativos  son Secretarias/os; pero todas las Secretarias/os sí son Profesionales Administrativos.         

Aclarada un poquito esa parte; hablemos de la Clasificación de los Profesionales Administrativos y para esto debemos considerar su formación, la posición que este ocupa en la oficina y el tipo de empresa, entre otros aspectos; esto así porque muchos Profesionales Administrativos no están graduados de Secretariado y no dudan en hacer esta aclaración siempre que lo entiendan oportuno o necesario.

Por suerte, existe una Asociación Profesional que se ha dado cuenta de que la evolución profesional del personal de oficina no se centra únicamente en el cambio de denominación del secretariado; sino que va más allá de renombrar profesiones, por lo que se requieren otros parámetros para realizar una clasificación más acertada y efectiva de estos profesionales.  Esta Asociación es la World Administrators Alliance, organización global formada por profesionales de más de 60 países que ha creado con el apoyo de estos, la Matriz Global de Habilidades/Global Skills Matrix, que sirve como herramienta para definir, estructurar y desarrollar la capacidad administrativa de las organizaciones; a través de la clasificación por niveles de los profesionales administrativos.

Esta herramienta cobra importancia no solo como ayuda para clasificar los profesionales administrativos, sino también, como fuente de información para identificar cuáles son las competencias, habilidades y destrezas que realmente se adaptan a las necesidades de cada rol, al tiempo que contribuye estandarizar, por niveles, las diferentes posiciones que estructuran una organización.

La actualización de esta Matriz, realizada en este año, toma en consideración diversos factores nuevos, como los aportes de la IA al Sistema de Oficinas, pero también, devela puntos que todavía permanecen sin respuestas a pesar del tiempo transcurrido como el hecho de que en muchas ocasiones el titulo del puesto no refleja con exactitud las responsabilidades del mismo; el que muchas personas no entienden de forma clara lo que es una secretaria o un profesional administrativo y el alcance de sus funciones; que pese al aparente aumento en la movilidad de los profesionales, el tiempo de experiencia mínima del 80% de los más de 3,000 profesionales que intervinieron en el estudio, rondaba los 10 años, mientras que el 54% de estos superaba los 20 años.

En cuanto a la Matriz en sí, esta está compuesta por dos áreas la Matriz de Habilidades Globales que define las capacidades profesionales asociadas a cada uno de los cinco niveles que la conforman y la Matriz de Tareas con la que se correlaciona y en la cual se enlistan las responsabilidades funciones o tareas atribuidas a cada nivel. También en este estudio podemos encontrar el Mapeo de Posiciones Laborales, en el que se enumeran las posiciones que corresponden a cada nivel de la Matriz.

Esta es una herramienta que puede servir de guía, tanto a los profesionales Administrativos como a los ejecutivos u organizaciones, porque las informaciones se presentan en forma clara y precisa, ya que, por un lado, agrupa a los profesionales por competencias y no por títulos académicos, luego, asocia las tareas propias de cada nivel  con las competencias necesarias para realizarlas y por último, el Mapeo, nos presenta en forma directa los puestos que corresponden a cada uno de los niveles de la Matriz.

A continuación, vemos en forma detallada, los componentes de esta Matriz Global (fuente externa:  World Administrators Alliance https://wa-alliance.com/home/)

Esperamos que esta forma de organizar a los Profesionales Administrativos les resulte de utilidad y la tengan en consideración en su proceso de actualización y formación académica.

Tipos de Información Organizacional

 Cuándo hablamos de Tipos de Información Organizacional, nos referimos a aquellas informaciones que se necesitan en las organizaciones para sustentar sus operaciones diarias: transaccionales, administrativas o de negocios.  Organizacionalmente hablando, la clasificación de la Información, al igual que la Comunicación y la Toma de Decisiones, van a responder al nivel jerárquico donde sean administradas.  

En este caso, los tipos de Información Organizacional son:

1. Información Estratégica: Orientada a la toma de decisiones por parte de las directivas con miras a alcanzar un objetivo.
2. Información Táctica: Orientada a coordinar actividades donde se plantean posibles opciones para alcanzar los objetivos planteados por los directivos a través de las estrategias.
3. Información Técnico Operacional: Operaciones efectuadas de modo rutinario mediante la captura de datos y sistemas de procesamiento transaccional.

Pero además, según el Analista Administrativo, Peter Drucker, los ejecutivos requieren cuatro conjuntos de herramientas de diagnóstico:

1. Información Básica: Información que la gerencia debe tener a mano para conocer el estado básico de la empresa. (flujo de caja, proyecciones de liquidez, estimaciones estándar, cobertura de ingresos para pago de obligaciones, cuentas pendientes, activos totales, ventas etc.)
2. Información sobre la Productividad: Referente a la productividad de los recursos claves (mano de obra, empleados, datos sobre la totalidad de factores definidos por la empresa).
3. Información sobre la Competencia: Referente a los avances de la competencia en materia de qué hacen y cómo mejorar lo que hacen.
4. Información acerca de la Asignación de Recursos Escasos: Referente a la asignación de recursos al capital y al personal.

Considerar estos tipos, también  forma parte del Proceso de Administración Documental y de la Información que permite la sostenibilidad de la función del ejecutivo.  

Es bueno volver a recordar aquí el tener pendientes las diferencias existentes entre Correspondencia, Documento, Dato e Información; ya que son elementos distintos de un mismo proceso sistémico: la Administración de la Comunicación Organizacional.

Finalmente, cabe destacar, que no basta con tener la información a la mano; ésta debe ir a la par de las estrategias de la empresa, donde cobrará valor financiero en la medida en que sea aplicada para la realización de sus procesos.

 

 

La Información en las Organizaciones

Los Gerentes Modernos han comprendido que la Información, no es sólo un subproducto de la gestión empresarial que les permite tomar decisiones cotidianas, sino que, al tiempo que ésta sustenta las operaciones de negocios, se convierte en uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de la Organización.

Es por esto que la Información es considerada como un elemento estratégico de todo negocio moderno; pero su efectividad dependerá de las medidas que adopten las Organizaciones, para su Administración.

Si una Organización desea maximizar la utilidad que posee su Información, debe gestionarla de forma correcta y eficiente, tal y cómo lo hacen con los demás Recursos Tangibles.

Los administradores deben comprender, de manera general, que toda Información Organizacional tiene unos costos asociados con su producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación; y aunque ésta fluye de manera constante y continua a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso debe ser estrictamente estratégico, para posicionar de forma ventajosa la Organización dentro de un determinado Mercado.

El éxito de una empresa no depende, únicamente, de cómo maneje sus Recursos Materiales (trabajo, capital, energía, etc.), también es importante la forma en cómo aproveche sus Activos Intangibles (Know-How, conocimiento del mercado, imagen de marca, fidelidad de los clientes, etc.).

El correcto desarrollo de estos últimos, en parte, se basa en la existencia de un adecuado flujo de información, por un lado, entre la Organización y su entorno, y entre sus distintas unidades, por otro.

Una Organización es más competitiva, cuanto más se apoye en la Administración de su Información como un medio para lograr la diferenciación de sus productos o servicios; lo cual puede conseguir con la implementación de Planes de Innovación Tecnológica que le proporcionen la plataforma necesaria para lograr la interconectividad, tanto de sus unidades internas como externas, y la implementación del uso de redes, que faciliten su virtualización.

Estas medidas repercutirán, además, en la reducción de costos generales, minimización del tiempo de ejecución de las tareas, en una comprobable mejora de toda su Cadena de Abastecimiento y en la apertura de nuevos espacios en los mercados.