Preservar
documentos e informaciones ha sido una actividad inherente al desarrollo de la
humanidad. Desde tiempos primitivos, el
hombre buscó la forma de conservar y compartir los conocimientos que iba adquiriendo
por medio de la observación y la experimentación.
Con
el tiempo, la preservación de informaciones se convirtió en una tarea básica para
las diferentes civilizaciones; sobre todo con el surgimiento de la escritura,
ya que con la conservación de los conocimientos no solo se salvaguardaba el
legado cultural e histórico de la nación; sino también, su conocimiento en
áreas como: la medicina, la arquitectura, la agricultura, el comercio y las
finanzas, que formaban parte del día a día de la sociedad.
Debido
a la importancia que tenía el conocimiento para su subsistencia y desarrollo,
estas civilizaciones empezaron a crear sistemas para preservarlo los cuales han
ido evolucionando con el paso del tiempo hasta nuestros días.
Pasando
por las tablillas de arcilla de Mesopotamia, luego los Papiros del Antiguo
Egipto hasta la creación de las grandes Bibliotecas de la Antigua Grecia y
Roma; la acción de archivar evidenciaba el valor que estas civilizaciones conferían
al conocimiento.
Este
valor e importancia fue asumido por las generaciones posteriores que siguieron identificando
el conocimiento como la fuente de todo progreso, y es así como en la Edad Media
y en la Época del Renacimiento, los monasterios asumieron la función de ser sus
guardianes, una responsabilidad que en la Era Moderna se asumió por el Estado,
a través de la creación de Archivos Históricos – Nacionales y Generales, junto
con la evacuación de una serie de leyes que norman y rigen la acción de
archivar los documentos, tanto públicos como privados.
En
la República Dominicana, la Preservación General de Documentos está
regulada por la Ley General de Archivo de la República Dominicana, 481-08.
Esta
Ley en su Título 1: Sistema General
de Archivos; Capítulo 1: Definiciones:
define los términos relacionados a los Documentos, y su Proceso de
Administración, inclusive, los Archivos, Ciclo de Vida de los Documentos,
etc.
Y, En
su Capítulo III, Reglamenta los Archivos Privados.
Por
otro lado, esta Ley es la base para la estructuración de los Archivos Organizacionales,
públicos y privados, a nivel nacional.
Otra
Ley que incide directamente en la Conservación de Documentos Organizacionales, principalmente
los Documentos Electrónicos, es la Ley Sobre Comercio Electrónico, Documentos
y Firmas Digitales No. 126-02, promulgada el 4 de septiembre de 2002.
La Ley
sobre Propiedad Industrial, No. 20-00.
Determina la vigencia y validez de documentos como Patentes, Registros
Mercantiles, Diseños Industriales, Modelos de Utilidad, Marcas, etc.
El
Ciclo de Vida de los Documentos, es básico para definir el tiempo que deberán
mantenerse a resguardo y en base a esto tenemos, por ejemplo, las siguientes
consideraciones generales:
- Reglamentaciones
Comerciales. Los
Documentos relacionados con la Constitución de la Organización tienen la mayor
permanencia de todos los creados en ella, sin importar que se hayan visto afectados
por modificaciones al pasar el tiempo, estarán hasta el final o el cese de
operaciones de estas. Estos se conservan
en los Archivos de Presidencia o Gerencia General.
- Los Documentos Internos
(cartas-actas-circulares-memorandos-informes), Legales, Financieros, Contables,
Mercantiles y Comerciales; son
conservados en Archivo Activo, durante el tiempo en que estén en vigencia. Una vez cumplida su vigencia se mantienen por
un período no menor a 10 años. Estos
pasan a una fase Semi-Activa, luego de cumplir los tres años de finalizada su
vigencia, y a partir del quinto año son pasados al Archivo Intermedio hasta que
cumplen su período mínimo de permanencia.
Luego de esto se decide, mediante reunión del Consejo General o
Directivo de la Organización, si serán eliminados o conservados en el Archivo
Histórico/Muerto.
En
las organizaciones, la gestión documental es el sostén de su operatividad y
esta función es realizada por el Personal de Oficinas, principalmente, la Secretaria.
En el marco de
las organizaciones podemos diferenciar la parte de gestión de la administrativa
y es que La
Gestión o Administración del Conocimiento es la función que planifica, coordina y controla
los flujos de conocimientos que se producen en una empresa en relación con sus
actividades y con su entorno, con el fin de crear competencias esenciales. (Eduardo
Bueno Campos);
Mientras
que la Administración de Documentos es el conjunto de métodos y
prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,
conservación, reproducción y destino final de los documentos organizacionales. Es a esta área a la que pertenece el Archivo.
De
igual forma, debemos considerar que, además de las leyes, nacionales e
internacionales, la administración de documentos organizacionales y en este
caso en específico, el archivo de documentos también puede ser pasible de cumplir
con una serie de normativas como son las emitidas por la Organización
Internacional de Normalización o ISO:
La Organización
Internacional de Normalización o ISO, surge luego de la Segunda Guerra Mundial,
el 23 de febrero de 1947, con sede en Ginebra-Suiza; es el organismo encargado de
promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación (tanto de
productos como de servicios), comercio y comunicación para todas las ramas
industriales.
A
esta Organización están afiliados 163 países. Proporciona Certificación de
Calidad a aquellas instituciones, públicas y privadas, que cumplen con sus
estándares. Su función principal es la
de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas
u organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional.
Varias
de sus Normas rigen diversos aspectos relacionados con la Administración de
informaciones y Documentos, y entre estas tenemos:
- Norma ISO
15489-1:2001, de mayo de 2007, proporciona las guías
para gestionar cualquier tipo de documento en archivo.
- Resultado de la revisión de esta Norma,
surge la Norma ISO 30301 sobre Gestión Documental.
- La Norma
30300:2011 define los términos aplicables a los
estándares sobre la Administración de Sistemas de Archivo.
- La Norma ISO 30302:2015 proporciona
las guías para la implementación de la Norma 30300:2011, y está diseñada
para ser utilizada en conjunto con las dos anteriores.
- La Norma ISO 27000 que ayuda a las
organizaciones a mantener Seguras sus Informaciones.
Todas
estas Normas ayudan a las Organizaciones suscritas a ISO, a estandarizar sus procesos
de Administración de la Información y Documentos, como una forma de asegurarse
de que la documentación organizacional cumpla con su función.
Existen
otras Organizaciones que poseen regularizaciones Internacionales para la
Gestión de Documentos y Sistemas de Archivos, por ejemplo: Cuando las Naciones se hacen signatarias de
Organismos Internacionales, acogen sus lineamientos y directrices haciéndose
compromisarias, a su vez, de sus Normas y Procedimientos, como es el caso de
las Reglamentaciones para el Comercio y Relaciones Internacionales, Desarrollo,
Finanzas y Procedimientos Legales, de la misma especie.
De
estos casos, podemos mencionar:
- La UNESCO, que en 1979 crea el Programa de Gestión de Documentos y Archivos
RAM. Cuya última modificación fue realizada en el 2008.
- La Organización
Mundial del Comercio, que también ha publicado una serie de Normas
relativas a la Gestión de Documentos de los países miembros.
Todas
estas Leyes, Reglamentaciones y Normas deben ser tomadas en consideración a la hora
de Estructurar los Sistemas de Gestión de Documentos de las Organizaciones, con
esto se garantiza, no sólo que las Organizaciones cuenten con un mayor control
de sus documentos, sino también, más transparencia en la Gestión de la
Información.
En
esta Época Contemporánea, a la par con la implementación de las leyes y normas
antes vistas, los medios y métodos de archivar evolucionaron en diferentes
tipos de archivos físicos y digitales; las bases de datos y sistemas de gestión
del conocimiento hasta llegar a la nube y el almacenamiento distribuido.
Lo visto anteriormente, es tan solo una pequeña pincelada de todos los factores
que inciden en el Proceso de Archivar Documentos; visto así, sé que ahora no parece una tarea trivial y nos hemos
dado cuenta del valor que esta reviste para el desarrollo organizacional.
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