LAS ASOCIACIONES PROFESIONALES

Con la llamada Revolución Industrial vino una etapa aún gris en lo que a las condiciones del trabajador se refería, ya que la premisa administrativa general era que “el tiempo es oro”, esto también significaba que se debían obtener los mayores beneficios al menor costo y tiempo posibles. Esta reducción de costos recaía sobre las condiciones laborales de los trabajadores las cuales llegaron a ser, en muchos casos, inhumanas.

Luego de la Segunda Guerra Mundial y con el resurgimiento de la Producción Industrial; los empleados se dieron cuenta de su importancia dentro de “tren” productivo de las empresas y decidieron reclamar lo que por derecho les correspondía (mejoras en sus condiciones de trabajo, salarios justos, lugares de trabajo más adecuados, mejores condiciones sanitarias, etc.), es en ese momento cuando surgen los llamados “Sindicatos”, que no eran más que la agrupación de empleados, generalmente divididos en sectores o áreas de trabajo, los cuales planteaban sus necesidades a los empleadores a través de un vocero designado por ellos mismos.

De más está decir, que en un principio, estos sindicatos fueron muy mal vistos por los empleadores y que incluso en muchos países llegaron a prohibirse, por Ley, las uniones de este tipo; pero aún así éstas se desarrollaron subrepticiamente hasta los inicios del Siglo XIX, cuando en 1824, en Inglaterra se reconoce la legalidad de una asociación que existía clandestinamente.

Se dice que por naturaleza el hombre es un ser sociable e instintivamente busca unirse a otros para su subsistencia, desarrollo y evolución; las asociaciones profesionales pueden considerarse como un ejemplo de esa tendencia inherente al ser humano y responden a una necesidad en particular que viene determinada por el área, momento y lugar donde se desarrolle.

Con el paso de los años, y ya que por ley natural todo evoluciona, aquellos que empezaron siendo Sindicatos Laborales que reclamaban un trato digno para sus representados; pasaron a ser Asociaciones Profesionales, porque una vez conquistado el reconocimiento a un trato justo y la dignidad de los trabajadores, había que sostenerlo.

Las Asociaciones Profesionales, buscan a través del desarrollo integral de sus asociados, ya no sólo un trato más digno para estos; sino también, promover la capacitación continua y el desarrollo profesional de estos para su propio fortalecimiento como grupo y poder ofertar así una mejor opción a las empresas. Su misión y visión van mucho más allá de sí mismas; buscan de manera directa contribuir al desarrollo de la nación promoviendo un profesional de alto nivel capaz de realizar un trabajo eficiente para el logro de los objetivos planteados en el campo en que se desarrolle.

Es por eso que hoy en día, lo que empezó de manera subrepticia y en un tiempo fue catalogado como ilegal, ha evolucionado a tal punto que a muchos profesionales se les exige, por Ley, pertenecer a una Asociación o Colegio, reconocido por las leyes de cada país, que avale su trayectoria profesional.

Las secretarias no estamos exentas de esto. A nivel internacional existen asociaciones secretariales que promueven, mediante ideales y objetivos claros, el desarrollo de una profesional más integrada capaz de sortear con éxito los retos que estos nuevos tiempos nos imponen.

La promoción de la capacitación es el “arma” número uno de estas Asociaciones para alcanzar sus objetivos y la cual promueven entre sus asociadas a través de cursos, congresos nacionales e internacionales, talleres de capacitación, certificaciones profesionales, etc.

Las Asociaciones Profesionales en general, pero en este caso en particular, las de Secretarias, son un modo perfecto para mantenernos activas, promover las relaciones interpersonales y despertar la necesidad de capacitación continua la cual es, al fin y al cabo, la que nos evitará caer en la obsolescencia y salir así del tren productivo.

En los Cinco Continentes existen Asociaciones de Secretarias que buscan primeramente el fortalecimiento profesional de las mismas, pero también su desarrollo humano para que puedan alcanzar así su éxito personal contribuyendo al desarrollo de la profesión, en general.

ASOCIACIONES DE SECRETARIAS (No todas)

Norteamérica
Canadá
- Ontario Medical Secretaries Association. http://www.omsa-hca.org
- Association of Administrative Assistants http://www.aaa.ca

Estados Unidos
- International Association of Administrative Professionals http://www.iaap-hq.org/ Fue fundada en el 1942. Agrupa a más 44,000 asociadas y tiene filiales en 60 países.
- National Association of Executive Secretaries and Administrative Assistants (NAESAA) http://www.naesaa.com

México
- COMASE - Confederación Mexicana de Asociaciones de Secretarias Ejecutivas Código Postal 24130. Ciudad del Carmen, Camp., México
- Asociación de Secretarias Ejecutivas de México. Norte 24 Nº 60. Col. Industrial. México 07800, D.F

América Latina y El Caribe
- FIAS - Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias http://www.federacionfias.com

Panamá
- Confederación de Secretarias de Panamá (CONFESEP) Apartado Postal 6-1993 Estafeta El Dorado Panamá, República de Panamá.

Costa Rica
- ANSE - Asociación Nacional de Secretarias Ejecutivas de Costa Rica - Apartado Postal 5776-1000 San José, Costa Rica

El Salvador
- ASES - Asociación de Secretarias Ejecutivas Salvadoreñas - Colonia Miramonte Avda. Maracaibo 3012 San Salvador, El Salvador

Guatemala
- ASGUA - Asociación Secretarial Guatemalteca Arco 3 Acceso A Zona #24, Guatemala, C.A.

Honduras
- ASOH - Asociación de Secretarias y Oficinistas de Honduras Apartado Postal 20.024 Tegucigalpa, Honduras

Aruba
- Aruba Secretaries Association P.O. Box 559 Aruba, Antillas Holandesas

Curazao
- Asosiashon Di Sekretaria Di Korsou PO Box 3137 Curazao, Antillas Holandesas

República Dominicana
- ADOSEC - Asociación Dominicana de Secretarias Apartado Postal 2150 Santo Domingo, República Dominicana
- ADOSEC-FILIAL SANTIAGO - Teléfono: 809-582-7146 exts. 401 - 401- 235

Jamaica

- Jamaica Association of Secretaries & Administrative Professionals The Office Complex/78 Slipe Rd PO Box 364 Kingston 5 JAMAICA WEST INDIES Teléfono: 876-962-9742 Fax: 876-906-0026

Trinidad y Tobago
- Association of Secretaries and Administratives Professionals of Trinidad and Tobago PO Box 1241 Port of Spain Trinidad & Tobago West Indies Teléfono: 868.623.8010 Fax: 868.627.0543 E-mail: nsa-1@tstt.net.tt

Puerto Rico
- Asociación de Secretarias de la Universidad de Puerto Rico-Recinto de Humacao. Universidad de Puerto Rico en Humacao - Estación Postal CUH - 100 Carretera 908 Humacao, PR 00791-4300 http://www1.universia.net/CatalogaXXI/pub/ir.asp?IdURL=130933&IDC=10060&IDP=ES&IDI=1
- Asociación Internacional para el Profesional Administrativo, filial de Puerto Rico (787) 432-1360 ó (787) 375-5486

Brazil
- Secretary and Executive Brasil http://www.secretary.com.br/ Teléfono: (11) 9179-6985
secretary@secretary.com.br

Perú
- Asociación Futuras Secretarias Profesionales. afsp@pucpr.edu
- Asociación de Secretarias y Asistentes del Norte del Instituto Tecnológico del Norte. Av. del Ejército 889 Trujillo - Tel. 260056 - 257562 - informes@itn.edu.pe
- Club de Secretarias de Perú. http://www.clubdesecretariasperu.com

Paraguay
- Asociacion de Secretarias de Paraguay FAX: 592 21 442368 Teléfono: 592 21 449161

Uruguay
- ADESU - Asociación de Secretarias del Uruguay http://www.asociaciondesecretarias.org

Chile
- Colegio de Secretarias de Chile Agustinas 814 Of. 303 Santiago, Chile
- Círculo nacional de Secretarias – Sector Salud/Chile tsoto@minsal.cl preyesr@ssmso.cl.

Bolivia
- Asociación Boliviana de Secretarias (ABSE) Casilla Postal 3025 La Paz, Bolivia

Europa-Asia-África-Oceanía
Portugal
- Associaçâo de Secretárias Portuguesas (ASP) Tel. 351 321 01 03 Fax 351 321 02 99

España
- Instituto del Secretariado Europeo http://www.imp.es/
- Consejo Nacional del Secretariado http://www.secretariaplus.com/c/cps
- FENAS - Federacion Nacional de Secretarias de España Fax: 341 644 3010 Teléfono: 341 350 3767 http://www.aspm.es/
- Asociación del Secretariado Profesional de Madrid

Inglaterra y Escocia
- http://www.uksecretaries.co.uk/ Secretaries

- The Association of Medical Secretaries, Practice Managers, Administrators and Receptionists http://www.amspar.co.uk/
- Institute of Chartered Secretaries and Administrators www.icsa.org.uk

África
- ASSEMO – Asociación de Secretarias Mozambiqueñas Fax: 2581 428855 Teléfono: 2581 429569
- PSA - Professional Secretaries Association of South Africa Fax: 27 21 447 6289 Teléfono: 27 21 447 5114 www.homesecretary.com

Australia
- Institute of Professional Secretaries and Administrators http://www.aiop.com.au

Japón
- JSA - The Japan Secretaries Association Fax: 81 3 3431 5533 Teléfono: 81 3 3431 7360

¿QUE ES LA REPROGRAFÍA?

Desde tiempos inmemoriales el hombre ha tenido la necesidad de estar en contacto con los demás, para lo cual desarrolló numerosas formas de comunicación y lenguajes.

Una vez superado el ¿cómo comunicarse?, surgió el ¿cómo hacer llegar sus ideas al mayor número de personas posibles? Gracias a esta preocupación o necesidad es que surgen diversas formas de transmisión y reproducción de los mensajes.

La Reprografía, forma parte importante del proceso de comunicación visual y escrita de los seres humanos, ya que a través de la duplicación de materiales nos permitimos llegar a muchas más personas, prácticamente, al mismo tiempo.

Pero ¿qué es la Reprografía? Ésta es el Arte o Ciencia de obtener una o más copias de un documento original. Por lo breve de la misma, pareciera que se queda corta en su significación; pero no es así, ya que en ella se encierra toda posibilidad o método que podamos utilizar para la obtención de un duplicado y como es sabido, hoy en día existen un sin fin de métodos para obtener una reproducción o copia de un documento que se adaptan de manera flexible a las necesidades de los ususarios.

El campo de la Reprografía ha encontrado su más amplio nivel de desarrollo y acutalización en sectores como las editoriales, imprentas, estudios fotográficos, etc., los cuales utilizan sistemas revolucionarios para producir cientos de miles de copias a partir de un material original.

Con la evolución de los tiempos y el desarrollo de nuevas tecnologías, han surgido lo que se llaman "Sistemas Reprográficos", que no son más que el "Conjunto de técnicas que permiten reproducir un documento”, en cuya definición se abarcan todos los procesos desde la escritura a mano hasta el escáner o cualquier invento moderno que se nos ocurra, mendiante el cual podamos obtener un material idéntico al original.

Las empresas siempre han sido, como reflejo de las sociedades donde se desarrollan que éstas son, las receptoras número uno de los cambios y los avances en diversas áreas incluyendo la tecnológica, y en el caso de la reprografía no podía ser diferente; la importancia de la implementación de estos métodos y técnicas en la empresa moderna es vital para su promoción y difusión en el mercado, como forma de llegar a una mayor cantidad de público en menos tiempo.

La comunicación en general, y de manera particular la escrita, tiene una importancia capital para las empresas, principalmente, las de hoy, que gracias a las innovaciones en los campos tecnológicos y las comunicaciones, la Internet y la globalización de los Mercados, ven ampliado su espectro de acción hacia confines a los que no esperaban llegar; por eso, para las organizaciones que desean ser competitivas en los tiempos actuales, no sólo la generación, distribución y mantenimiento de los documentos es importante; también, juega un papel destacado en este proceso, la Reprografía.

PROCESO HISTÓRICO DE LOS SISTEMAS REPROGRÁFICOS

Cómo entenderán no puedo colocar aquí todos los inventos reprográficos ni todas las mejoras que han experimentado con el paso del tiempo, hasta llegar a como los conocemos hoy, porque eso me abarcaría muchísimo espacio; sólo daremos una ojeada a los más destacados, y nos daremos cuenta de que realmente no son “taaan” modernos como nosotros creemos.

ANTIGUEDAD

Reproducción a Mano. Mediante La utilización de “Copistas”.

Primeros Métodos de Impresión

Tallado en Piedra - El Sello - La Talla en Madera

105 d.C.

Los Chinos Inventan el Papel.

1440

Johannes Genfleisch (Juan Gutemberg) – Inventa la Imprenta.

1624

Blaise Pascal – Crea la primera máquina de calcular mecánica.

1795

Nicolás Conte – Desarrolló el Lápiz

Borrador - Corrector de Goma

1795 – Charles Condamine – Lleva a Europa la “Goma india”
1839 – Charles Goodyear logra la “vulcanización” de la goma y se crean los primeros borrantes.
1859 - Se patentiza el primer lápiz con borrante por Hyman Lipman.
1861 – Eberhard Faber – establece la primera factoría de lápices en Estados Unidos.

1803

Fue inventada la Pluma de Acero, la cual se convirtió en el símbolo de la escritura a mano. Brian Donkin.

1806

Ralph Wedgwood. Inventa y Patenta el Papel Carbón.

1808

El italiano Pellegrino Turri patenta la primera máquina de escribir.

1828

Bernard Lassmon – patentó el primer sacapuntas.

1843

Alexander Bain – inventa el primer Fascimil

1872

Cristóbal Lathan Sholes. Inventa la primera máquina de escribir funcional. Remington I

1874

Eugenio de Zuccato, obtiene la patente comercial de la primera copiadora de esténciles.

1880´s

- Herman Hollerith, utiliza por primera vez placas perforadas para procesar datos.
- El inventor británico Charles Babbage elaboró los principios de la computadora digital moderna.

1881

Surgen el “Paño de copiar”, el Duplicador rotativo y los esténciles de David Gestetner.

1888

Elicha Gray inventa el Teleautógrafo, considerado como el precursor de la máquina de fax como la conocemos hoy día.

1925

La empresa International Business Machine Corporación (IBM), lanza al mercado las primeras máquinas de escribir eléctricas a las que llamó “Word Processors”.

1937

Chester Carlson – inventa el proceso de copiado llamado Xerográfico.

1938

Lazlo y George Biro inventan el primer lapicero.

Durante la II GuerraMundial (1939-1945)

Científicos y matemáticos que trabajaban en Bletchley Park, al norte de Londres, crearon lo que se consideró el primer computador digital totalmente electrónico: el Colossus.

1945

Luego de varias investigaciones anónimas surge el desarrollo del Calculador e Integrador Numérico Digital Electrónico (ENIAC).

1970´s-1980´s

Nacen los computadores personales IBM. Impresoras a láser-inyección de tinta

1980´s-1990´s Escáner.

LAS EMPRESAS MODERNAS Y LOS SISTEMAS REPROGRÁFICOS

Las empresas han empezado a prestarle una seria atención a su sistema de reprografía; no sólo por el gasto que éste representa, sino también, debido a que la reproducción correcta de un documento es parte importante del proceso de comunicación y mercadeo de la misma; por lo cual, se han dado cuenta de la necesidad de tomar en consideración la forma en que este proceso está siendo realizado para hacerlo más eficiente y efectivo.

Los objetivos a alcanzarse mediante la eficientización y efectivización de este proceso, podrían resumirse en: 1) Ahorro del gasto en materiales; 2) Optimización del método de reproducción; al obtenerse grandes volúmenes de copias de buena calidad en el menor tiempo y costo posible; 3) Minimización los desperdicios y pérdidas; 4) Máximo aprovechamiento posible de los equipos, mediante su uso correcto y un planificado sistema de mantenimiento, entre otros.

Para esto, no sólo se deben apoyar en la compra de equipos más modernos, rápidos y versátiles; sino en una adecuada implementación organizacional de sus sistemas de reprografía y recordemos, además, que estos están compuestos por todos aquellos equipos y métodos que nos permiten obtener una copia de un material impreso o gráfico; entre los cuales están: el papel carbón, esténcil, fotocopiadoras, impresoras de inyección de tinta, a láser y matriciales, las máquinas de escribir con memoria, los escáneres; faxes/telex aunque su fin primario es transmitir la información, también permiten reproducirla, etc.

Por este motivo están surgiendo empresas que, conocedoras del problema que implica la reproducción de documentos para las empresas de hoy, no sólo venden el equipo, sino que, además, asesoran a las organizaciones sobre cuál sería, para cada determinada empresa, el método más adecuado para la reproducción de sus documentos.

Para lograr esto hacen un estudio basado en encuestas internas, por medio del cuál determinan los tipos de equipos que hay, cuántos y cómo están distribuidos; cuál es el volumen diario, semanal y/o mensual de copias sacadas; cuántos cartuchos de tinta se gastan en determinado período y cuál es el volumen de las pérdidas en material gastable (cantidad de hojas que se dañan, tinta que se reseca por el mal sistema de almacenamiento, etc.) También buscan establecer el período de vida consumido y restante de los equipos y el cronograma de mantenimiento de los mismos. Todo esto con el fin de crear el sistema de reprografía más adecuado a las necesidades de cada empresa.

De más está decir, que el personal juega un papel importantísimo en la efectivización de los recursos reprográficos.

Una vez que los gerentes y jefes administrativos estén conscientes de la importancia de contar con un buen sistema de reproducción de documentos, para lograr alcanzar los objetivos antes expuestos y muchos otros más que son determinados por las necesidades particulares de la propia empresa; entonces, es necesario involucrar al personal que directamente hará uso del sistema. Esto puede lograrse a través de talleres de capacitación; entrenamientos en el uso de los equipos; concienciación del empleado en la necesidad de dar un uso correcto al material gastable para así ahorrar tiempo y dinero, entre otras.

Lo que de ninguna forma podemos olvidar es que dentro del proceso de administración de documentos, junto a la creación, distribución y mantenimiento de los mismos; la reprografía juega un papel de gran importancia para la empresa por el alto costo que podría implicar su mal manejo y falta de organización.