Si bien es cierto que las
actuales tendencias en la organización y administración de empresas nos guían
hacia ambientes de trabajo y procesos de negocios más flexibles, no es menos
cierto que esto de ninguna manera debe tomarse como una invitación al desorden
y la desorganización.
Primero que nada y por un asunto
de simple cuidado con las funciones que son realizadas en una oficina; debemos
entender que un ambiente de trabajo desorganizado provoca toda una serie de desperdicios
que afectan directa e indirectamente el desempeño laboral del trabajador,
comprometiendo de forma negativa el logro de los objetivos estratégicos de la
organización; así como su propia salud.
Tan sólo para enumerar algunos
ejemplos tenemos que, un área de trabajo desorganizada:
- Compromete la seguridad de todos los clientes de la organización (externos-internos-mixtos);
- Genera altos costes en desperdicios económicos y procedimentales (se malgastan o mal utilizan los suministros, los equipos de oficina; el tiempo de ejecución de las tareas se duplica);
- Se tiende a no ponderarse el buen uso de los equipos y el mobiliario de oficina; lo que compromete la higiene ambiental de la organización y dentro de ésta, la salud del empleado (desconocimiento del uso apropiado de ciertos equipos y el mobiliario-vicios de posición durante las ejecuciones de tareas repetitivas, los cuales derivan en problemas de salud-desconocimiento de los beneficios directos que resultan de la correcta organización del área de trabajo).
Pero aún hay más, y éste, aunque
pueda catalogarse como un intangible cuyo valor real no puede ser cuantificado
en toda su extensión, cuando sus consecuencias son negativas afectan la
percepción que los clientes tienen de una determinada organización y su
credibilidad.
Para nadie es un secreto, el que
la credibilidad de una organización es relacionada directamente con la imagen
que proyectan sus empleados y el espacio donde desarrollan sus funciones.
Un espacio mal organizado o
desorganizado; personal desaliñado; mal presentado; confundido; inconsistente a
la hora de proporcionar informaciones; carente de los conocimientos básicos
sobre el manejo adecuado de sus equipos y el mobiliario que utiliza; deja la
impresión, en los clientes externos, de no estar capacitado para realizar las
funciones que le han sido asignadas y ésta es, quizás, una de las valoraciones
negativas más sensiblemente importante que podría sufrir una organización, en
los actuales momentos.
Perder la credibilidad de sus
clientes, en momentos de crisis económica y financiera como los actuales, puede
llevar a una organización al fracaso; el cual puede resultar irreversible si no
se toman a tiempo los correctivos de lugar.
Los fallos organizacionales
repercuten directamente en la efectiva y eficiente ejecución de todos los
procedimientos administrativo, productivos y de negocios; por lo que es
necesario saber discernir entre lo que es flexibilidad y desorden.
Cuando el desempeño de sus
empleados afecta, negativamente, el proceso de alcanzar de los objetivos que se
ha propuesto su organización; es momento de analizar ¿qué se está haciendo mal?
Las respuestas de ese análisis podrían sorprenderle y
resultar en que el fallo está en aspectos organizativos, fácilmente,
corregibles.
