Utilizamos esta palabra en forma cotidiana y aunque parezca difícil de creer, porcas personas pueden de forma precisa emitir una definición sobre esta; algo que también pasa con otros conceptos asociados a ella.
La palabra Oficina tiene dos orígenes identificables; uno pproviene del latín Officium (plural officia) el cual significaba, servicio, cortesía, ceremonia. También se deriva del latín tardío “officialis”, que significa lugar donde se realizan las funciones administrativas y de colaboración dentro de una empresa.
Ésta puede ser definida como “el lugar de una empresa u organización, donde se registra, procesa y utiliza la información, necesaria para el proceso de negociación y toma de decisiones.” (Manning, 2005)
Como vemos, esta definición se aparta de la mera referencia al espacio físico y deja sobreentendida la función operativa que hace del área de oficinas un punto neurálgico para el desarrollo de procesos administrativos y de negocios que, al tiempo que generan valor para clientes y relacionados, permiten a la empresa alcanzar sus objetivos.
De manera más específica, cuando nos referimos a una Oficina Ejecutiva, se habla del lugar donde se genera y sostiene la operatividad general de la organización, pero también, es el lugar desde el cual se gestiona; en gran medida, su Imagen Corporativa, la cual está basada, por una parte, en la gestión de marca y estrategias de producción, y por otra, en la gestión del compromiso, a través del cuidado de la reputación y ética de su hacer general; la calidad del servicio y atención al cliente; la profesionalidad y desempeño estratégico de sus colaboradores.
Estas, forman parte de las razones por la que resulta de vital importancia que la empresa gestione en forma estratégica el Área de Secretariado, para que de esta forma el soporte que esta ofrece a las tareas estratégicas (ejecutivos), Administrativas (colaboradores administrativos) y Operativas (colaboradores de oficinas); sea verdaderamente relevante al logro de los objetivos de la organización.
Es importante destacar que el colaborador de oficinas, gracias a las características que definen a las empresas actuales, ha pasado de ser un colector de datos y un enlace primario, a un generador de conocimientos; ya que es uno de los principales integrantes del proceso de Sistemas de Información y Administración de Documentos de la empresa.
Éste, además, es uno de los más afectados por los cambios que se generan en ella; principalmente, aquellos que tienen que ver con las innovaciones, ya sean estas tecnológicas o de procesos, por lo que su actitud ante los mismos se ha convertido, junto al desarrollo de la capacidad de aprendizaje continuo y la gestión de las relaciones interpersonales; en una de sus características más preciadas.
La correcta gestión del colaborador de oficinas permite a la empresa generar valor en áreas estratégicas para ésta, como serían:
1. Gestión de Organización de Oficinas
2. Administración de Documentos e Informaciones
3. Gestión de Imagen Organizacional
Todas estas actividades forman parte del Proceso de Administración de Oficinas y tienen considerable importancia como funciones de apoyo a la gestión del ejecutivo; para el alcance de los objetivos estratégicos de la empresa, y lo más importante es que éstas pueden ser optimizadas a través de una correcta gestión del colaborador que debe realizarlas.
En resumen, el propósito de esta gestión es proporcionar un lugar y ambiente de trabajo, adecuados para todos los que en ella interactúan, sean estos: los gerentes, administradores y/o colaboradores de oficinas.
