Los Documentos son esenciales para el sostén de las Organizaciones. Éstas los crean y reciben en grandes cantidades todos los días, pero qué son Documentos y cuál es su función real dentro de las Organizaciones.
Se define un Documento como el conjunto del conocimiento humano de los mensajes colectivos, materializados en un soporte físico o digital, y conservados a través del tiempo.
La palabra Documento, proviene del latín “documentum”, la cual se deriva en el latín tardío “docere”, que significa enseñar, enseñanza, lección. En un sentido general de la palabra, un Documento es todo elemento capaz de transmitir información.
La civilización humana ha utilizado los documentos a todo lo largo de su historia, como una forma de registrar su desarrollo que puedan servir de testimonios futuros. Así, los jeroglíficos, las pinturas rupestres, los rollos en papiro son considerados documentos porque en ellos se registran la historia de civilizaciones pasadas, convirtiéndose en prueba de su existencia.
Y ésta es la función general de los documentos, convertirse en un referente probatorio de carácter legal, civil o histórico.
El conjunto o colección de documentos es conocido con el nombre de Patrimonio Documental; su difusión y conservación se realiza a través del Proceso de Administración/Gestión de Documentos.
- Por su Soporte.
- Textuales: Son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el papel.
- No Textuales: Son los documentos que, aunque pueden contener información escrita, sin embargo, lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.
Dependiendo de los Soportes, los Documentos pueden ser:
Como hemos dicho, anteriormente, por definición, los documentos pueden ser Físicos o Digitales y estos son sus soportes, o sea el material en el cual están hechos o son conservados.
- Soportes Físicos: Se refiere a todo objeto material que porte, registre, o fije en sí una información. Ejemplos: Rocas (Jeroglíficos), madera, papiro, papel, acetato, cintas magnetofónicas, videos, CD, DVD, discos portátiles, discos externos.
- Soportes Digitales: Se refiere a los programas o aplicaciones informáticas que permiten el registro y mantenimiento de información en forma intangible, eliminando el uso de espacios físicos para su porte y conservación. Ejemplos: Almacenes de Datos, Bases de Datos, OneDrive, Almacenes en las Nubes.
ELEMENTOS
QUE CONFIGURAN UN DOCUMENTO
Los
elementos abarcan desde el material en que está hecho un documento, hasta la
estructura de su contenido.
En este
caso, los elementos que constituyen un documento pueden ser:
- Elementos Materiales: El soporte del documento y el vehículo que lo transporta.
- Elementos Gráficos: La forma en que la información se expresa en el soporte: pueden ser letras, números, puntos o pixeles, etc.
- Elementos Lingüísticos: El término lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito, audiovisual, pero también idioma, software, etc.
- Elementos Intelectuales: Es el contenido que el documento quiere transmitir.
