El tiempo, es un recurso no renovable, esto significa que una vez que se pierde no puede ser recuperado.En la oficina moderna, y siempre, el factor tiempo ha sido de vital importancia en la realización de las tareas, cumplimiento de plazos y el alcance de las metas.
Hoy, se entrelazan varios factores que hacen de la Administración del Tiempo en el Área de Oficina, un punto focal dentro del proceso de producción de las empresas y entre estos podemos mencionar: 1)La diversificación de las funciones en el trabajo de oficina: a las ya tradicionales se añaden otras nuevas como resultado de las actuales tendencias gerenciales y administrativas, que exigen un personal más proactivo a la hora de mostrar iniciativa dentro del rango de autoridad que se le haya concedido; creatividad en la resolución de problemas y habilidad para las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo, y 2) Los avances tecnológicos y en el área de las telecomunicaciones; los cuales, no sólo proporcionan una interconexión casi instantánea entre las partes interesadas, sino que además, implican en sí mismos un continuo proceso de capacitación y actualización en todo lo que son nuevos equipos y programas.
Toda esta diversificación puede producir, algunas veces, la sensación de que no se dispone del tiempo suficiente para realizarlo todo de manera eficiente para obtener resultados efectivos; lo exige de los profesionales una gran capacidad de organización. Para esto, las Técnicas de Administración del Tiempo, pueden ser muy útiles.
Administrar el tiempo, no es más que administrarse uno mismo para, de ese modo, sacar el mayor provecho del tiempo del cual se dispone para la realización de sus tareas.
A continuación presentamos algunos consejos para la Administración del Tiempo en la Oficina:
1. Identificación de los “Malgastadores de Tiempo”: estos son cualesquiera cosas que le impidan realizar sus funciones de la manera más efectiva que le sea posible. Entre estos están: falta de planes y controles para el manejo de las comunicaciones escritas, llamadas personales, visitas no programadas, falta de un manual de procedimiento, desconocimiento de sus funciones, su actitud personal hacia el trabajo, etc.
2. Establecimiento de metas: identifique sus funciones cotidianas y asígneles período cortos para su realización de manera que disponga de tiempo para los imprevistos y las posibles urgencias que se presenten.
3. Urgente-No Importante, Importante-No Urgente: muchas profesionales tienen problemas al clasificar en uno de estos tres aspectos las tareas que realizan o se les presentan, así como en el establecimiento de prioridades en general.
4. Manuales de Control: Establezca manuales de control para la correspondencia que llega o sale; para que sepa cuál es su destino y en qué curso está.
Agenda: lleve siempre organizada su agenda haciendo un registro detallado de sus tareas diarias (citas-asignadas y por asignar, llamadas-recibidas, realizadas o por hacer, reuniones, programación de viajes, visitas e itinerarios, etc.). Leer ésta debe ser su primera tarea del día, para saber qué tiene programado hacer.
6. Atención al Cliente: Debe mantenerse siempre dentro del marco profesional, siendo el planteamiento de las informaciones que le requieran, lo más conciso posible.
