LAS EMPRESAS MODERNAS Y LOS SISTEMAS REPROGRÁFICOS
Las empresas han empezado a prestarle una seria atención a su sistema de reprografía; no sólo por el gasto que éste representa, sino también, debido a que la reproducción correcta de un documento es parte importante del proceso de comunicación y mercadeo de la misma; por lo cual, se han dado cuenta de la necesidad de tomar en consideración la forma en que este proceso está siendo realizado para hacerlo más eficiente y efectivo.
Los objetivos a alcanzarse mediante la eficientización y efectivización de este proceso, podrían resumirse en: 1) Ahorro del gasto en materiales; 2) Optimización del método de reproducción; al obtenerse grandes volúmenes de copias de buena calidad en el menor tiempo y costo posible; 3) Minimización los desperdicios y pérdidas; 4) Máximo aprovechamiento posible de los equipos, mediante su uso correcto y un planificado sistema de mantenimiento, entre otros.
Para esto, no sólo se deben apoyar en la compra de equipos más modernos, rápidos y versátiles; sino en una adecuada implementación organizacional de sus sistemas de reprografía y recordemos, además, que estos están compuestos por todos aquellos equipos y métodos que nos permiten obtener una copia de un material impreso o gráfico; entre los cuales están: el papel carbón, esténcil, fotocopiadoras, impresoras de inyección de tinta, a láser y matriciales, las máquinas de escribir con memoria, los escáneres; faxes/telex aunque su fin primario es transmitir la información, también permiten reproducirla, etc.
Por este motivo están surgiendo empresas que, conocedoras del problema que implica la reproducción de documentos para las empresas de hoy, no sólo venden el equipo, sino que, además, asesoran a las organizaciones sobre cuál sería, para cada determinada empresa, el método más adecuado para la reproducción de sus documentos.
Para lograr esto hacen un estudio basado en encuestas internas, por medio del cuál determinan los tipos de equipos que hay, cuántos y cómo están distribuidos; cuál es el volumen diario, semanal y/o mensual de copias sacadas; cuántos cartuchos de tinta se gastan en determinado período y cuál es el volumen de las pérdidas en material gastable (cantidad de hojas que se dañan, tinta que se reseca por el mal sistema de almacenamiento, etc.) También buscan establecer el período de vida consumido y restante de los equipos y el cronograma de mantenimiento de los mismos. Todo esto con el fin de crear el sistema de reprografía más adecuado a las necesidades de cada empresa.
De más está decir, que el personal juega un papel importantísimo en la efectivización de los recursos reprográficos.
Una vez que los gerentes y jefes administrativos estén conscientes de la importancia de contar con un buen sistema de reproducción de documentos, para lograr alcanzar los objetivos antes expuestos y muchos otros más que son determinados por las necesidades particulares de la propia empresa; entonces, es necesario involucrar al personal que directamente hará uso del sistema. Esto puede lograrse a través de talleres de capacitación; entrenamientos en el uso de los equipos; concienciación del empleado en la necesidad de dar un uso correcto al material gastable para así ahorrar tiempo y dinero, entre otras.
Lo que de ninguna forma podemos olvidar es que dentro del proceso de administración de documentos, junto a la creación, distribución y mantenimiento de los mismos; la reprografía juega un papel de gran importancia para la empresa por el alto costo que podría implicar su mal manejo y falta de organización.
