Es mucho el efectivo que escapa de las empresas a través del material gastable de oficinas, y a veces, esto no es tomado en cuenta.
La Gestión de Suministros y Material Gastable es una importante responsabilidad del Administrador de Oficinas. Papel, tinta, lápices, lapiceros, cinta adhesiva, grapas, etc.; forman parte del listado de compras regulares de una organización, las cuales son realizadas, la mayoría de las veces, sin una debida planificación y control.
Planificar las compras del material gastable, resulta esencial para el control del presupuesto e inventario; ya que la administración de estos contribuye a disminuir los desperdicios y por ende los gastos.
Existen muchas organizaciones que no presupuestan los gastos que van a realizar en Suministros de Oficinas, durante un determinado período, lo que genera que las compras sean realizadas según las necesidades de inventario que se vayan creando con la terminación de cada producto.
De más está decir, que actuar de esta forma propicia toda una serie de conductas que impiden mantener un efectivo control del inventario del material gastable de oficinas, evitando que las organizaciones puedan identificar los desperdiciadores y establecer controles eficientes para incentivar un uso más responsable de los mismos; sin olvidar los retrasos que podrían generarse en la realización de ciertas tareas, por no contar con los materiales necesarios para realizarlas.
- Por esto, el Administrador de Oficinas, debe estructurar un sistema de control que le permita generar prácticas más conscientes para el uso de estos recursos.
- Mantenga un control de Inventario específico con las fechas de las compras, cantidades, artículos.
- Lleve un control de las asignaciones de materiales por departamento y fecha; donde se especifique las cantidades, los artículos y la persona solicitante.
- Diseñe un Formulario para la Solicitud de Materiales Gastables a ser llenado por el Colaborador que requiera los mismos.
- Mantenga un control de existencia que le garantice estar continuamente abastecido, de todos los suministros necesarios.
Tome en consideración que, estableciendo una correcta Gestión de Materiales Gastables y Suministros de Oficinas, no sólo contribuye a controlar su gasto y los desperdicios que pudieran generarse; sino que también, se evita conflictos innecesarios con los colaboradores ya que los mismos no se sentirían maltratados ni fiscalizados por estar cumpliendo una norma general de la organización.
