El Secretariado es una de las profesiones más antiguas que existen. La Palabra Secretariado tiene dos orígenes y ambos fueron aceptados en el Siglo XV, uno que viene del Latín antiguo “Secretum” que significa “Secreto” y otro que procede del Latín Medieval “Secretarios” que significa “Empleado Confiable”. En ese mismo siglo y a comienzos del XVI se incluyó en el título de Secretario/a la denominación de Privado/a o Personal.
En sus inicios, esta era una profesión desempeñada por los hombres y no fue hasta que las guerras los obligaron a desplazarse a los campos de batalla, durante la época feudal, que las mujeres empezaron a realizar estas funciones aunque entonces no eran llamadas secretarias sino “Administradoras o Castellanas”.
Los hombres volvieron a tomar sus lugares junto a los “Señores”, hasta que la Revolución Industrial y la invención de la Máquina de Escribir Remington, dieron, nueva vez, la oportunidad a las mujeres de ingresar al campo laboral de las empresas; pero no fue sino hasta la declaración de la Primera Guerra Mundial, cuándo éstas se reafirmaron como empleadas de oficina y esta vez de manera definitiva.
En el período transcurrido entre la Revolución Industrial y la Primera Guerra Mundial, al ambiente en que se desarrollaba el trabajo de una oficina no era muy diferente al que se veía en una planta de producción, ya que su criterio de funcionalidad partía de la premisa de que “el tiempo es oro”.
En sus inicios, esta era una profesión desempeñada por los hombres y no fue hasta que las guerras los obligaron a desplazarse a los campos de batalla, durante la época feudal, que las mujeres empezaron a realizar estas funciones aunque entonces no eran llamadas secretarias sino “Administradoras o Castellanas”.
Los hombres volvieron a tomar sus lugares junto a los “Señores”, hasta que la Revolución Industrial y la invención de la Máquina de Escribir Remington, dieron, nueva vez, la oportunidad a las mujeres de ingresar al campo laboral de las empresas; pero no fue sino hasta la declaración de la Primera Guerra Mundial, cuándo éstas se reafirmaron como empleadas de oficina y esta vez de manera definitiva.
En el período transcurrido entre la Revolución Industrial y la Primera Guerra Mundial, al ambiente en que se desarrollaba el trabajo de una oficina no era muy diferente al que se veía en una planta de producción, ya que su criterio de funcionalidad partía de la premisa de que “el tiempo es oro”.
Frederick Taylor desarrolló toda su teoría administrativa acerca de la efectividad, basándose en la operatividad del trabajo de oficina, lo cual le llevó a publicar en 1903, su obra “Administración de Oficinas” y propició no sólo que la Administración empezase a ser considerada como una ciencia, sino también que él fuera reconocido como “El Padre de la Administración Científica”.
Demás está decir que aunque el sistema planteado por Taylor aumentó la producción y reveló cierta eficiencia y efectividad en la realización de las labores, no dejaba de ser agotador e inhumano por las condiciones en que debían realizarse. Los tiempos de descanso eran casi inexistentes, la división del trabajo por funciones era absolutamente estricta, y no existía ningún tipo de ambientación, decoración ni comodidad alguna.
Luego de la Primera Guerra Mundial, muchas cosas cambiaron en las oficinas; se le dio más importancia al trabajo secretarial y al ambiente en que se realizaba; prestigiosas instituciones educativas y universidades norteamericanas empezaron a ofertar estudios administrativos en esa área; se empezó a dar más importancia el ser humano (personal) y a tomar en cuenta su comodidad y el ambiente en que trabajaba, para procurar una mayor efectividad; además surgieron nuevas tecnologías que afectaron directamente el sistema de producción, administración y el manejo de la información de las empresas y a las cuales las mujeres se adaptaban mucho más fácilmente que los hombres.
Los cambios sociales y económicos; así como los avances tecnológicos afectan a las sociedades en general, pero de manera muy particular el ambiente empresarial y productivo, ya que las empresas tienen que adaptarse rápidamente a estos cambios para no perder su posición en el mercado; algo muy similar ocurre con el empleado de oficina, quien debe, necesariamente, capacitarse continuamente para ir evolucionando de acuerdo con los cambios y no caer en la obsolescencia.
Pese a los que muchos futurólogos pronosticaron, las máquinas no han logrado sustituir el trabajo de una eficiente secretaria; pero la han obligado a capacitarse y a profesionalizarse más, han modificado la forma en que ésta ejecuta muchas de sus antiguas funciones y han eficientizado sus tareas en función del ahorro de tiempo, dinero y la minimización de los errores y han hecho que esta profesión dé un giro más hacia el área gerencial y administrativa; pero no han logrado eliminar su presencia de las oficinas.
Hoy se espera que una secretaria sea muchísimo más que aquel antiguo elemento decorativo de la oficina, que sólo estaba condicionado para tomar dictados, contestar el teléfono, escribir a máquina, archivar y atender a los clientes y relaciones que se acercaban a ella.
Demás está decir que aunque el sistema planteado por Taylor aumentó la producción y reveló cierta eficiencia y efectividad en la realización de las labores, no dejaba de ser agotador e inhumano por las condiciones en que debían realizarse. Los tiempos de descanso eran casi inexistentes, la división del trabajo por funciones era absolutamente estricta, y no existía ningún tipo de ambientación, decoración ni comodidad alguna.
Luego de la Primera Guerra Mundial, muchas cosas cambiaron en las oficinas; se le dio más importancia al trabajo secretarial y al ambiente en que se realizaba; prestigiosas instituciones educativas y universidades norteamericanas empezaron a ofertar estudios administrativos en esa área; se empezó a dar más importancia el ser humano (personal) y a tomar en cuenta su comodidad y el ambiente en que trabajaba, para procurar una mayor efectividad; además surgieron nuevas tecnologías que afectaron directamente el sistema de producción, administración y el manejo de la información de las empresas y a las cuales las mujeres se adaptaban mucho más fácilmente que los hombres.
Los cambios sociales y económicos; así como los avances tecnológicos afectan a las sociedades en general, pero de manera muy particular el ambiente empresarial y productivo, ya que las empresas tienen que adaptarse rápidamente a estos cambios para no perder su posición en el mercado; algo muy similar ocurre con el empleado de oficina, quien debe, necesariamente, capacitarse continuamente para ir evolucionando de acuerdo con los cambios y no caer en la obsolescencia.
Pese a los que muchos futurólogos pronosticaron, las máquinas no han logrado sustituir el trabajo de una eficiente secretaria; pero la han obligado a capacitarse y a profesionalizarse más, han modificado la forma en que ésta ejecuta muchas de sus antiguas funciones y han eficientizado sus tareas en función del ahorro de tiempo, dinero y la minimización de los errores y han hecho que esta profesión dé un giro más hacia el área gerencial y administrativa; pero no han logrado eliminar su presencia de las oficinas.
Hoy se espera que una secretaria sea muchísimo más que aquel antiguo elemento decorativo de la oficina, que sólo estaba condicionado para tomar dictados, contestar el teléfono, escribir a máquina, archivar y atender a los clientes y relaciones que se acercaban a ella.
Hoy, además de lo antes mencionado, se espera que tenga conocimientos de otros idiomas, principalmente el inglés, maneje con efectividad varios softwares (wordperfect, Microsoft Word, Excel, Powerpoint, etc.), la Internet y el Correo Electrónico, sea capaz dentro de su rango de autoridad, de aceptar responsabilidades importantes y tomar decisiones sin supervisión directa; que sepa delegar funciones; trabaje en equipo de manera armoniosa y efectiva; tenga unas excelentes relaciones interpersonales y pueda manejar conflictos laborales y personales sin repercusiones negativas para la empresa; todo esto sumado a las funciones propias de una secretaria y a las necesidades específicas e individuales de cada puesto.
Reconocer la necesidad del aprendizaje continuo es imperativo para el éxito de las profesionales de esta área.
Fruto de la evolución de esta carrera hacia un nivel más gerencial, la Asociación de Secretarias Norteamericanas, conocida hoy en día como la Internacional Association of Administrative Professionals (IAAP), ha emitido una nueva designación y definición de estas profesionales que dice: Las/os Administradoras/es de Oficinas son aquellas personas que poseen una maestría en las destrezas de la oficina, demuestran habilidad para sumir responsabilidades sin supervisión directa, practican la iniciativa y el buen juicio y toman decisiones dentro del rango de autoridad que les ha sido asignado”.
Otro punto importante en la evolución del concepto y el perfil secretarial tiene que ver con la imagen de estas profesionales.
Dentro de estas estrategias de mercadeo como profesional, nuestra Imagen Personal, juega un papel importantísimo ya que es a través de ella que todas aquellas personas que entren en contacto con nosotras, podrán formarse una primera impresión de quiénes somos y qué podríamos ser capaces de aportarles.
A primera vista podría parecer frívolo, pero si tomamos en cuenta que el 90% de nuestro acercamiento con el mundo lo hacemos a través del sentido de la vista, no nos resultarían, entonces, tan poco importantes, las ideas que sobre una persona, lugares o “cosas”, nos hacemos al mirarlas por primera vez.
En este proceso, a través de un manejo adecuado de la imagen personal podemos proyectar la idea que queramos. Si nuestro deseo es proyectar eficiencia, profesionalismo, seguridad, éxito; debemos tener en consideración una serie de elementos que vayan acordes con nuesto deseo y poder así desarrollar una serie de aptitudes/actitudes que nos permitan crear la imagen personal y profesional adecuada.
Reconocer la necesidad del aprendizaje continuo es imperativo para el éxito de las profesionales de esta área.
Fruto de la evolución de esta carrera hacia un nivel más gerencial, la Asociación de Secretarias Norteamericanas, conocida hoy en día como la Internacional Association of Administrative Professionals (IAAP), ha emitido una nueva designación y definición de estas profesionales que dice: Las/os Administradoras/es de Oficinas son aquellas personas que poseen una maestría en las destrezas de la oficina, demuestran habilidad para sumir responsabilidades sin supervisión directa, practican la iniciativa y el buen juicio y toman decisiones dentro del rango de autoridad que les ha sido asignado”.
Otro punto importante en la evolución del concepto y el perfil secretarial tiene que ver con la imagen de estas profesionales.
Dentro de estas estrategias de mercadeo como profesional, nuestra Imagen Personal, juega un papel importantísimo ya que es a través de ella que todas aquellas personas que entren en contacto con nosotras, podrán formarse una primera impresión de quiénes somos y qué podríamos ser capaces de aportarles.
A primera vista podría parecer frívolo, pero si tomamos en cuenta que el 90% de nuestro acercamiento con el mundo lo hacemos a través del sentido de la vista, no nos resultarían, entonces, tan poco importantes, las ideas que sobre una persona, lugares o “cosas”, nos hacemos al mirarlas por primera vez.
En este proceso, a través de un manejo adecuado de la imagen personal podemos proyectar la idea que queramos. Si nuestro deseo es proyectar eficiencia, profesionalismo, seguridad, éxito; debemos tener en consideración una serie de elementos que vayan acordes con nuesto deseo y poder así desarrollar una serie de aptitudes/actitudes que nos permitan crear la imagen personal y profesional adecuada.
