Muchas personas, al escuchar el título de Administrador de Oficinas, tienden a confundirse y pensar que es lo mismo que ser un Administrador de Empresas, pero no es así. Las diferencias son muchas, comenzando por los perfiles de estos dos profesionales, los cuales son muy diferentes; yo tiendo a compararlos con las palabras eficiencia y eficacia.
En el transcurso se barajaron varias denominaciones y una de las más aceptadas fue la de Administrador de Oficinas (de ahí el nombre de nuestro blog). Para quienes estuvimos involucrados en esta tarea, el perfil de este “nuevo” profesional estaba muy claro, sobre todo, porque en su estructura y definición, mantenía su interdependencia y relación con el Secretariado.
Con el paso del tiempo, nos dimos cuenta de que esto no era exactamente así. Incluso, en la actualidad, muchas personas tienden a confundirse y creen que ambas profesiones tienen el mismo rango de acción, lo que es un error.
Se entiende la Administración de Empresas como el “acto de coordinación humana (individual o grupal) para alcanzar unos objetivos”. (Hernández Rodríguez, Sergio. 2006). En esta definición, podemos entender que la Administración de Empresas dirige su acción, esencialmente, a interrelacionar el esfuerzo humano, como motor principal para el logro de las metas y objetivos organizacionales estratégicos. El componente humano es el recurso principal, hacia el cual se dirigen sus acciones.
Como profesión, éste mismo autor la define como “la disciplina que se dedica al estudio y formación de especialistas en dirigir el trabajo humano en equipo, con el fin de elevar la competitividad de los organismos sociales productivos del sector público y privado”.
Mientras que la Administración de Oficinas, yo tiendo a definirla como “la disciplina que conjuga las habilidades y destrezas básicas/elementales de la profesión secretarial, con los conocimientos de gestión administrativa; necesarios para la mejor realización/ejecución de los procesos de oficina.” (Silvania Guzmán Muñoz, 2006)
A partir de estas definiciones, ya empezamos a percibir las diferencias entre la Administración de Oficinas y la Administración de Empresas.
Tomando como base lo dicho anteriormente, primero que nada, vamos a destacar que, en lo referente al aspecto humano de la disciplina, la Administración de Oficinas, a diferencia de la Administración de Empresas, no busca “formar especialistas en dirigir el trabajo humano individual y en equipo, …”, busca que este capital humano de oficinas sea capaz de gestionar en forma adecuada sus tareas y los suministros/herramientas que utiliza para realizarlas.
En resumen, como carrera, pretende en primer lugar, formar un profesional capaz de gestionar y ejecutar una serie de funciones operativas y administrativas, muy específicas, relacionadas con las tareas realizadas, cotidianamente, en una Oficina.
En segundo lugar, su enfoque se dirige a la optimización del trabajo de un tipo en específico de los miembros de la organización, aquellos que trabajan en labores relativas al Desarrollo del Conocimiento Organizacional; o sea, al Procesamiento de Datos e Informaciones, la Administración de Documentos y la Gestión de la Imagen Organizacional. Mientras que la Administración de Empresas, dirige sus esfuerzos a lograr el máximo desempeño de todas las personas que conforman las organizaciones, en todas sus Áreas o Unidades; con el fin de alcanzar sus objetivos estratégicos; o sea, aquellos que aseguran su permanencia en el mercado a largo plazo.
Y, en tercer lugar, otro de los propósitos de la Administración de Oficinas es que los Colaboradores de Oficinas, sepan administrar los recursos que las organizaciones ponen a su disposición para la ejecución de sus tareas; recursos que van desde los espacios de trabajo, pasando por los equipos, las herramientas y el mobiliario, hasta llegar al material gastable, para que puedan apoyar de manera eficiente las funciones de los ejecutivos.
Por último, es oportuno resaltar, nuevamente, que la diferencia entre estas dos disciplinas radica en su naturaleza y enfoque: la Administración de Empresas, abarca e incluye tanto a la Administración de Oficinas, como a cualquier otra disciplina que se desarrolle dentro de una Organización; no así la Administración de Oficinas, que mantiene orientada su atención sólo hacia una parte de la misma, la que está relacionada con las labores que conforman el Proceso de Gestión de Información y Documentos; por lo que por su naturaleza y alcance, ésta no puede sustituir la función de la Administración de Empresas.
