No es extraño que utilicemos estos conceptos en forma indistinta, sobre todo cuando nos referimos a su uso en el ambiente organizacional; pero es bueno destacar que cada uno de estos conceptos tiene su propia definición y alcance por lo que es necesario que los precisemos, no sólo para su utilización correcta, sino también, para poder estructurar los procesos de Administración de la Documentación Organizacional.
Correspondencia, es la colección de documentos escritos utilizados por las personas para el intercambio de informaciones de diversos tipos, y que contribuye a mantener una relación recíproca entre las partes que intervienen.
Los periódicos, los sobres que nos llegan por mensajería personal, las invitaciones que recibimos o enviamos; todo esto forma parte de la Correspondencia, en este caso de Oficina.
Comunicación Organizacional es el conjunto de mensajes que una institución transmite, a un público determinado, con el fin de dar a conocer su misión, visión, filosofía, valores y objetivos, al tiempo que logra establecer una empatía entre ambos. El formato, tipo, medio y método de la Comunicación Organizacional es muy diverso, sobre todo gracias a la Tecnología de la Información y las Comunicaciones.
Mientras que un Documento Organizacional es todo objeto producto de la actividad humana que proporciona una información, independientemente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado. El formato de estos es muy variado (vídeos-grabaciones de audio-fotografías-planos) y sus informaciones están estrictamente relacionadas con la naturaleza de la empresa, a la que sirven para sustentar sus acciones y permanencia.
A partir de estas tres definiciones podemos diferenciar claramente estos conceptos, entendiendo que cuando nos referimos a la Correspondencia nos estamos refiriendo al conjunto total de documentos y comunicaciones; las Comunicaciones se refieren al proceso y la forma en que la organización transmite una información y la interacción con su entorno, que se da como resultado de ésta; los Documentos, por otra parte, son las Comunicaciones de carácter estrictamente profesional y sirven para el registro diario de sus operaciones.
La Correspondencia Organizacional, junto con las Comunicaciones y los documentos, son la base, y razón de ser, de todos los Sistemas de Administración de Datos e Informaciones que se implementan en las organizaciones; podríamos decir que son los insumos con los cuales se alimentan estos Sistemas.
