domingo, octubre 27, 2013
domingo, septiembre 29, 2013
RECEPCIÓN
El Departamento de Recepción de una Organización, juega un importante papel en el proceso de comunicación, tanto interno como externo, de las organizaciones.
Éste, como su nombre lo indica, se encarga de recibir los diferentes tipos de aproximaciones (personal-oral-escrita) que el cliente o posible cliente realiza hacia una determinada organización.
Sus funciones guardan una relación estrecha con dos aspectos estratégicos para las empresas: la Gestión de Imagen Empresarial y la Administración de Información-Documentos; destacándose, principalmente, su posición como primer contacto o enlace del cliente con las demás Unidades que conforman una Organización.
Estas Funciones pueden ser agrupadas en tres áreas básicas:
- Administración de Llamadas: la mayoría de las llamadas entrantes y salientes de una organización, pasan por la recepción general de la empresa; lo cual hace de éste un trabajo que requiere de una gran capacidad de organización y concentración. Responder a tiempo una llamada y canalizarla adecuadamente; recordar el orden de atención de las llamadas en espera; registrar las llamadas entrantes y salientes; establecer el orden de prioridad de las llamadas salientes; son sólo algunas de las tareas que forman parte de este renglón.
- Recepción e Información: en este acápite se enmarcan funciones como la atención primaria de visitantes, y la solicitud y entrega de informaciones generales (en persona y por teléfono) concernientes a la empresa; en ambos casos se requiere que la recepcionista conozca los más importantes aspectos generales de la organización, su conformación y las funciones de cada una de las Unidades que la forman, esto le permitirá dar una primera orientación acertada y veraz.
- Mensajería. Este aspecto funciona en dos vertientes: Como centro de distribución y acopio de la correspondencia recibida y emitida para/por las Unidades de una Organización; y para la toma de mensajes dirigidos a aquellos Departamentos que no dispongan de secretarias directas o en las que éstas, por alguna razón, no estén disponibles para contestar.
La Recepción de una Organización no escapa a la influencia de la tecnología moderna, la cual pone a su disposición Centrales Inteligentes de Comunicación provistas con conmutadores computarizados y aparatos multilíneas con gran capacidad de cobertura y respuesta.
Estos equipos, eficientizan la labor de la recepción al realizar funciones como la de redirección de las llamadas no contestadas en las estaciones de destino primarias, así como proporcionar la opción para la utilización de un sistema de buzones para la grabación de mensajes.
Además, en muchas organizaciones instalan Computadoras en estas Áreas, para facilitar a estas colaboradoras su tarea de recepción y gestión de la comunicación interna/externa (organizar mensajes en bases de datos por unidades-remisión vía correo electrónico de mensajes o avisos importantes-control de llamadas tanto nacionales e internacionales, etc.).
Las comunicaciones telefónicas son esenciales para los negocios y siguen siendo la primera opción de comunicación para la gran mayoría de los clientes, sin importar las distancias; por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que su Organización cuente con los equipos necesarios que garanticen un servicio de primera calidad.
Éste, como su nombre lo indica, se encarga de recibir los diferentes tipos de aproximaciones (personal-oral-escrita) que el cliente o posible cliente realiza hacia una determinada organización.
Sus funciones guardan una relación estrecha con dos aspectos estratégicos para las empresas: la Gestión de Imagen Empresarial y la Administración de Información-Documentos; destacándose, principalmente, su posición como primer contacto o enlace del cliente con las demás Unidades que conforman una Organización.
Estas Funciones pueden ser agrupadas en tres áreas básicas:
- Administración de Llamadas: la mayoría de las llamadas entrantes y salientes de una organización, pasan por la recepción general de la empresa; lo cual hace de éste un trabajo que requiere de una gran capacidad de organización y concentración. Responder a tiempo una llamada y canalizarla adecuadamente; recordar el orden de atención de las llamadas en espera; registrar las llamadas entrantes y salientes; establecer el orden de prioridad de las llamadas salientes; son sólo algunas de las tareas que forman parte de este renglón.
- Recepción e Información: en este acápite se enmarcan funciones como la atención primaria de visitantes, y la solicitud y entrega de informaciones generales (en persona y por teléfono) concernientes a la empresa; en ambos casos se requiere que la recepcionista conozca los más importantes aspectos generales de la organización, su conformación y las funciones de cada una de las Unidades que la forman, esto le permitirá dar una primera orientación acertada y veraz.
- Mensajería. Este aspecto funciona en dos vertientes: Como centro de distribución y acopio de la correspondencia recibida y emitida para/por las Unidades de una Organización; y para la toma de mensajes dirigidos a aquellos Departamentos que no dispongan de secretarias directas o en las que éstas, por alguna razón, no estén disponibles para contestar.
La Recepción de una Organización no escapa a la influencia de la tecnología moderna, la cual pone a su disposición Centrales Inteligentes de Comunicación provistas con conmutadores computarizados y aparatos multilíneas con gran capacidad de cobertura y respuesta.
Estos equipos, eficientizan la labor de la recepción al realizar funciones como la de redirección de las llamadas no contestadas en las estaciones de destino primarias, así como proporcionar la opción para la utilización de un sistema de buzones para la grabación de mensajes.
Además, en muchas organizaciones instalan Computadoras en estas Áreas, para facilitar a estas colaboradoras su tarea de recepción y gestión de la comunicación interna/externa (organizar mensajes en bases de datos por unidades-remisión vía correo electrónico de mensajes o avisos importantes-control de llamadas tanto nacionales e internacionales, etc.).
Las comunicaciones telefónicas son esenciales para los negocios y siguen siendo la primera opción de comunicación para la gran mayoría de los clientes, sin importar las distancias; por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que su Organización cuente con los equipos necesarios que garanticen un servicio de primera calidad.
jueves, julio 25, 2013
LA MÁQUINA DE ESCRIBIR Y SU MÁGICO RITMO
PASEO VIRTUAL
NOTA: Según vaya
leyendo el texto, coloque el Cursor sobre las Direcciones URL y presione
para ir al enlace, si esto no sucede automáticamente, puede presionar ctrl+clic izquierdo.
LA MÁQUINA DE ESCRIBIR Y SU MÁGICO RITMO
Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.
Una de las tantas
cosas que hemos perdido con la Ofimática, sus Gestores y los Avances
Tecnológicos en materia de Comunicación e Información, se refleja en nuestra
falta de ritmo a la hora de digitar un documento al computador.
Tiempo y Ritmo
eran los dos factores que se medían al evaluar las destrezas de una Secretaria
al escribir a máquina y, ambos, eran una referencia
directa acerca de la precisión, exactitud y, por supuesto, la rapidez con la que
ésta ejecutaba su trabajo.
Para muchos
escritores, y artistas en general, usuarios de estos equipos, este sonido que
se produce al teclear fluidamente en una Máquina de Escribir, era tan
envolvente que les permitía perderse en lo que estaban haciendo, olvidándose de
todo lo que les rodeaba, aumentando así, por mucho, su sentido y capacidad de
creación.
Este no era el
sentir, tan sólo de los usuarios permanentes de estos aparatos; no, los
ocasionales y aún los incidentales, podían llegar a perderse bajo su magia,
aún sin darse cuenta, como es el caso del personaje interpretado por el
legendario comediante Jerry Lewis en esta escena de la comedia “Who´s Minding the Store”: https://www.youtube.com/watch?v=W0WRfuDQHs4. La
pieza que sirve de fondo a Lewis para la interpretación de esta escena, es una
de las obras más conocidas del destacado compositor estadounidense Leroy Anderson, la cual se titula,
justamente, La Máquina de Escribir
(1950) http://www.youtube.com/watch?v=G4nX0Xrn-wo, ésta ilustra de manera mágica, el ritmo que tenían las
secretarias al escribir en ellas, lo cual, justamente, fue su inspiración para
componerla.
Pero, volviendo al
cine, éste ha caído un montón de veces ante este añorado equipo de oficinas;
si no lo creen vean este tráiler de “El
Piano de Lletres", curso de verano sobre la Máquina de Escribir dictado
en la Universitat de Girona y en el Museu de la Tècnica de l'Empordà del 16-19
de julio 2007; donde se recogían escenas de famosas películas donde aparecían
estas máquinas http://www.youtube.com/watch?v=dudIpQbStJo.
FUENTES: Imágenes y Vídeos pertenecientes a diversas fuentes externas, extraídas de la internet a través
del servicio de búsqueda Google.
miércoles, junio 12, 2013
PENSANDO EN EL FUTURO
Nuestra Revista Digital, Office Administrator, del mes de mayo, es una edición especial que trata sobre la Oficina Verde, un tema que está apasionando a muchos Administradores que ven en la sostenibilidad, no sólo una forma de eficientizar sus recursos y proyectar una mejor imagen en el mercado; sino también, una muestra de responsabilidad para con el desarrollo y la garantía de subsistencia de las futuras generaciones.
No deje de leerla.
EL ARTE DE LLEGAR A TIEMPO A LAS CITAS
La costumbre de llegar tarde a todas partes dice mucho de nuestra personalidad; y también, podría indicar, quizás erróneamente, que somos incapaces de respetar el tiempo de los demás.
Contrario a lo que muchos pudiéramos creer, la tardanza no es una cualidad netamente de las personas irresponsables o desorganizadas, por el contario; estudios en Manejo Efectivo del Tiempo y Organización Gerencial han demostrado, que éste es un defecto del cual adolecen gran cantidad de ejecutivos eficaces y exitosos.
De hecho, no es raro encontrarnos con personas altamente organizadas y efectivas quienes, definitivamente, no pueden llegar a tiempo a una cita. En estos casos, la mayoría de las veces, el problema radica en que estas personas quieren exprimir hasta el último segundo de productividad a la tarea que estén realizando en un determinado momento, antes de pasar a una nueva tarea, dejando sólo el tiempo justo para el desplazamiento, sin contar con el surgimiento de posibles inconvenientes.
Para estos casos, cuando nos enfrentemos con la tentación de querer esperar hasta el último momento para pasar a otra actividad, es bueno que recordemos que los imprevistos pasan, justamente, cuando menos los estamos esperando (por eso se llaman imprevistos); y que las personas que aguardan por nosotros merecen la consideración de que lleguemos a tiempo, ya que lo más probable es que ellos hayan cesado ciertas tareas para llegar a tiempo a esa reunión.
Tips: organice su agenda de tal manera que pueda contar con el tiempo necesario, para prepararse, adecuadamente, entre una actividad y otra.
viernes, abril 26, 2013
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