¡Soltemos las reuniones!

 

Final del 2019 inicio del 2020, el mundo sufrió un vuelco inesperado debido a una emergencia sanitaria que nos confinó a nuestras casas, desde donde continuamos con nuestros trabajos.

Si bien este llamado a la acción, como individuos, nos tomó por sorpresa, para las empresas fue aún mucho más impactante ya que les hizo dar cuenta de que, aunque estaban muy familiarizadas con conceptos como el de trabajo a distancia, trabajo virtual y la digitalización del trabajo, a la hora de implementarlos en firme, no contaban con los procedimientos adecuados para hacerlo.

Y no nos referimos, únicamente, a contar con la tecnología apropiada, que también.  Hablamos de los procedimientos de ejecución, guía, control y seguimiento que permitieran sostener la operatividad de la empresa, a través, del trabajo a distancia. 

Sentimientos de incertidumbre, temor, inseguridad, la incapacidad de poder entender lo que pasaba y cuáles serían las consecuencias personales, presentes y futuras, se sumaban al no saber cuál era su estatus laboral; si se tenía trabajo o no; si la empresa cerraría o si continuaría con operaciones parciales, en resumen, se necesitaban, además, canales de comunicación efectivos que mantuvieran ese lazo de pertenencia entre todos sus componentes, y es aquí donde ZOOM, y las reuniones vía esta plataforma, entran a tomar el papel protagónico.

Ese contacto personal, aunque fuese a distancia, se convirtió en un cable a tierra, imprescindible, para gestionar el compromiso organizacional y mantener la empresa en funcionamiento.  En ese contexto era entendible la cantidad de reuniones que se realizaban al día, porque en realidad no eran reuniones en sí, era el afianzamiento del intercambio humano necesario, que mantenía con vida a la organización.

Y es por eso, que no nos dábamos cuenta de la cantidad de veces que encendíamos la cámara y nos conectábamos, porque se convirtió en una necesidad que nos confirmaba que continuábamos perteneciendo a un sistema que formaba parte importante de nuestras vidas.

Pero todo pasa, todo llega a su final, y esta emergencia sanitaria cesó, pero la necesidad de reunirnos, no.  En la actualidad, si nos enfocamos en contar cuántas veces nos reunimos al día, nos daríamos cuenta de que la cantidad de reuniones que realizamos, hoy en día, es mucho mayor a la que realizábamos antes de la emergencia sanitaria; es mayor la frecuencia y la duración de estas reuniones; lo que no ha aumentado es la productividad resultante de ellas.

Una se ríe, pero es verdad:  un día, conversando con una colega, me dice ”voy saliendo a una reunión, es la tercera de esta mañana, espero que no sea como la anterior que no sé ni de qué se trataba, no entiendo para qué me invitaron, qué buscaba yo allí (luego hablaremos de la realización de reuniones como herramienta de empoderamiento dentro de la gestión del compromiso), con tanto trabajo que tengo”; alguien la llama y ella le dice, “no, es que voy saliendo a una reunión” y luego “no, es que yo no trabajo”; se voltea y me dice “era fulano, cuando le dije que iba a reunión me dijo, pero tu vives de reunión en reunión, ¿Cuándo trabajas?”.

Esa experiencia fue la que me hizo poner atención a este aumento en la frecuencia de las reuniones y me hizo entender que, sin darnos cuenta, parecía que habíamos desarrollado una dependencia emocional de éstas y que, a más de 4 años de ese episodio, debemos comprender que no es necesario que nos estemos reuniendo constantemente, que podemos volver, sin peligro alguno, a retomar la razón y finalidad reales de las reuniones y, sobre todo, su periodicidad.

El seguimiento que se realiza, posterior, a las reuniones, para constatar que se estén llevando a efecto las resoluciones que en ella se concretaron o si se están realizando las tareas designadas, es imprescindible para medir la efectividad de los objetivos de su realización; si los resultados de estas reuniones son pírricos o nulos, es hora de cesar.

Recordemos que las reuniones son instrumentos de trabajo operativo cuya finalidad es definir un objetivo determinado y, dar seguimiento, cuantificar y medir los resultados de una tarea asignada.

Son herramientas indispensables en el proceso organizativo y operativo, del día a día organizacional, pero no debemos abusar de su ocurrencia, ya que perderían su impacto y no se lograrían los resultados esperados.

Seguimos apoyándote en tu desarrollo profesional.

 

Congreso Bienal de la Federación de Asociaciones de Secretarias - FIAS -

 UN EVENTO SIN DESPERDICIOS

¡TE ESPERAMOS EN NUESTRA PRÓXIMA EDICIÓN!

XXVII CONGRESO INTERAMERICANO DE SECRETARIAS/OS Y ASISTENTES

Como cada dos años, ha llegado el momento de reunirnos en nuestra cita con el aprendizaje y el desarrollo profesional.  

La Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias - FIAS, invita a todas sus afiliadas al XXVII Congreso Interamericano de Secretarías/os y Asistentes, a celebrarse del 26 al 31 de agosto de 2024,  en Asunción-Paraguay.

En esta oportunidad, el tema de este Congreso es "Inteligencia Artificial:  Un Nuevo Paradigma para el Ejercicio Eficaz de la Profesión Secretarial".  Para nadie es un secreto que el punto neurálgico de toda empresa, proyecto o emprendimiento, son las oficinas; en estas es donde se definen las estrategias que sustentarán su desarrollo y permanencia a futuro, y por estas, entran todas las innovaciones, ya sea en las etapas de planificación y compra, o en la de implementación.

La Inteligencia Artificial, es una herramienta tecnológica que se está ganando su espacio en todos los ámbitos sociales ya sean estos educativos, de entretenimiento, medios de difusión audiovisuales o empresariales, y como toda novedad con la capacidad de incidir en la vida diaria del ser humano, trae consigo dudas con respecto a la amplitud de ese rango de incidencia y como este podría afectar al ser humano; una inquietud natural sustentada sobre todo por el desconocimiento.  

Cuando desconocemos algo es lógico  que lo percibamos como una amenaza, por eso la importancia de estos eventos de conocimiento y capacitación que nos ayudan a entrar en contacto de forma amigable y potable con las innovaciones y, en este caso, con las nuevas tendencias en tecnología, que, pasan a formar parte de nuestra cotidianidad incorporándose a la ofimática; o sea, a todas aquellas herramientas tecnológicas que facilitan la ejecución de las tareas de oficina.

En este Congreso, los profesionales administrativos, tendremos la oportunidad de saber lo que es la Inteligencia Artificial y cómo afecta el mundo  de las organizaciones, no solo en lo que se refiere a la ejecución de las funciones de oficina, sino también, en la Gestión Administrativa y Gerencial, y cómo influye en los cambios de paradigmas con relación al liderazgo administrativo en un mundo globalizado y altamente tecnificado.

Este Congreso nos permitirá realizar un acercamiento a la Inteligencia Artificial en forma positiva y abierta, llevándonos a entender que esta no es una amenaza para nuestros puestos de trabajo, ya que el ser humano ha demostrado que una de sus principales habilidades es la capacidad de adaptarse a los cambios, sino que si la utilizamos en forma responsable, se podría convertir en una de nuestras más efectivas herramientas de trabajo.

Espero nos veamos el próximo mes de agosto en Asunción-Paraguay, y podamos compartir una experiencia enriquecedora no solo en el aspecto académico, sino también, cultural.

Solicitar Información a los correos 

fias2022@outlook.es - mirthacaballero30@gmail.com

¡Feliz día!

 

Abril, el mes de las Secretarias

 

Hooola, otra vez

 

HELEN DUKAS - Una secretaria cuya labor no terminó con la muerte de su jefe.

En el 1928, Elsa Einstein organizó una serie de entrevistas de trabajo con el fin de contratar una Secretaria para su esposo.  A la convocatoria se dio cita la joven Helene Dukas, quien a pesar de haber tenido que abandonar sus estudios para dedicarse al cuidado de sus cinco hermanos, debido a la muerte de sus padres, poseía una muy buena educación, y había sido profesora de Kindergarden y Secretaria en una casa publicitaria.

Elsa quedó gratamente impresionada durante la entrevista con Helen, por lo que programó una con su esposo, dos días después, la cual obtuvo el mismo resultado: Helen fue contratada como secretaria de Albert Einstein el 13 de abril del 1928.

Desde ese día, Helen, jamás se separó de la familia Einstein.   En octubre de 1933, ella, junto a   la familia, viajó a los Estados Unidos.  A la muerte de Elsa, la segunda esposa de Einstein y quien la contrató, en 1936, pasó a ser el Ama de Llaves; y en el 1940; Helen, Margaret-la hija de Albert Einstein y él, se nacionalizaron norteamericanos como una forma de escapar a los tentáculos de la Segunda Guerra Mundial.

Helen permaneció con la familia hasta la muerte del reconocido científico el 18 de abril del 1955.

Pero su trabajo no terminó ahí.  La última voluntad del científico fue que ella, junto al Dr. Otto Nathan, se convirtiera en la guardiana de su herencia literaria, a través de un fideicomiso, labor que realizó con gran empeño y responsabilidad hasta el día de su muerte.

Gracias a su interminable trabajo se pudo recoger y documentar la obra del destacado científico, la cual se preserva en los Archivos Albert Einstein de la Universidad Hebrea en Jerusalén; fue coautora de varios libros y codirectora de un Documental que recogen la obra de su jefe, y destacan su accionar y personalidad.

Helen Dukas, murió en febrero de 1982 en Princeton-New Jersey, Estados Unidos.

¡Muchas Felicidades!

 

Una Secretaria de Paz para un Jefe de Guerra

 

La Baronesa Bertha von Suttner, nació en Praga en 1843, con el título y nombre de Condesa Kinski von Wchinitz, los cuales cambió al casarse en secreto con el Barón von Suttner, Arthur Gundaccar.  La vida de la Baronesa estuvo marcada por el autoritarismo de su padre quien fue mariscal de campo durante el militarismo del imperio Austrohúngaro, lo que hace comprensible su activa lucha por el pacifismo.

La Baronesa y su esposo se convirtieron en uno de los más destacados equipos de intelectuales de su época, ya que se ganaban la vida publicando novelas y realizando traducciones, llegando a escribir exitosas novelas y reportajes bélicos, lo que fue desarrollando su Teoría Pacifista, logrando influenciar a destacados intelectuales de su época como Ernest Renan y Charles Darwin, entre otros.

Pero una de las más grandes paradojas en la vida de la Baronesa von Suttner, fue su amistad con alguien mundialmente célebre por representar la antítesis de la paz.  Esto sucedió mucho antes de destacarse como pacifista.  Su posterior suegra, la madre de Arthur Gundaccar, en un intento por alejarla de su hijo, movió los hilos para que esta fuese nombrada para trabajar como secretaria del más grande fabricante de explosivos y armamentos del reino, Alfred Nobel, quien en ese entonces, residía en Paris, Francia.

A pesar de que su relación de trabajo duró poco; su amistad sobrepasó el tiempo y la distancia; se dice, incluso, que ella fue quien influyó en el deseo de Alfred Nobel, de crear un premio donde se distinguiera a aquellas personas que contribuyeran al mantenimiento y defensa de la paz. 

En el 1905, a la Baronesa Bertha von Suttner, le entregaron el Primer Premio Nobel de la Paz, galardón que, sin lugar a dudas, obtuvo por derecho propio.

La Baronesa von Suttner murió un mes antes de estallar la Primera Guerra Mundial, evitándole la muerte, el ser testigo de los horribles hechos contra los cuales, ella por tanto tiempo se pronunció y luchó.