LAS ASOCIACIONES PROFESIONALES

Con la llamada Revolución Industrial vino una etapa aún gris en lo que a las condiciones del trabajador se refería, ya que la premisa administrativa general era que “el tiempo es oro”, esto también significaba que se debían obtener los mayores beneficios al menor costo y tiempo posibles. Esta reducción de costos recaía sobre las condiciones laborales de los trabajadores las cuales llegaron a ser, en muchos casos, inhumanas.

Luego de la Segunda Guerra Mundial y con el resurgimiento de la Producción Industrial; los empleados se dieron cuenta de su importancia dentro de “tren” productivo de las empresas y decidieron reclamar lo que por derecho les correspondía (mejoras en sus condiciones de trabajo, salarios justos, lugares de trabajo más adecuados, mejores condiciones sanitarias, etc.), es en ese momento cuando surgen los llamados “Sindicatos”, que no eran más que la agrupación de empleados, generalmente divididos en sectores o áreas de trabajo, los cuales planteaban sus necesidades a los empleadores a través de un vocero designado por ellos mismos.

De más está decir, que en un principio, estos sindicatos fueron muy mal vistos por los empleadores y que incluso en muchos países llegaron a prohibirse, por Ley, las uniones de este tipo; pero aún así éstas se desarrollaron subrepticiamente hasta los inicios del Siglo XIX, cuando en 1824, en Inglaterra se reconoce la legalidad de una asociación que existía clandestinamente.

Se dice que por naturaleza el hombre es un ser sociable e instintivamente busca unirse a otros para su subsistencia, desarrollo y evolución; las asociaciones profesionales pueden considerarse como un ejemplo de esa tendencia inherente al ser humano y responden a una necesidad en particular que viene determinada por el área, momento y lugar donde se desarrolle.

Con el paso de los años, y ya que por ley natural todo evoluciona, aquellos que empezaron siendo Sindicatos Laborales que reclamaban un trato digno para sus representados; pasaron a ser Asociaciones Profesionales, porque una vez conquistado el reconocimiento a un trato justo y la dignidad de los trabajadores, había que sostenerlo.

Las Asociaciones Profesionales, buscan a través del desarrollo integral de sus asociados, ya no sólo un trato más digno para estos; sino también, promover la capacitación continua y el desarrollo profesional de estos para su propio fortalecimiento como grupo y poder ofertar así una mejor opción a las empresas. Su misión y visión van mucho más allá de sí mismas; buscan de manera directa contribuir al desarrollo de la nación promoviendo un profesional de alto nivel capaz de realizar un trabajo eficiente para el logro de los objetivos planteados en el campo en que se desarrolle.

Es por eso que hoy en día, lo que empezó de manera subrepticia y en un tiempo fue catalogado como ilegal, ha evolucionado a tal punto que a muchos profesionales se les exige, por Ley, pertenecer a una Asociación o Colegio, reconocido por las leyes de cada país, que avale su trayectoria profesional.

Las secretarias no estamos exentas de esto. A nivel internacional existen asociaciones secretariales que promueven, mediante ideales y objetivos claros, el desarrollo de una profesional más integrada capaz de sortear con éxito los retos que estos nuevos tiempos nos imponen.

La promoción de la capacitación es el “arma” número uno de estas Asociaciones para alcanzar sus objetivos y la cual promueven entre sus asociadas a través de cursos, congresos nacionales e internacionales, talleres de capacitación, certificaciones profesionales, etc.

Las Asociaciones Profesionales en general, pero en este caso en particular, las de Secretarias, son un modo perfecto para mantenernos activas, promover las relaciones interpersonales y despertar la necesidad de capacitación continua la cual es, al fin y al cabo, la que nos evitará caer en la obsolescencia y salir así del tren productivo.

En los Cinco Continentes existen Asociaciones de Secretarias que buscan primeramente el fortalecimiento profesional de las mismas, pero también su desarrollo humano para que puedan alcanzar así su éxito personal contribuyendo al desarrollo de la profesión, en general.

ASOCIACIONES DE SECRETARIAS (No todas)

Norteamérica
Canadá
- Ontario Medical Secretaries Association. http://www.omsa-hca.org
- Association of Administrative Assistants http://www.aaa.ca

Estados Unidos
- International Association of Administrative Professionals http://www.iaap-hq.org/ Fue fundada en el 1942. Agrupa a más 44,000 asociadas y tiene filiales en 60 países.
- National Association of Executive Secretaries and Administrative Assistants (NAESAA) http://www.naesaa.com

México
- COMASE - Confederación Mexicana de Asociaciones de Secretarias Ejecutivas Código Postal 24130. Ciudad del Carmen, Camp., México
- Asociación de Secretarias Ejecutivas de México. Norte 24 Nº 60. Col. Industrial. México 07800, D.F

América Latina y El Caribe
- FIAS - Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias http://www.federacionfias.com

Panamá
- Confederación de Secretarias de Panamá (CONFESEP) Apartado Postal 6-1993 Estafeta El Dorado Panamá, República de Panamá.

Costa Rica
- ANSE - Asociación Nacional de Secretarias Ejecutivas de Costa Rica - Apartado Postal 5776-1000 San José, Costa Rica

El Salvador
- ASES - Asociación de Secretarias Ejecutivas Salvadoreñas - Colonia Miramonte Avda. Maracaibo 3012 San Salvador, El Salvador

Guatemala
- ASGUA - Asociación Secretarial Guatemalteca Arco 3 Acceso A Zona #24, Guatemala, C.A.

Honduras
- ASOH - Asociación de Secretarias y Oficinistas de Honduras Apartado Postal 20.024 Tegucigalpa, Honduras

Aruba
- Aruba Secretaries Association P.O. Box 559 Aruba, Antillas Holandesas

Curazao
- Asosiashon Di Sekretaria Di Korsou PO Box 3137 Curazao, Antillas Holandesas

República Dominicana
- ADOSEC - Asociación Dominicana de Secretarias Apartado Postal 2150 Santo Domingo, República Dominicana
- ADOSEC-FILIAL SANTIAGO - Teléfono: 809-582-7146 exts. 401 - 401- 235

Jamaica

- Jamaica Association of Secretaries & Administrative Professionals The Office Complex/78 Slipe Rd PO Box 364 Kingston 5 JAMAICA WEST INDIES Teléfono: 876-962-9742 Fax: 876-906-0026

Trinidad y Tobago
- Association of Secretaries and Administratives Professionals of Trinidad and Tobago PO Box 1241 Port of Spain Trinidad & Tobago West Indies Teléfono: 868.623.8010 Fax: 868.627.0543 E-mail: nsa-1@tstt.net.tt

Puerto Rico
- Asociación de Secretarias de la Universidad de Puerto Rico-Recinto de Humacao. Universidad de Puerto Rico en Humacao - Estación Postal CUH - 100 Carretera 908 Humacao, PR 00791-4300 http://www1.universia.net/CatalogaXXI/pub/ir.asp?IdURL=130933&IDC=10060&IDP=ES&IDI=1
- Asociación Internacional para el Profesional Administrativo, filial de Puerto Rico (787) 432-1360 ó (787) 375-5486

Brazil
- Secretary and Executive Brasil http://www.secretary.com.br/ Teléfono: (11) 9179-6985
secretary@secretary.com.br

Perú
- Asociación Futuras Secretarias Profesionales. afsp@pucpr.edu
- Asociación de Secretarias y Asistentes del Norte del Instituto Tecnológico del Norte. Av. del Ejército 889 Trujillo - Tel. 260056 - 257562 - informes@itn.edu.pe
- Club de Secretarias de Perú. http://www.clubdesecretariasperu.com

Paraguay
- Asociacion de Secretarias de Paraguay FAX: 592 21 442368 Teléfono: 592 21 449161

Uruguay
- ADESU - Asociación de Secretarias del Uruguay http://www.asociaciondesecretarias.org

Chile
- Colegio de Secretarias de Chile Agustinas 814 Of. 303 Santiago, Chile
- Círculo nacional de Secretarias – Sector Salud/Chile tsoto@minsal.cl preyesr@ssmso.cl.

Bolivia
- Asociación Boliviana de Secretarias (ABSE) Casilla Postal 3025 La Paz, Bolivia

Europa-Asia-África-Oceanía
Portugal
- Associaçâo de Secretárias Portuguesas (ASP) Tel. 351 321 01 03 Fax 351 321 02 99

España
- Instituto del Secretariado Europeo http://www.imp.es/
- Consejo Nacional del Secretariado http://www.secretariaplus.com/c/cps
- FENAS - Federacion Nacional de Secretarias de España Fax: 341 644 3010 Teléfono: 341 350 3767 http://www.aspm.es/
- Asociación del Secretariado Profesional de Madrid

Inglaterra y Escocia
- http://www.uksecretaries.co.uk/ Secretaries

- The Association of Medical Secretaries, Practice Managers, Administrators and Receptionists http://www.amspar.co.uk/
- Institute of Chartered Secretaries and Administrators www.icsa.org.uk

África
- ASSEMO – Asociación de Secretarias Mozambiqueñas Fax: 2581 428855 Teléfono: 2581 429569
- PSA - Professional Secretaries Association of South Africa Fax: 27 21 447 6289 Teléfono: 27 21 447 5114 www.homesecretary.com

Australia
- Institute of Professional Secretaries and Administrators http://www.aiop.com.au

Japón
- JSA - The Japan Secretaries Association Fax: 81 3 3431 5533 Teléfono: 81 3 3431 7360

¿QUE ES LA REPROGRAFÍA?

Desde tiempos inmemoriales el hombre ha tenido la necesidad de estar en contacto con los demás, para lo cual desarrolló numerosas formas de comunicación y lenguajes.

Una vez superado el ¿cómo comunicarse?, surgió el ¿cómo hacer llegar sus ideas al mayor número de personas posibles? Gracias a esta preocupación o necesidad es que surgen diversas formas de transmisión y reproducción de los mensajes.

La Reprografía, forma parte importante del proceso de comunicación visual y escrita de los seres humanos, ya que a través de la duplicación de materiales nos permitimos llegar a muchas más personas, prácticamente, al mismo tiempo.

Pero ¿qué es la Reprografía? Ésta es el Arte o Ciencia de obtener una o más copias de un documento original. Por lo breve de la misma, pareciera que se queda corta en su significación; pero no es así, ya que en ella se encierra toda posibilidad o método que podamos utilizar para la obtención de un duplicado y como es sabido, hoy en día existen un sin fin de métodos para obtener una reproducción o copia de un documento que se adaptan de manera flexible a las necesidades de los ususarios.

El campo de la Reprografía ha encontrado su más amplio nivel de desarrollo y acutalización en sectores como las editoriales, imprentas, estudios fotográficos, etc., los cuales utilizan sistemas revolucionarios para producir cientos de miles de copias a partir de un material original.

Con la evolución de los tiempos y el desarrollo de nuevas tecnologías, han surgido lo que se llaman "Sistemas Reprográficos", que no son más que el "Conjunto de técnicas que permiten reproducir un documento”, en cuya definición se abarcan todos los procesos desde la escritura a mano hasta el escáner o cualquier invento moderno que se nos ocurra, mendiante el cual podamos obtener un material idéntico al original.

Las empresas siempre han sido, como reflejo de las sociedades donde se desarrollan que éstas son, las receptoras número uno de los cambios y los avances en diversas áreas incluyendo la tecnológica, y en el caso de la reprografía no podía ser diferente; la importancia de la implementación de estos métodos y técnicas en la empresa moderna es vital para su promoción y difusión en el mercado, como forma de llegar a una mayor cantidad de público en menos tiempo.

La comunicación en general, y de manera particular la escrita, tiene una importancia capital para las empresas, principalmente, las de hoy, que gracias a las innovaciones en los campos tecnológicos y las comunicaciones, la Internet y la globalización de los Mercados, ven ampliado su espectro de acción hacia confines a los que no esperaban llegar; por eso, para las organizaciones que desean ser competitivas en los tiempos actuales, no sólo la generación, distribución y mantenimiento de los documentos es importante; también, juega un papel destacado en este proceso, la Reprografía.

PROCESO HISTÓRICO DE LOS SISTEMAS REPROGRÁFICOS

Cómo entenderán no puedo colocar aquí todos los inventos reprográficos ni todas las mejoras que han experimentado con el paso del tiempo, hasta llegar a como los conocemos hoy, porque eso me abarcaría muchísimo espacio; sólo daremos una ojeada a los más destacados, y nos daremos cuenta de que realmente no son “taaan” modernos como nosotros creemos.

ANTIGUEDAD

Reproducción a Mano. Mediante La utilización de “Copistas”.

Primeros Métodos de Impresión

Tallado en Piedra - El Sello - La Talla en Madera

105 d.C.

Los Chinos Inventan el Papel.

1440

Johannes Genfleisch (Juan Gutemberg) – Inventa la Imprenta.

1624

Blaise Pascal – Crea la primera máquina de calcular mecánica.

1795

Nicolás Conte – Desarrolló el Lápiz

Borrador - Corrector de Goma

1795 – Charles Condamine – Lleva a Europa la “Goma india”
1839 – Charles Goodyear logra la “vulcanización” de la goma y se crean los primeros borrantes.
1859 - Se patentiza el primer lápiz con borrante por Hyman Lipman.
1861 – Eberhard Faber – establece la primera factoría de lápices en Estados Unidos.

1803

Fue inventada la Pluma de Acero, la cual se convirtió en el símbolo de la escritura a mano. Brian Donkin.

1806

Ralph Wedgwood. Inventa y Patenta el Papel Carbón.

1808

El italiano Pellegrino Turri patenta la primera máquina de escribir.

1828

Bernard Lassmon – patentó el primer sacapuntas.

1843

Alexander Bain – inventa el primer Fascimil

1872

Cristóbal Lathan Sholes. Inventa la primera máquina de escribir funcional. Remington I

1874

Eugenio de Zuccato, obtiene la patente comercial de la primera copiadora de esténciles.

1880´s

- Herman Hollerith, utiliza por primera vez placas perforadas para procesar datos.
- El inventor británico Charles Babbage elaboró los principios de la computadora digital moderna.

1881

Surgen el “Paño de copiar”, el Duplicador rotativo y los esténciles de David Gestetner.

1888

Elicha Gray inventa el Teleautógrafo, considerado como el precursor de la máquina de fax como la conocemos hoy día.

1925

La empresa International Business Machine Corporación (IBM), lanza al mercado las primeras máquinas de escribir eléctricas a las que llamó “Word Processors”.

1937

Chester Carlson – inventa el proceso de copiado llamado Xerográfico.

1938

Lazlo y George Biro inventan el primer lapicero.

Durante la II GuerraMundial (1939-1945)

Científicos y matemáticos que trabajaban en Bletchley Park, al norte de Londres, crearon lo que se consideró el primer computador digital totalmente electrónico: el Colossus.

1945

Luego de varias investigaciones anónimas surge el desarrollo del Calculador e Integrador Numérico Digital Electrónico (ENIAC).

1970´s-1980´s

Nacen los computadores personales IBM. Impresoras a láser-inyección de tinta

1980´s-1990´s Escáner.

LAS EMPRESAS MODERNAS Y LOS SISTEMAS REPROGRÁFICOS

Las empresas han empezado a prestarle una seria atención a su sistema de reprografía; no sólo por el gasto que éste representa, sino también, debido a que la reproducción correcta de un documento es parte importante del proceso de comunicación y mercadeo de la misma; por lo cual, se han dado cuenta de la necesidad de tomar en consideración la forma en que este proceso está siendo realizado para hacerlo más eficiente y efectivo.

Los objetivos a alcanzarse mediante la eficientización y efectivización de este proceso, podrían resumirse en: 1) Ahorro del gasto en materiales; 2) Optimización del método de reproducción; al obtenerse grandes volúmenes de copias de buena calidad en el menor tiempo y costo posible; 3) Minimización los desperdicios y pérdidas; 4) Máximo aprovechamiento posible de los equipos, mediante su uso correcto y un planificado sistema de mantenimiento, entre otros.

Para esto, no sólo se deben apoyar en la compra de equipos más modernos, rápidos y versátiles; sino en una adecuada implementación organizacional de sus sistemas de reprografía y recordemos, además, que estos están compuestos por todos aquellos equipos y métodos que nos permiten obtener una copia de un material impreso o gráfico; entre los cuales están: el papel carbón, esténcil, fotocopiadoras, impresoras de inyección de tinta, a láser y matriciales, las máquinas de escribir con memoria, los escáneres; faxes/telex aunque su fin primario es transmitir la información, también permiten reproducirla, etc.

Por este motivo están surgiendo empresas que, conocedoras del problema que implica la reproducción de documentos para las empresas de hoy, no sólo venden el equipo, sino que, además, asesoran a las organizaciones sobre cuál sería, para cada determinada empresa, el método más adecuado para la reproducción de sus documentos.

Para lograr esto hacen un estudio basado en encuestas internas, por medio del cuál determinan los tipos de equipos que hay, cuántos y cómo están distribuidos; cuál es el volumen diario, semanal y/o mensual de copias sacadas; cuántos cartuchos de tinta se gastan en determinado período y cuál es el volumen de las pérdidas en material gastable (cantidad de hojas que se dañan, tinta que se reseca por el mal sistema de almacenamiento, etc.) También buscan establecer el período de vida consumido y restante de los equipos y el cronograma de mantenimiento de los mismos. Todo esto con el fin de crear el sistema de reprografía más adecuado a las necesidades de cada empresa.

De más está decir, que el personal juega un papel importantísimo en la efectivización de los recursos reprográficos.

Una vez que los gerentes y jefes administrativos estén conscientes de la importancia de contar con un buen sistema de reproducción de documentos, para lograr alcanzar los objetivos antes expuestos y muchos otros más que son determinados por las necesidades particulares de la propia empresa; entonces, es necesario involucrar al personal que directamente hará uso del sistema. Esto puede lograrse a través de talleres de capacitación; entrenamientos en el uso de los equipos; concienciación del empleado en la necesidad de dar un uso correcto al material gastable para así ahorrar tiempo y dinero, entre otras.

Lo que de ninguna forma podemos olvidar es que dentro del proceso de administración de documentos, junto a la creación, distribución y mantenimiento de los mismos; la reprografía juega un papel de gran importancia para la empresa por el alto costo que podría implicar su mal manejo y falta de organización.

LOS BENEFICIOS DE SER CREATIVOS EN EL TRABAJO

Durante la mayoría de mis clases, trato de ponderar con asiduidad la necesidad de ser creativos en la búsqueda de soluciones a problemas cotidianos; simplemente, porque habrá momentos en que no podremos aplicar la solución más lógica o la que estemos acostumbrados a implementar de manera cotidiana, siempre que se nos presenta algún inconveniente.

Es en ese momento en particular, cuando lo normalmente realizado no puede hacerse, que debemos recurrir a soluciones creativas. Hoy en día, la tecnología se ha convertido en un arma de doble filo para muchos profesionales, ya que están tan habituados a su uso que cuando se ven sin ella, simplemente, no trabajan. Se quedan estancados hasta que los técnicos resuelvan el problema lo cual, muchas veces, puede durar hasta días, y mientras, sus tareas se van acumulando. Me gustaría ilustrar con el siguiente ejemplo, la importancia de la creatividad en el área de trabajo.

Bette Nesmith Graham, poco después de finalizada la Segunda Guerra Mundial, era una ama de casa norteamericana común y corriente; divorciada y con un hijo pequeño a quien cuidar, decide estudiar Taquigrafía y Mecanografía, y encuentra trabajo como Secretaria Ejecutiva.

Su incursión en el mundo laboral llega casi de la mano de las primeras máquinas eléctricas salidas al mercado, las cuales suponían un ahorro en el tiempo de mecanografiado de las correspondencias pero un inconveniente para la corrección de los errores.

Pronto la señora Graham se encontró con el problema de que, con el uso de la máquina eléctrica, los errores no podían ser corregidos de la manera usual ya que la tinta no se borraba, por lo que decidió buscar una forma de resolver "su" problema.

Usando la mezcladora de su cocina se dispuso a crear una sustancia con la cual ella pudiera cubrir sus errores mecanográficos. Esta mezcla consistía básicamente en un poco de pintura tempera con base de agua a la que añadió un colorante del mismo color del papel que usaba en su oficina. Así, un día llegó a su trabajo armada con un potecito conteniendo esta sustancia y una brocha pequeña para pintura de agua. Una vez cometido el primer error, lo cubrió con ella y así continuo haciéndolo cada vez que le sucedía. Los errores se volvieron imperceptibles a los lectores y su jefe tardó bastante tiempo en darse cuenta de lo que sucedía.

Pronto, sus compañeras empezaron a pedirle que les diera un poco de ese líquido corrector y en ese momento le surge la idea de envasarlo y venderlo.

Ella empieza a distribuir el producto entre las secretarias del edificio con el nombre de "Mistake Out". En 1956 crea Mistake Out Company, la cual estaba ubicada en la cocina de su casa, donde preparaba la mezcla ya armada con un mezclador eléctrico; ésta era envasada por su hijo Michael Nesmith, quien más tarde se convertiría en el famoso guitarrista del grupo "The Monkees", y los amigos de éste. Así continua la historia, el producto va evolucionando. Se le cambia el nombre por el de "Liquid Paper" y en el 1980, seis meses antes de morir, Bette Nesmith Graham vende su compañía a la Empresa Gillete, por $47.5 millones de dólares.

Con esta historia no quiero garantizarles que, las soluciones creativas que ustedes den a sus problemas de oficina cotidianos, les van a reportar la misma notoriedad y beneficios, aunque, ¿quién sabe?; lo que sí les puedo asegurar es que les evitarán pérdidas de tiempo en el cumplimiento de alguna tarea y les permitirán descubrir otras opciones, posiblemente insospechadas, para la realización efectiva y eficiente de su trabajo.

TENÍAS DUDAS?-VERBOS CON DOBLE PARTICIPIO

El español es un idioma muy rico en tiempos verbales, y el hecho de que la generalidad de las personas prefieran desarrollar su conversación utilizando sólo las formas simples (presente-pasado-futuro), hace que, llegado el momento, se experimenten ciertos problemas con la utilización de algunas formas verbales compuestas y los verboides (formas no personales del verbo), principalmente el participio.

La falta de uso de ciertos participios ha llevado a algunas personas a pensar, de manera errónea, que es incorrecto utilizarlos y hasta que no existen como tal; el caso más común es el del verbo IMPRIMIR.

Según la Real Academia de la Lengua, el verbo Imprimir tiene doble participio uno Regular = IMPRIMIDO y otro Irregular = IMPRESO; ambos pueden ser usados indistintamente, aunque el de uso más común es el irregular ya que también es usado como sujeto.

OTROS VERBOS CON DOBLE PARTICIPIO

A continuación presentamos algunos ejemplos de verbos con doble participio, en primer lugar está el infinitivo, luego el participio regular y en seguida, el participio irregular.

absorber absorbido absorto, abstraer abstraído abstracto, afligir afligido aficto, atender atendido atento, bendecir bendicido bendito, comprimir comprimido compreso, concluir concluido concluso, confesar confesado confeso, confundir confundido confuso, contundir contundido contuso, convencer convencido convicto, convertir convertido converso, corregir corregido correcto, corromper corrompido corrupto, despertar despertado despierto, difundir difundido difuso, dividir dividido diviso, elegir elegido electo, enjugar enjugado enjuto, eximir eximido exento, expresar expresado expreso, extender extendido extenso, extinguir extinguido extinto, fijar fijado fijo, hartar hartado harto, imprimir imprimido impreso, incluir incluido incluso, incurrir incurrido incurso, infundir infundido infuso, injertar injertado injerto, insertar insertado inserto, invertir invertido invierto, juntar juntado junto, maldecir maldecido maldito, manifestar manifestado manifiesto, nacer nacido nato, pasar pasado paso, poseer poseído poseso, prender prendido preso, presumir presumido presunto, propender propendido propenso, proveer proveído provisto, recluir recluido recluso, salvar salvado salvo, sepultar sepultado sepulto, soltar soltado suelto, sustituir sustituido sustituto, sujetar sujetado sujeto, suspender suspendido suspenso, teñir teñido tinto, torcer torcido tuerto.

ESTAMOS AVANZANDO

El Desarrollo de la Carrera Secretarial en la República Dominicana, al igual que en muchos países latinoamericanos; ha sido lento aunque sostenido. Lento porque aún no se ha logrado que una porción significativa de empleadores comprenda el valor real de esta profesional dentro de sus empresas; sostenido porque, pese a esta falta de "empoderamiento" profesional, las estudiantes y profesionales de esta área no detienen su proceso de adaptación a los nuevos tiempos, asumiendo estos cambios a través del manejo de nuevas tecnologías y la capacitación constante.

Las tendencias actuales tanto en las teorías administrativas, el proceso de globalización de las economías y los mercados, marcan el camino a seguir por los profesionales modernos y son categóricos al afirmar que dentro de este proceso de modernización no hay cabida para la obsolescencia y la falta de visión a futuro.

Las Secretarias comprendimos, puede que hasta primero que muchos jefes o empleadores, cual sería nuestro rol dentro de este nuevo sistema de mercado y nos hemos venido preparando para asumirlo. Uno de nuestros primeros pasos fue crear un perfil profesional nuevo, más acorde con esa realidad que, en ese tiempo (unos seis años atrás), se nos avecinaba a grandes pasos y que hoy es más que un hecho; por eso planteabamos un profesional más integral en todos los sentidos:

Como persona, porque no es cierto que podamos desligar nuestras creencias, sentimientos y motivaciones personales, de nuestra experiencia laboral. Por eso se buscaba dotar a este profesional con aquellas herramientas que le permitieran evolucionar de manera positiva dentro de situaciones adversas (inteligencia emocional, coaching, gestión de la actitud, etc.)

Como profesional, acentuar las capacidades elementales, inherentes a la carrera (taquigrafía-mecanografía-atención telefónica, etc); modernizandolas a través del uso de equipos, mecanismos y sistemas modernos (computador, INTERNET, correo electrónico, celulares, agendas electrónicas, escritura abreviada-porque el tiempo, hoy más que nunca es esencial, etc.); pero también, se le dio un giro más gerencial para, a través de ciertos conocimientos, suplirlas de las destrezas necesarias para la toma de decisiones, manejo de datos y su transformación en informaciones útiles, creación de proyectos, relaciones interpersonales efectivas, manejo de recursos humanos y trabajo en equipo, etc.

Con estos dos puntos como visión, se creó el nuevo perfil de la secretaria que en nuestro país se mercadea con el nombre de Administradoras de Oficinas (Carrera de Administración de Oficinas); en otros, Asistentas o Directoras de Oficinas (Carreras de Administración de Sistema de Oficinas y Dirección de Oficinas), etc. Este perfil, busca responder a las necesidades reales de las empresas modernas ya que proyecta un profesional de un nivel más gerencial, capaz de realizar todas las funciones inherentes al trabajo en una oficina; al mismo tiempo que administra y dirige tareas en áreas administrativas y gerenciales.

El hecho de visualizar que esta/e nueva/o profesional sería necesaria/o ya se nos ha convertido en una realizadad que se evidencia en las solicitudes de personal que están redactando las empresas; hace poco leí en uno de nuestros periódicos un anuncio que, a grandes rasgos decía: "empresa multinacional solicita servicios de profesional para la Administración de Oficinas, graduado en el área de la administración de empresas o afines... y pasaba a detallar los requisitos tanto en el aspecto secretarial como administrativo que debían reunir los/as solicitantes (escritura rápida en inglés y español, digitación a computadora, manejo de softwares, correo electrónico, búsqueda en INTERNET, capacidad para tomar decisiones, manejo de personal, trabajo en equipo, óptimas relaciones interpresonales, organización de reuniones, manejo de equipos audiovisuales, etc.)". Ese pequeño anuncio en el periódico me hizo ver que ESTAMOS AVANZANDO.

De manera profesional, asumimos el reto que nos planteaba la modernidad y, llegado el momento, estamos listas para llevarlo a cabo.

Lic. Silvania Guzmán Muñoz

XIX CONGRESO INTERAMERICANO DE SECRETARIAS.

UNA EXPERIENCIA INOLVIDABLE

Hola a todas y todos:

Hemos regresado de El Salvador donde, como ya saben, estuvimos participando en el XIX Congreso Interamericano de Secretarias. Describirles en unas pocas líneas nuestra experiencia en ese hermano país es casi imposible. Este evento fue un éxito desde cualquier punto de vista (organizacional, humano, académico).

Desde nuestra llegada supimos que sería diferente; la bienvenida que se nos dispensó, la disposición de todos en ayudarnos, la amabilidad y cordialidad de todos con quienes tuvimos contacto nos preparó para disfrutar de una buena estada en El Salvador.

Se tuvieron pendientes todos los puntos que pudieran afectar directamente a las participantes; cada grupo tenía una edecan asignada, pero todos mostraron su mejor disposición en hacernos sentir a gusto, y lo lograron.

De la parte Academémica, qué puedo decirles?, todos los ponentes con un alto grado de preparación profesional y personal. Lo que parecía imposible se fue dando paulatinamente, pensábamos "esto ha sido lo mejor del día"; pero no, la siguiente actividad igualaba a la anterior en calidad y así fue sucediendo hasta el último momento.

Salimos de El Salvador renovadas, no sólo académicamente, sino personal y espiritualmente. Esta experiencia nos dio la oportunidad de rememorar viejas amistades, de crear muchas otras nuevas y de ver con optimismo nuestro futuro como profesionales.

Gracias a todas y todos nuestras/os amigas/os salvadoreñas/os.

XIX CONGRESO INTERAMERICANO DE SECRETARIAS

SAN SALVADOR-EL SALVADOR
DEL 20 AL 28 DE MAYO DE 2006





La Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias (FIAS) es una institución sin fines de lucro, a la cual están afiliadas Asociaciones de Secretarias de más de diecinueve países de América Latina y El Caribe.

Uno de los compromisos más importantes de esta Federación es promover el desarrollo técnico, profesional y humano de las secretarias latinoamericanas y dentro de ese marco realiza cada dos años sus Congresos Interamericanos. En esta ocasión, el Congreso será realizado en la ciudad de San Salvador, El Salvador; y el tema central del mismo será “GESTIÓN POR COMPETENCIAS: UN REQUERIMIENTO EMPRESARIAL: IMPLICACIONES Y OPORTUNIDADES PARA LA ASISTENTE/SECRETARIA”.

En esta oportunidad, el Congreso está siendo organizado por la Asociación de Asistentes y Secretarias Ejecutivas Salvadoreñas (ASES) www.ases-asociacion.com, asociación apolítica, laica y sin fines de lucro, fundada el 15 de febrero de 1968.

Cuatro de los miembros de la Directiva de la Asociación de Secretarias Dominicanas (ADOSEC), Filial Santiago, Joselina Tavarez, Maira Vargas, Roquilda Carrasco y yo, Silvania Guzmán viajaremos a El Salvador, en compañía de una de nuestras alumnas de la Carrera de Administración de Oficinas (Katiuscia St. Louis), donde esperamos aprovechar al máximo de esta experiencia académica, cultural y recreativa.

Todas aquellas que estén interesadas, aún hay tiempo para que nos acompañen a revivir esta experiencia de compartir con colegas de otras nacionalidades y aprender, tanto de la trayectoria de excelentes profesionales en diversas áreas como del contacto con otra cultura y otro país hermano, que a través de las organizadoras y miembros de la ASES, nos recibe con su mejor disposición.

LA ASOCIACIÓN DOMINICANA DE SECRETARIAS, FILIAL SANTIAGO

La Asociación Dominicana de Secretarias , INC. (ADOSEC), es una Asociación sin fines de lucro creada bajo los Reglamentos y Leyes de la República Dominicana, el 28 de mayo de 1971, con el nombre de Asociación Nacional de Secretarias (ANS).

Esta Asociación está afiliada a la Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias, FIAS, Sociedad Internacional fundada en el mes de mayo del 1970 y cuya secretaría permanente se encuentra en El Salvador.

Entre los Objetivos Generales de esta Asociación están:

· La organización de cursos y eventos que contribuyan a la superación profesional, cultural y social de las

profesionales secretariales.

· Promover la capacitación, profesionalización y actualización continua de sus miembros.

· Motivar el intercambio cultural y profesional, a nivel internacional, de las miembras, entre muchos otros.

En 1994, se crea en la ciudad de Santiago de los Caballeros, la Filial Santiago de ADOSEC, la cual está precedida actualmente por la Lic.Joselina Tavárez, como su Presidenta y la cual cuenta en su directiva con las licenciadas, Silvania Guzmán, Tesorera, Amarilis Polanco, Secretaria; Johanna Martínez y Kirsys Alemán, Vocales y Maira Vargas, Pasada Presidenta.

Dentro de las actividades desarrolladas por esta Filial de la Asociación, la celebración de diversas jornadas de capacitación con motivo de la conmemoración del Día de las Secretarias, el 26 de abril de cada año, es una de las más importantes ya que le permite acercarse a las secretarias, miembras o no de la Institución, con el fin de proporcionarles una serie de cursos y seminarios que contribuyan al reforzamiento de sus habilidades y a la captación de nuevas destrezas para que así realicen sus funciones con eficiencia y eficacia.

La Asociación Dominicana de Secretarias, Filial Santiago, tiene entre sus metas, implementar un programa de capacitación continuada que responda a las necesidades de las secretarias y empresas de la región, con el propósito de promover la actualización de las profesionales de ésta importante área administrativa; para tales fines trabajamos en coordinación con nuestra oficina matriz en Santo Domingo organizando y participando activamente en actividades como son las siguientes:

· Congreso Nacional de Secretarias.

· Décimo-Séptimo Congreso Interamericano de Secretarias. Asunción-Paraguay.

. Décimo-Octavo Congreso Interamericano de Secretarias. Manta-Ecuador.

En Preparación:

· Cursos de Ortografía
· Talleres de Organización de Eventos Empresariales

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. Cursos de Atención al Cliente
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LA TAQUIGRAFÍA

Cualquier sistema de escritura que sea rápido y conciso, y permita escribir a la misma velocidad que se habla, es lo que conocemos como Taquigrafía. En ésta se suelen emplear trazos breves, abreviaturas y caracteres especiales para representar letras, palabras y frases.

Según referencias históricas, el uso de la Taquigrafía comienza con los escritos del historiador griego Jenofonte, quien utilizó un sistema antiguo para escribir la vida de Sócrates. Durante el Imperio romano se utilizaba mucho con las llamadas Notae Tironianae (Anotaciones de Tiro), que era un sistema inventado por el liberto Marco Tulio Tiro, por el año 63 a.C.

Notas Tironianas

Este sistema se trataba de una derivación de la escritura en cursiva con muchas abreviaturas; se enseñaba en las escuelas romanas y lo empleaban para reproducir los discursos de los grandes oradores del Senado como Cicerón, Catón (Marco Porcio) y Julio César, así como para redactar los expedientes del Senado y más tarde las resoluciones y textos de los concilios de la Iglesia.

La Taquigrafía, continuó usándose unos mil años más, hasta que la lengua latina cambió de forma radical y hasta que la escritura secreta o criptográfica se asoció con la brujería. El clérigo inglés Timothy Bright patentó el primer sistema moderno de Taquigrafía en el año 1558 al que siguieron más de una docena de sistemas; aunque el más representativo fue el llamado "Sistema de Escritura Rápido" de Samuel Taylor del año 1786 que fue adoptado por otras lenguas europeas. De él procede la taquigrafía castellana de Francisco P. Martí (1762-1827), que lo presentó en las Cortes de Cádiz (1812) y fue adoptado este método de transcripción de forma oficial. La originalidad de este sistema residía en que era un sistema de escritura fonética (se representaban sonidos) y con signos geométricos.

Martí elaboró su propio método, del que surgieron dos escuelas: la de Francisco Serra Buenaventura o madrileña, y la de Carlos Ariban o catalana. En 1837, a la edad de 24 años, el pedagogo inglés que fuera reformador de la escritura sir Isaac Ptiman publicó un sistema taquigráfico que era completamente fonético, dado que analizó su lengua de forma sistemática desde el punto de vista fonético, lo mismo que había hecho Martí. Los caracteres Pitman son geométricos, con líneas y curvas que indican consonantes y digrafos del tipo th, para el sonido inglés z. Representa las vocales por medio de puntos y rayas que se colocan delante y detrás de los signos consonánticos.

Hay que escribir en un papel rayado; la colocación de un signo encima o debajo del renglón dice si se han omitido las vocales. Curvas, arcos y círculos representan los prefijos y sufijos más frecuentes. Taquigrafía moderna El alemán Franz Xaver Gabelsberg (1789-1849) fue el creador de la taquigrafía moderna. Analizó las palabras desde un punto de vista etimológico, fonético y gráfico y creó una serie de signos cursivos de fácil lectura e interpretación gracias a sufijos, prefijos y abreviaciones lógicas.

El sistema tuvo un éxito inmediato y fue adaptado a todas las lenguas de Europa. En este sistema se basó el español Pedro Garniga. Con este método se pueden conseguir 200 palabras por minuto.

Ya en la época moderna son mundialmente conocidos los Métodos de Taquigrafía Pitman y Gregg, los cuales han sido traducidos a na gran cantidad de idiomas y se popularizaron gracias a su practicidad y facilidad de aprendizaje.

La Máquina Taquigráfica.

A comienzos del siglo XIX se inventaron varias máquinas que permitían escribir tan rápido como se habla. Las que tuvieron más éxito fueron las de estenografía y estenotipia.

En estas máquinas se pueden pulsar todas las teclas simultáneamente; una sílaba se escribe con un único golpe que dan varios dedos a la vez. La taquigrafía por máquina puede transcribir el discurso del orador más rápido, (más de 200 palabras por minuto) y se emplea para transcribir las sesiones parlamentarias, las comunicaciones del gobierno, en los tribunales y demás actos oficiales. Es muy sencilla de leer, la puede traducir incluso una persona diferente a la que escribe, aunque se le suele asignar únicamente a los administrativos o personal especialmente capacitado para su uso.

Datos extraídos de la Página Web "Historia de la Taquigrafía" www.geocities.com/taquigra/taquigra.htm

Historia de la Maquina de Escribir

El primer intento registrado de producir una máquina de escribir fue realizado por el inventor Henry Mill, que obtuvo una patente de la reina Ana de Gran Bretaña en 1714. La siguiente patente expedida para una máquina de escribir fue concedida al inventor estadounidense William Austin Burt en 1829 por una máquina con caracteres colocados en una rueda semicircular que se giraba hasta la letra o carácter deseado y luego se oprimía contra el papel. Esta primera máquina se llamó 'tipógrafo', y era más lenta que la escritura normal. En 1833 le fue concedida una patente francesa al inventor Xavier Progin por una máquina que incorporaba por primera vez uno de los principios utilizados en las máquinas de escribir modernas: el uso, para cada letra o símbolo, de líneas de linotipia separadas y accionadas por palancas separadas.

El mecanismo utilizado para mover el papel entre caracteres y entre líneas es en casi todas las máquinas de escribir modernas un rodillo cilíndrico, contra el que se sujeta el papel con firmeza. El rodillo se mueve horizontalmente para producir el espaciado entre las líneas. La primera máquina que utilizó este método de espaciado fue construida en 1843 por el inventor estadounidense Charles Grover Thurber. La parte impresora de esta máquina de escribir era un anillo de metal que giraba en sentido horizontal sobre el rodillo y que estaba provisto de una serie de teclas o pistones con piezas de caracteres en su parte inferior. La máquina funcionaba girando la rueda hasta que la letra adecuada se centraba sobre la posición de impresión en el rodillo y luego se oprimía la tecla.

Varios inventores intentaron crear máquinas diseñadas para hacer impresiones grabadas en relieve que pudieran ser leídas por personas ciegas. Una de esas máquinas, desarrollada en 1856, era semejante a la máquina de escribir moderna en cuanto a la disposición de las teclas y líneas de linotipia, pero grababa las letras en relieve en una tira de papel estrecha en lugar de en una hoja. Una máquina similar, creada y patentada en 1856, tenía las líneas de linotipia dispuestas en sentido circular, un soporte de papel móvil, un timbre que sonaba para indicar el final de una línea y una cinta con tinta. La disposición del teclado de esta máquina era semejante a las teclas blancas y negras de un piano.

La máquina de Escribir Remington

Durante las décadas de 1850 y 1860 muchos inventores trataron de crear una máquina de escribir más práctica, pero ninguno lo consiguió hasta 1868, cuando Cristopher Sholes patentó una máquina. En 1873 E. Remington and Sons, de Ilion, Nueva York, fabricaron el primer modelo industrial. La primera máquina de escribir Remington, producida para los inventores estadounidenses Sholes y Glidden, contenía casi todas las características esenciales de la máquina moderna. El papel se sujetaba en un carro entre un rodillo y un pequeño cilindro, ambos de caucho, colocados paralelos entre sí.

El carro se movía de derecha a izquierda por medio de un muelle (resorte) al tiempo que se oprimían las teclas; el movimiento estaba regulado por un mecanismo de escape, de forma que el carro recorría la distancia de un espacio para cada letra. El carro volvía a la derecha por medio de una palanca, que servía también para girar el rodillo a un espacio de una línea mediante una carraca y un trinquete. Las líneas de linotipia estaban colocadas en círculo; cuando una de las teclas, dispuestas en un teclado en hilera en la parte frontal, era oprimida, la línea de linotipia correspondiente golpeaba contra la parte inferior del rodillo por acción de la palanca. Una cinta entintada corría entre la línea de linotipia y el rodillo, y el carácter, al golpear esta cinta, efectuaba una impresión en tinta en el papel que estaba sujeto sobre el rodillo. La cinta se transportaba por un par de carretes y se movía de forma automática después de cada impresión.

Las primeras Remington sólo escribían en letras mayúsculas, pero en 1878 se hizo posible el cambio de carro debido a dos inventos. Uno era una tecla y una palanca que bajaba el carro a una distancia corta para imprimir las letras mayúsculas, mientras otra tecla y otra palanca regresaban el carro a su posición original para imprimir las letras minúsculas. El otro invento fue la tecla doble, con las letras mayúsculas y minúsculas montadas en las mismas líneas de linotipia. La introducción del cambio y la tecla doble permitió la adición de números y otros símbolos sin aumentar el tamaño del teclado. También abrió el camino hacia la técnica conocida como mecanografía al tacto, que permitía a los operadores conseguir una gran rapidez y precisión.

Las líneas de linotipia de las primeras máquinas de escribir comerciales golpeaban el papel en la parte inferior del rodillo; de esta forma, la línea que se estaba escribiendo no era visible para el operador. A principios de la década de 1880 esta desventaja fue resuelta por medio de las llamadas máquinas de escribir visibles, en las que el carácter golpeaba enfrente del rodillo.
Después del éxito de la máquina Sholes-Glidden-Remington se inventaron muchos nuevos modelos, pero pocos de ellos demostraron ser útiles y se descartaron.

Durante las décadas de 1880 y 1890 se introdujeron en Estados Unidos dos tipos de diseños distintos de máquinas de escribir que no utilizaban el sistema de línea de linotipia. Uno fue la llamada máquina de escribir de rueda, tipificada por la máquina Blickensderfer, en la que todos los caracteres estaban montados en la parte exterior de un pequeño cilindro individual que giraba, subía y bajaba por medio de teclas colocando la letra adecuada en el espacio destinado para mecanografiar.

La máquina de escribir Hammond, introducida en 1880, se basaba en un principio similar y sus caracteres estaban colocados en lanzaderas intercambiables y curvadas, fijas en la parte exterior de un anillo de metal. En ninguna de esas máquinas se usaban rodillos y el carácter no golpeaba contra el papel para efectuar la impresión. En lugar de eso, el papel se mantenía por medio de un rodillo en posición vertical y sin apoyo y la impresión gracias a un martillo que golpeaba la parte posterior del papel, empujándolo contra la cinta y el carácter. La ventaja de la máquina Hammond era la posibilidad de intercambiar las lanzaderas, lo que posibilitaba el uso de diversos tipos de letras en la misma máquina.

Las máquinas de escribir pequeñas y portátiles que funcionaron con el principio de línea de linotipia fueron introducidas en 1912. La más pequeña tenía el tamaño de un diccionario grande y ofrecía la mayoría de la características de las máquinas de oficina de tamaño común. Las máquinas de escribir silenciosas, que entraron en uso después de la I Guerra Mundial, empleaban un sistema de palancas para accionar las líneas de linotipia, pero ese sistema utilizaba la presión, en lugar de un golpe, para efectuar la impresión del carácter, reduciendo así el ruido de la operación.

Máquinas de Escribir Eléctricas

Se utilizan desde 1925 y la International Business Machines Corporation (IBM) ha llevado a cabo un papel muy importante en este campo. En estas máquinas el trabajo de levantar la línea de linotipia y golpearla contra la cinta se realiza por un mecanismo accionado a motor, así como el retorno del carro a la derecha y el desplazamiento del rodillo al final de la línea. Puesto que las teclas se utilizan sólo para poner en marcha el mecanismo eléctrico, la presión empleada por el operador es mucho menor que en las máquinas de escribir convencionales y, como resultado, el operador puede escribir más rápidamente y con menos fatiga. Otra ventaja importante es que la impresión, o presión, de cada letra es completamente uniforme.

Hay máquinas de escribir eléctricas que permiten la corrección de errores y el justificado automático o alineación uniforme del margen derecho, que suministran caracteres de idiomas y alfabetos extranjeros, que mecanografían ciertas palabras con una sola tecla, que tienen cintas con rendimiento uniforme y letras imborrables y que están provistas de esferas de caracteres intercambiables que suministran diversos tipos de letra, tales como itálicas o cursivas.

Desarrollos Recientes y No tan Recientes

La aplicación de controles electrónicos, posible gracias al microprocesador y el almacenamiento informático, tiene múltiples usos en la máquina de escribir moderna, transformándola en un procesador de datos. El acoplamiento del teclado de una máquina de escribir electrónica especialmente diseñada a una lógica de ordenador y a unos circuitos de memoria, permite al sistema ensamblado llevar a cabo ciertas funciones automáticas, como producir varias copias de una carta dirigida a personas diferentes con las pertinentes alteraciones en el texto.

Las máquinas componedoras que funcionan como terminales de ordenadores preparan copias para impresión, espacian proporcionalmente los caracteres y justifican los márgenes de modo automático. La información mecanografiada puede ser editada en una pantalla de rayos catódicos. En las décadas de 1970 y 1980 muchos periódicos y otros medios de impresión equiparon a sus redactores y editores con dichas máquinas. Éstas y otras máquinas de impresión a alta velocidad y de procesamiento de datos utilizan el teclado de la máquina de escribir —todavía en la forma diseñada por Cristopher Sholes— aunque en realidad se trata más de extensiones de ordenador/computador que de máquinas de escribir