CLASIFICACIÓN DE LOS PROFESIONALES ADMINISTRATIVOS

Por muchos años ha existido una confusión entre el Secretariado y sus áreas (Secretarias-Recepcionista-Archivistas-Mecanógrafas- Administradores de Oficinas) y los Profesionales Administrativos son lo mismo.

Profesionales Administrativos son todas aquellas personas que ven transcurrir su tiempo laborar desde una oficina, realizando funciones afines al secretariado, (Asistentes Personales/Ejecutivas/Administrativas); pero complementadas con tareas más orientadas a la gestión, organización y operatividad de la oficina, con el fin de sustentar la labor de los ejecutivos y el desarrollo de la empresa.

Resumiendo.  No todos los Profesionales de Oficina o Administrativos  son Secretarias/os; pero todas las Secretarias/os sí son Profesionales Administrativos.         

Aclarada un poquito esa parte; hablemos de la Clasificación de los Profesionales Administrativos y para esto debemos considerar su formación, la posición que este ocupa en la oficina y el tipo de empresa, entre otros aspectos; esto así porque muchos Profesionales Administrativos no están graduados de Secretariado y no dudan en hacer esta aclaración siempre que lo entiendan oportuno o necesario.

Por suerte, existe una Asociación Profesional que se ha dado cuenta de que la evolución profesional del personal de oficina no se centra únicamente en el cambio de denominación del secretariado; sino que va más allá de renombrar profesiones, por lo que se requieren otros parámetros para realizar una clasificación más acertada y efectiva de estos profesionales.  Esta Asociación es la World Administrators Alliance, organización global formada por profesionales de más de 60 países que ha creado con el apoyo de estos, la Matriz Global de Habilidades/Global Skills Matrix, que sirve como herramienta para definir, estructurar y desarrollar la capacidad administrativa de las organizaciones; a través de la clasificación por niveles de los profesionales administrativos.

Esta herramienta cobra importancia no solo como ayuda para clasificar los profesionales administrativos, sino también, como fuente de información para identificar cuáles son las competencias, habilidades y destrezas que realmente se adaptan a las necesidades de cada rol, al tiempo que contribuye estandarizar, por niveles, las diferentes posiciones que estructuran una organización.

La actualización de esta Matriz, realizada en este año, toma en consideración diversos factores nuevos, como los aportes de la IA al Sistema de Oficinas, pero también, devela puntos que todavía permanecen sin respuestas a pesar del tiempo transcurrido como el hecho de que en muchas ocasiones el titulo del puesto no refleja con exactitud las responsabilidades del mismo; el que muchas personas no entienden de forma clara lo que es una secretaria o un profesional administrativo y el alcance de sus funciones; que pese al aparente aumento en la movilidad de los profesionales, el tiempo de experiencia mínima del 80% de los más de 3,000 profesionales que intervinieron en el estudio, rondaba los 10 años, mientras que el 54% de estos superaba los 20 años.

En cuanto a la Matriz en sí, esta está compuesta por dos áreas la Matriz de Habilidades Globales que define las capacidades profesionales asociadas a cada uno de los cinco niveles que la conforman y la Matriz de Tareas con la que se correlaciona y en la cual se enlistan las responsabilidades funciones o tareas atribuidas a cada nivel. También en este estudio podemos encontrar el Mapeo de Posiciones Laborales, en el que se enumeran las posiciones que corresponden a cada nivel de la Matriz.

Esta es una herramienta que puede servir de guía, tanto a los profesionales Administrativos como a los ejecutivos u organizaciones, porque las informaciones se presentan en forma clara y precisa, ya que, por un lado, agrupa a los profesionales por competencias y no por títulos académicos, luego, asocia las tareas propias de cada nivel  con las competencias necesarias para realizarlas y por último, el Mapeo, nos presenta en forma directa los puestos que corresponden a cada uno de los niveles de la Matriz.

A continuación, vemos en forma detallada, los componentes de esta Matriz Global (fuente externa:  World Administrators Alliance https://wa-alliance.com/home/)

Esperamos que esta forma de organizar a los Profesionales Administrativos les resulte de utilidad y la tengan en consideración en su proceso de actualización y formación académica.