Vamos a Leer!!!!!

Como vamos a estar en vacaciones por unos días (me refiero a mis alumn@s); y aunque sé que leer puede ser la última cosa que quieran hacer durante este tiempecito libre que tendrán, voy a recomendarles unos libros muy buenos que he estado leyendo en los últimos meses, por si acaso se motivan.

1. Las 11 Mentalidades para Prever el Futuro de John Naisbitt.
2. La Estrategia del Océano Azul de W. Chan Kim y Renee Mauborgne.
3. Empresas que Sobresalen - Jim Collins
4. Know How - 8 habilidades que distinguen a las personas de buen desempeño de las demás - Ram Charam
5. Innovación: El Arte de Inventar el Futuro - Luigi Valdes

Como verán, todos estos libros les proporcionarán las herramientas necesarias para llevarlos sin contratiempo a un cambio de paradigmas que les permita rediseñar sus mapas mentales; para un mejor desenvolvimiento profesional.

Y esta es una recomendación muy especial; "Los Cuatro Acuerdos", del Dr. Miguel Ruiz; maravilloso para explorar la esencia del ser humano.

Cuídense y tengan un buen descanso...

XX CONGRESO INTERAMERICANO DE SECRETARIAS Y ASISTENTES

Hola a Todos/as...

Hace ya dos semanas que retornamos de Panamá, y el proceso de ponerme al día con todos los asuntos que me esperaban aquí, no me había permitido compartir con ustedes esta experiencia, realmente gratificante.

Antes que nada, agradecer a todos los organizadores y colaboradores panameños que hicieron de nuestra estadía una experiencia inolvidable. No me atrevo a mencionarlos a cada uno porque no quiero olvidar a alguien.

Este Congreso nos brindó la oportunidad, no sólo de actualizar nuestros conocimientos, a través de reconocidos profesionales, sino también la de reencontrarnos con viejas amigas, mantenidas en la distancia; y la de conocer nuevos/as amigos/as los/as cuales esperamos mantener por mucho tiempo y, sobre todo, volver a ver prontamente.

Panamá es toda una gran experiencia cultural y turística, la cual hay que experimentar directamente para disfrutarla a plenitud. Es mucho más que el canal, la tecnología y las compras.

Además...


Las sonrisas son gratis... y qué sonrisas!!!

¡FELIZ DÍA DE LAS SECRETARIAS, ASISTENTES, ADMINISTRADORES/AS Y DIRECTORES/AS DE OFICINAS!

¡MUCHAS FELICIDADES A TODOS/AS!

XX CONGRESO INTERAMERICANO DE SECRETARIAS Y ASISTENTES

Del 2 al 7 de Junio de 2008

GRAN SALÓN HOTEL RIANDE CONTINENTAL

Teléfono: (507)263-9999

INVITAN

Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias - FIAS - http://www.fiasfederacion.com/

Confederación de Secretarias Panameñas -CONFESEP

HOLA A TODAS/OS

Feliz Año. Sé que es algo tarde para expresar estos deseos puesto que el año ya está en curso; pero nunca es realmente tarde, si la intención es buena.

Proyectos personales me han mantenido un poco alejada de Mi Espacio, pero saben que no podría hacerlo del todo; el área secretrarial y de la administración de oficinas son muy amplias y demasiado cambiantes y demandantes como para no tenerlas presentes.

Y como muestra de esto, les informo que tenemos dos Congresos Secretariales en puerta; el Congreso de la Asociación Dominicana de Secretarias y Asistentes Empresariales, a celebrarse del 18 al 20 de abril en Bávaro, República Dominicana y el Congreso Interamericano de Asociaciones de Secretarias, a celebrarse en la Ciudad de Panamá, del 1 al 7 de junio de 2008.

Para informaciones sobre ambos eventos pueden dirigirse al Blog de la ADOSAE, o comunicarse con la Lic. Joselina Tavárez, Presidenta de la Filial Santiago de los Caballeros de la ADOSAE, a los números 809-582-7152 ext. 402.

LA RECEPCIONISTA: ESE OLVIDADO PRIMER CONTACTO DEL CLIENTE CON LA EMPRESA

Hoy, cuando las empresas ven en la atención al cliente un espacio para desarrollar cierta ventaja competitiva sobre sus competidores, nos damos cuenta de la importancia que han tomado los recursos humanos en general, como medios de acercamiento o enlace entre los clientes y posibles clientes, y la empresa.

La Recepcionista, es una empleada de oficina que juega un papel de vital importancia en ese importante proceso de acercamiento de los clientes a la empresa, a la relación que de éste surja; pero muchas veces no es bien valorada.

El desconocimiento de la importancia de sus funciones para el logro de los objetivos de la empresa, las cuales en muchos casos se minimizan haciéndola parecer como aquella persona contratada simplemente para el manejo del conmutador telefónico (recepción-transferencia-envío de llamadas); llevan a la minimización del verdadero rol que juegan dentro de las empresas, principalmente, las modernas.

Recepción de Empresas

Como todos los puestos, las funciones de la recepción vienen dadas por las necesidades de cada empresa en particular; pero existen ciertas competencias y habilidades transferibles que son comunes a todas y sientan las bases para un desempeño eficiente y eficaz de este trabajo.

Podemos definir a una Recepcionista como la persona que atiende y orienta a los usuarios y posibles usuarios (internos y externos) de una empresa u organización, proporcionándoles, todo tipo de información y asistencia general, relacionada al área de desenvolvimiento de la misma; y, una vía de comunicación, interna y externa, segura y efectiva.

Vemos, como la misma definición establece su importancia dentro del sistema operativo de la empresa; una falla en la ejecución de sus funciones se refleja en la organización completa. Cuando la recepcionista no puede hacer efectivo ese enlace y no satisface las necesidades de información y asistencia de los clientes, estos en seguida se forman un concepto negativo de la misma el cual se ve reflejado en la capacidad que tenga la empresa misma en darle respuesta a sus necesidades.

Pero la definición se hace un poco más amplia cuando se refiere a Usuarios, en este caso ya no sólo estamos hablando de los clientes externos de la empresa; sino también de los clientes internos que lo conforman todos los miembros de la misma (socios, administradores, directivos, supervisores, empleados de primera línea, empleados administrativos, empleados operativos, proveedores, etc.), lo que convierte este puesto en un eslabón importantísimo de la cadena de distribución y abastecimiento de una empresa; en lo que a la comunicación con sus agentes se refiere.

Perfil Profesional y Requerimientos Generales del Puesto

La generalidad de este perfil, viene dada por la naturaleza misma del puesto, aunque a grandes rasgos podemos mencionar ciertas competencias generales, como son:

1. Conocimientos generales de Ciencias Secretariales.
2. Entrenamiento en el Manejo del Conmutador y la Central Telefónica.
3. Excelentes habilidades interpersonales.
4. Conocimientos de otros idiomas relacionados con los usuarios de la empresa (Generalmente el inglés)
5. Capacidad de Organización
6. Capacidad para Trabajar bajo Presión
7. Conocimientos de oratoria y buen manejo de la dicción y pronunciación.
8. Conocimientos de Protocolo Profesional
9. Conocimientos generales de su empresa: diseño organizacional-área de trabajo- distribución de las oficinas-personal que labora en ella, etc.
10. Conocimientos de atención y servicio al cliente; el uso del teléfono y la escucha activa.

Dependiendo de la empresa y sus objetivos, la recepcionista trabajará tan sólo en la atención del conmutador telefónico o será la encargada del departamento de informaciones generales de la empresa; proporcionando al intercomunicador externo las orientaciones no especializadas que éste requiera sobre la empresa; como son horarios de oficina, servicios o productos que se ofrecen, etc.

Funciones Generales

De manera general, la recepcionista de una empresa puede realizar las siguientes funciones:

Orientación de los visitantes. Debe indicarles dónde obtendrán las informaciones que buscan y proporcionarles las que estén a su alcance.

Tarjeta de Visita. En las empresas organizadas, las secretarias comunican a las recepcionistas las citas que tienen pautadas sus jefes para el día, con el fin de que sepan indicarle al visitante a donde ir.

Filtrado del Teléfono: el conmutador telefónico es un instrumento de transmisión de información de vital importancia para la empresa, pero además, si no es bien manejado, puede constituirse en una de las fuentes de gastos más considerables de la empresa, por lo que se debe mantener un control estricto de las llamadas llevando un registro de las mismas, limitando, principalmente, las llamadas personales y a celulares, innecesarias.

Transferencias de llamadas. Antes de transferir una llamada, la recepcionista debe asegurarse de qué departamento es el más adecuado para dar respuesta a las necesidades del cliente, para que éste no pierda su tiempo al transferírsele de un departamento a otro hasta llegar a donde puedan ayudarle.

Realización de llamadas externas. Se convierte en una delicada función cuando existen en la empresa muchos departamentos sin salida directa. Todas las llamadas empresariales son importantes, no es trabajo de la recepcionista descartar llamadas dependiendo el jefe que la solicita ya que esta no conoce de su urgencia ni necesidad; si puede priorizarlas y organizarlas; más nunca descartarlas.

Dentro de todas estas funciones, destacamos nuevamente que la correcta atención del cliente interno y externo, ya sea en persona o por teléfono, comprenden el aspecto más importante de este puesto y sobre ésta descansa la imagen que en sentido general, estos se formarán con respecto a la misma.

UN LÍDER SIN UNA VISIÓN NO ES MÁS QUE UN SIMPLE “JEFE”

La visión, es una de las características más importantes del líder de hoy. Una empresa no puede desarrollarse, en estos tiempos, si no cuenta con un líder visionario, capaz de diseñar planes y visualizar ideas futuras, con bases firmes en el presente.

El líder visionario se caracteriza por su positivismo, más no es un líder utópico. Sus ideas a futuro son claras; lo mismo que sus conceptos sobre su empresa y su estructura organizacional. Tiene en claro cuales son sus fortalezas y debilidades; y las trabaja para conseguir sus metas.

La innovación y la creatividad son componentes claves en los líderes visionarios; lo mismo que la iniciativa, trabajo en equipo, destrezas para delegar y la capacidad de acción. No temen a los cambios, al contrario, los promueven. Los líderes visionarios comprometen a sus empleados con sus objetivos y les contagian su entusiasmo a la hora de trabajar por alcanzarlos; escuchan sus sugerencias y valoran sus acciones positivas.

Lamentablemente, en la mayoría de nuestras organizaciones, hay muy pocos líderes y muchos jefes; los cuales hasta sienten temor de los empleados que muestran algún tipo de iniciativa aunque ésta contribuya al mejor desarrollo de la empresa; es por esto que muy pocas, aunque logran su permanencia en el tiempo, no son capaces de pasar la barrera de la subsistencia; no llegan nunca a convertirse en verdaderos ejemplos de éxito; porque el mismo no se refleja en el concepto que sobre ella tienen sus clientes, ni en la actitud ni la calidad de vida de sus empleados.

El líder visionario, crea empresas de Clase Mundial. Hace que sus empleados se identifiquen con su visión; se sientan comprometidos con los objetivos de la misma y trabajen al ciento por ciento, para que estos se realicen.

Hoy en día, este es el tipo de líder que necesitan nuestras empresas; lideres visionarios que sepan conducirlas al éxito sostenido, dando participación e integrando a todos los que forman parte de ella.

LIDERAZGO ES APRENDER

Siempre he pensado que la capacidad de aprendizaje continuo es una habilidad que, necesariamente, debemos desarrollar para poder mantenernos, eficazmente, en el competitivo ambiente laboral en el que nos ha tocado desenvolvernos como profesionales.

No podemos dejar de ponderar, no sólo la necesidad de aprender continuamente, sino también, destacar lo difícil que resulta aquilatar esta necesidad de renovar esos conocimientos que creemos infalibles e imperecederos.

Si bien es cierto que muchas veces entendemos que por el hecho de haber obtenido un grado profesional o universitario ya lo sabemos todo, en realidad, es cuando empezamos a trabajar cuando nos damos cuenta de que a penas hemos adquirido una mínima parte, lo elemental/esencial, de lo que realmente necesitamos saber para realizar nuestro trabajo con éxito.

Si a esto le sumamos el que cada “empresa es un mundo a parte, aunque varias se dediquen a lo mismo” y cada puesto requiere un cierto grado de conocimiento especializado para poder desempeñarse, lo cual generalmente dependerá de los objetivos perseguidos por la empresa; entonces, nos daremos cuenta de que, ciertamente, cada experiencia de trabajo es una nueva oportunidad, no sólo para aplicar lo aprendido, sino de aprender cosas nuevas.

Todo nuevo aprendizaje conlleva un cambio y esa sola palabra, en muchos casos, se convierte en una liga de resistencia obstaculizando y hasta impidiendo todo proceso de avance. En ciertos momentos, esta resistencia al cambio se presenta en la simple forma de un pensamiento negativo, el cual muchas veces está reforzado por nuestras creencias y experiencias personales, las cuales definitivamente, son muy difíciles de combatir aunque no imposible.

Tal como se expresa en la lectura, lo importante es decidirse a dar el paso. Nadie llega a alguna parte si no empieza a caminar. Y aunque muchas veces ese primer paso es el más difícil, una vez que se ha dado los demás resultan más fáciles.

Lo importante es saber esperar lo inesperado. Cuando se cuenta con bases sólidas para emprender una acción hay que tener en claro que surgirán contratiempos, pero también, que nuestra preparación y la capacidad de aprender de las situaciones/oportunidades, negativas o positivas que se nos presentan, se constituirán en importantes recursos para el éxito futuro.

Para ejercer el liderazgo en la actualidad es necesario ser flexibles, estar abiertos a los cambios y promoverlos.

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MENSAJE DIA DE LA SECRETARIA

Querida colega:

Este “Día de la Secretaria” es propicia la ocasión para hacer un alto en nuestras labores diarias y reflexionar el rol y la responsabilidad social que hoy nos toca asumir; para hacernos el propósito de seguir mejorando en todos los aspectos de nuestras vidas: preparación técnica, cualidades profesionales, humanas, espirituales y éticas.

Sigamos trillando el camino hacia nuestra verdadera profesionalización y esforcémonos cada día en dar muestras de que no somos simples adornos en las oficinas, sino verdaderas profesionales; mujeres capacitadas, disciplinadas, responsables, involucradas, serviciales, que se entregan con amor al desarrollo de su trabajo y se constituyen en fieles representantes de los jefes y las empresas.

Secretaria, con este mensaje, recibe un homenaje a tu ardua labor cotidiana, empeño, ingenio, dedicación, solidaridad; a tu inconmensurable aporte al engrandecimiento de nuestra profesión, al éxito de las empresas y al crecimiento del país.

¡FELIZ DÍA DE LA SECRETARIA!

JUNTA DIRECTIVA NACIONAL
2006-2008
26 de abril, 2007

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