martes, marzo 27, 2007


Federación Interamericana de Asociaciones
de Asistentes y Secretarias -FIAS-


Diplomado Internacional
“DESARROLLO DE LA EXCELENCIA PROFESIONAL”
para Secretarias y Asistentes Administrativas

Ciclo de Estudios
Del 1 de mayo 2007 a marzo 2008

Período de Inscripción:
Del 1 de febrero al 15 de abril de 2007
Cuota de Inscripción: US$ 200.00

Responsable del Ciclo Académico:
Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas”,
el centro educativo de mayor prestigio en El Salvador.

Desarrollo del Diplomado:
Utilizando el Sistema Enseñanza-Aprendizaje Virtual,
a través del internet, el más novedoso sistema de estudios, mediante el cual se descubre una nueva forma de aprender, a la medida de cada participante,
que se ajusta al tiempo de cada quien al contar con una ilimitada flexibilidad de horarios que permite estudiar en los lapsos que más les convengan,
accesar el material cuántas veces sean necesarias, contar con tutoría personal para formular consultas directamente por e-mail al profesor asignado y
en el momento que se requiera, lo que equivale a ingresar al Aula Virtual de la Universidad en cualquier momento, durante todo el período.
Ingresa en http://www.uca.edu.sv/ y conoce más de la Universidad.

jueves, marzo 01, 2007


LA ASOCIACIÓN DOMINICANA DE SECRETARIAS Y ASISTENTES EMPRESARIALES (ADOSAE)


INVITA AL
VI CONGRESO NACIONAL DE SECRETARIAS Y ASISTENTES EJECUTIVAS


DEL 20 AL 22 DE ABRIL DE 2007

HOTEL BARCELÓ CAPELLA
INFORMACIONES:
  • En Santiago de los Caballeros: Lic. JoselinaTavárez - Presidenta Filial - 809-582-7156 ext. 402

  • En Santo Domingo :

Srta.Victoria Luna (809)686-0294 Fax: 685-0357
Sra. Otilia Chevalier
(809)547-8119
Sra. Miosotis Camarena
(809)560-7400/72 Fax:(809)560-7464

miércoles, enero 31, 2007

RECUENTO FOTOGRÁFICO DEL FIN DE AÑO




TEORÍA ORGANIZACIONAL: IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE OFICINA.



Realizar un trabajo de oficina de manera efectiva, no sería posible sin la ayuda de los diversos equipos, métodos y herramientas organizacionales de los cuales disponemos hoy en día.


Desde las mesitas para café hasta los archivos físicos; todas estas herramientas juegan un papel preponderante en el buen desenvolvimiento del trabajo empresarial en el área de oficina.


Nunca está de más destacar la importancia de la organización de nuestro espacio de trabajo para la buena realización de las tareas; por diversas razones entre las que podemos mencionar:

  • Imagen Profesional: La organización de nuestro espacio transmite a los clientes un claro mensaje de seguridad, respeto hacia él, la empresa, nuestros compañeros y nuestro trabajo en general; capacidad, confiabilidad, profesionalismo.
  • Ahorro en Tiempo y Dinero: Cuando nuestros espacios están organizados adecuadamente, logramos ahorrar tiempo en la realización de nuestras tareas y dinero porque no malgastamos ni mal utilizamos los recursos de los cuales disponemos.
  • Eficiencia: tiene mucho que ver con el punto anterior. Cuando disponemos de las herramientas adecuadas (en materia organizacional) para desarrollar nuestro trabajo, logramos hacer un mejor uso de los recursos de los cuales disponemos para la realización de nuestras tareas.
  • Efectividad: al hacer un mejor uso de nuestros recursos podemos alcanzar nuestros objetivos de manera más efectiva.
Cuando hablamos de "herramientas", nos referimos a todos aquellos métodos y equipos mediante los cuales logramos organizar nuestro trabajo diario. Estas van desde las agendas (impresas o electrónicas), controles (de llamadas, correspondencias, fax, etc.) hasta los archivos tanto físicos como electrónicos, bandejas para escritorios, directorios telefónicos, porta lápices, etc.


En fin, nos referimos a todos aquellos recursos materiales que contribuyen a la organización eficiente de nuestras tareas diarias, con el fin de realizar una labor efectiva para alcanzar los objetivos de nuestra oficina y la empresa en general.

MÁS IMPORTANTE QUE POSEERLOS ES SABER UTILIZARLOS ADECUADAMENTE

Estas herramientas, como vemos, juegan un papel muy importante en la realización de nuestro trabajo diario, aunque muchas veces, generalmente por lo común de su presencia en nuestros espacios de trabajo, no les damos la importancia que ameritan, ni hacemos un uso correcto de ellas y esto último es de vital importancia.


No hacemos nada con tener estas herramientas si no las utilizamos o lo hacemos de manera inadecuada.

Debemos acostumbrarnos a utilizar estas herramientas, que como ya hemos enumerado a grandes rasgos, son muchas y responden a las diversas necesidades de organización de las funciones realizadas en una oficina; porque muchas veces son tantas que no podríamos pretender confiar en nuestra mente para tenerlas presentas y bien organizadas.


En entradas posteriores nos referiremos, una a una; sobre las herramientas de uso más común en nuestras oficinas.




jueves, enero 25, 2007

ALCANZA TU SUEÑO

Sé firme en tus actitudes y perseverante en tu ideal.
Pero sé paciente, no pretendiendo que todo te llegue de inmediato.
Haz tiempo para todo, y todo lo que es tuyo, vendrá a tus manos en el momento oportuno.
Aprende a esperar el momento exacto para recibir los beneficios que reclamas.
Espera con paciencia a que maduren los frutos para poder apreciar debidamente su dulzura.
No seas esclavo del pasado y los recuerdos tristes.
No revuelvas una herida que está cicatrizada.
No rememores dolores y sufrimientos antiguos.
¡Lo que pasó, pasó!
De ahora en adelante procura construir una vida nueva, dirigida hacia lo altoy camina hacia delante, sin mirar hacia atrás.
Haz como el sol que nace cada día, sin acordarse de la noche que pasó.
Sólo contempla la meta y no veas que tan difícil es alcanzarla.
No te detengas en lo malo que has hecho; camina en lo bueno que puedes hacer.
No te culpes por lo que hiciste, más bien decídete a cambiar.
No trates que otros cambien; sé tú el responsable de tu propia vida y trata de cambiar tú.
Deja que el amor te toque y no te defiendas de él.
Vive cada día, aprovecha el pasado para bien y deja que el futuro llegue a su tiempo.
No sufras por lo que viene, recuerda que "cada día tiene su propio afán".
Busca a alguien con quien compartir tus luchas hacia la libertad; una persona que te entienda, te apoye y te acompañe en ella.
Si tu felicidad y tu vida dependen de otra persona, despréndete de ella y ámala, sin pedirle nada a cambio.
Aprende a mirarte con amor y respeto, piensa en ti como en algo precioso.
Desparrama en todas partes la alegría que hay dentro de ti.
Que tu alegría sea contagiosa y viva para expulsar la tristeza de todos los que te rodean.
La alegría es un rayo de luz que debe permanecer siempre encendido, iluminando todos nuestros actos y sirviendo de guía a todos los que se acercan a nosotros.
Si en tu interior hay luz y dejas abiertas las ventanas de tu alma, por medio de la alegría, todos los que pasan por la calle en tinieblas, serán iluminados por tu luz.
Trabajo es sinónimo de nobleza.
No desprecies el trabajo que te toca realizar en la vida.
El trabajo ennoblece a aquellos que lo realizan con entusiasmo y amor.
No existen trabajos humildes.
Sólo se distinguen por ser bien o mal realizados.
Da valor a tu trabajo, cumpliéndolo con amor y cariño y así te valorarás a ti mismo.
Dios nos ha creado para realizar un sueño. Vivamos por él, intentemos alcanzarlo.
Pongamos la vida en ello y si nos damos cuenta que no podemos, quizás entonces necesitemos hacer un alto en el camino y experimentar un cambio radical en nuestras vidas.
Así, con otro aspecto, con otras posibilidades y con la gracia de Dios, lo haremos.
No te des por vencido, piensa que si Dios te ha dado la vida, es porque sabe que tú puedes con ella.
El éxito en la vida no se mide por lo que has logrado, sino por los obstáculos que has tenido que enfrentar en el camino.
Tú y sólo tú escoges la manera en que vas a afectar el corazón de otros y esas decisiones son de lo que se trata la vida.
"Que este día sea el mejor de tu vida para alcanzar tus sueños".
Anónimo

jueves, diciembre 21, 2006


¡Muchas Felicidades!


Que estos tiempos de Navidad, se conviertan en la oportunidad propicia para reflexionar sobre los logros obtenidos y metas por alcanzar.

Que nos permitan visualizar el futuro de manera clara y optimista;

Y que Dios dé a todas nuestras familias, la paz y bendiciones que todos anhelamos.


¡Felices fiestas de Navidad y un Próspero 2007!


Silvania R. Guzmán Muñoz





miércoles, diciembre 06, 2006


SEMINARIO: ATENCIÓN Y SERVICIO AL CLIENTE - PROTOCOLO EMPRESARIAL
DIRIGIDO AL PERSONAL SECRETARIAL Y DE LAS ÁREAS DE SERVICIO AL CLIENTE DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SANTIAGO, UTESA. SEDE CENTRAL

miércoles, noviembre 29, 2006

Más fotos de la Actividad del Curso de Organización de Eventos...





Hola a todas.

Tenía el Blog un poquito abandonado por mis muchas obligaciones que no me permitían dedicarle el tiempo que se requiere, pero ya he regresado con todas las pilas para compartir con ustedes temas de interés relacionados con nuestra área de trabajo.
Mini-Nota
El pasado viernes 22 de diciembre de 2006, tuve la oportunidad de pronunciar una Conferencia, con el título Importancia de la Imagen Personal para la Asistente Administrativa, en el marco del Seminario sobre Imagen Profesional, organizado por las estudiantes de la Asignatura de Organización de Eventos de la Carrera de Administración de Oficinas de la UTESA, cuya profesora es la Lic. Joselina Tavárez; aprovecho la ocasión para darles las gracias por confiar en mí al invitarme a hacer esta exposición y felicitarlas por el trabajo que realizaron; quiero expresar mis felicitaciones, de manera muy especial, a Juanny Martínez, Yelena Caraballo, Angélica Vargas, Vielka Paulino y Alexandra Trejo (escritora-directora) todas estudiantes de la carrera, quienes pusieron en escena una dramatización donde se ilustraba la importancia de la Imagen Personal y aquí les dejo algunas de las fotos.

miércoles, octubre 04, 2006

INVITACIÓN


La Directiva del "Círculo Nacional de Secretarias-Sector Salud Chile", a través de su Presidenta la Sra. Teresa Soto Castillo, invitan al: I Congreso Internacional: La Asistente Ejecutiva una Profesional de los Nuevos Tiempos, que se desarrollará del 20 al 23 de noviembre de 2006, en el Resort Rosa Agustina en Olmue, V Región-Chile.


El costo de participación es de USD$350.00 que incluyen traslado Santiago-Olmue-Santiago, alojamiento, alimentación e inscripción al Congreso.

Para más información pueden dirigirse a tsoto@minsal.cl o teresasoto68@gmail.com, antes del 30 de octubre de 2006.

Para nuestras estudiantes de Administración de Oficinas y el público en general, tendremos disponibles estas informaciones; así como el Programa a desarrollarse y la Ficha de Inscripción, en la Dirección de la Carrera en la Sede Central de UTESA-Santiago de los Caballeros, Teléfono: 809-582-7156 exts. 305-401-402.

martes, septiembre 26, 2006

EL ESTILO-MARCA PERSONAL

Tener estilo es un estado del espíritu.”
André Courreges


Mucho se habla del estilo; esa particular forma de ser que representa y caracteriza a las personas en su escritura, comportamiento, forma de vestir, etc.

Definir, propiamente, lo que es el estilo personal es algo muy subjetivo; hay autores que se han aventurado a clasificarlo de acuerdo a las preferencias individuales al vestir o a la tendencia de determinadas personas hacia un tipo de comportamiento o a su personalidad; lo que si queda claro es que el estilo es “la expresión de la individualidad de cada ser humano, mediante el cual, éste se da a conocer”.

¿Cómo Definir Nuestro Estilo?

Ciertamente, a la hora de definir un estilo lo que prevalecerá es el gusto personal. Usted elegirá aquello con lo cual se sienta más cómoda y exprese sin limitaciones sus gustos y su personalidad.

Ahora bien, siempre debemos tener en cuenta nuestras actividades profesionales y sociales las cuales no deben estar muy divorciadas unas de las otras, para así poder guardar una coherencia de imagen en ambos casos.

Además, debemos dejarlo fluir, trate de que sea parte inherente de usted, que surja de su interior. No intente copiar el estilo de una actriz famosa, de un personaje importante o de una amiga que se ve muy bien, sin tomar en consideración factores tan importantes como su edad, aspecto físico, estilo de vida, etc.

El tipo de cuerpo, también juega un papel importante, no tanto al definir el estilo, por que podemos adecuar cualquier de sus tipos a nuestro cuerpo; más bien su importancia radica en la proyección.

Una vez que hemos definido nuestro estilo, basándonos, como hemos visto, en nuestra personalidad, gustos, tendencias de la moda, edad, tipo de cuerpo, profesión y el ambiente social en el que nos desenvolvamos; entonces, todo lo que usemos, la forma en que nos comportemos y en que nos desarrollemos, tiene la finalidad de reforzarlo y es lo que permitirá a las demás personas identificar cuál es su estilo personal con sólo mirarla.

Debe tener pendiente además, que aquellas personas que ya han definido su estilo, no se convierten en víctimas de las cambiantes tendencias de la moda; por el contrario cuando se ha adoptado un estilo propio, ya sea de manera natural o adquirida, tenemos que basarnos siempre en lo que nos sienta bien y huir de aquello que nos pudiera quedar mal aunque esté muy de moda.

Las personas elegantes no se someten a los caprichos de la moda, porque el estilo y la elegancia son características personales e intemporales, que no tienen nada que ver con las tendencias pasajeras, ni la clase social y el poder económico.

El estilo personal no es un accesorio externo, el estilo entra a formar parte de la persona, llegando a fundirse con ella hasta hacerlo parte de sí misma.
Tipos de Estilos

Existen diversas clasificaciones de estilos, basadas particularmente en la imagen que se proyecta a través de cada una de ellas. Las Consultoras de Imagen Parente y Parsons, ambas miembros de la Asociación Internacional de Consultores de Imagen (AICI), han clasificado siete estilos que se diferencian por las siguientes características:

  1. Casual: Es un estilo fresco y simple, lleno de energía que proyecta una imagen de accesibilidad y amistad; así como una personalidad abierta y sencilla. Las personas de este estilo gustan de divertirse y atraer muchos amigos.
  2. Tradicional: Las personas que adoptan este estilo proyectan una imagen conservadora, de lealtad y amistad, responsables y de confianza. Tienden a generar respeto y credibilidad y por lo general su guardarropa está compuestos por piezas claves.
  3. Elegante: Estas personas proyectan una imagen de refinamiento, prestigio profesional y personal y un alto estatus social. Expresan tener éxito y seguridad en sí mismas y por lo tanto generan la admiración en los demás.
  4. Romántico: Las personas con este estilo proyectan una imagen cálida y bondadosa. Su imagen proyecta frescura y jovialidad, lo que favorece las relaciones interpersonales.
  5. Creativo: Proyectan una imagen espontánea y original. Expresan a través de su estilo su creatividad e individualidad.
  6. Seductor: La Imagen que éste proyecta es atractiva y sensual. Tienden a ser provocativos y sugerentes. Tienen una gran capacidad de atracción y confianza en sí mismos.
  7. Dramático: Estos proyectan una imagen sofisticada y dominante. Tienden a ser intensos y agresivos su mayor fortaleza en llamar la atención.

Muchas veces nos ha pasado, que nos hemos formado la opinión equivocada sobre alguien, sin apenas cruzar la primera palabra con éste o habiéndole visto por primera vez; como ya lo hemos visto, no es enteramente nuestra culpa el que esto pase, ya que puede deberse, también, a que nuestro interlocutor puede estar emitiendo estas señales que quizás sin proponérselo o buscarlo.

En el proceso de comunicación entre los seres humanos, intervienen todos sus sentidos y a través de estos se reciben señales que quedan grabadas en nuestros interlocutores permitiéndoles identificarlos o en determinado momento, asociar esas señales con nosotros.

Estas “señales” son lo que muchos autores han llamado “Identificadores” o “Marcas Personales”.

Los identificadores “son aquellos rasgos muy específicos, tangibles o intangibles, que crean en nuestros interlocutores una imagen de nosotros, la cual puede ser real o ficticia”.

Muchas veces estos identificadores escapan a nuestro control, debido especialmente a que tienen que ver más con nuestra forma inconsciente de comunicarnos que con nuestras habilidades reales; por eso es de mucha importancia que podamos identificarlos ya que estos pueden trabajar en nuestra contra dejando en nuestro interlocutor una imagen tergiversada o negativa, diferente de la que deseamos proyectar.

Existen cinco formas en las que el ser humano puede comunicarse con sus semejantes, las cuales percibimos por medio de nuestros sentidos y a través de ellas se reciben los identificadores. Estas son:

  1. Visual: Responde a preguntas como: ¿qué trae puesto? ¿Qué colores usa? ¿está vestido adecuadamente para la ocasión?
  2. Corporal: ¿Cómo se mueve? ¿cómo camina? ¿Cómo son sus gestos? ¿Cuál es su postura? ¿Qué tan fuertes son su pasos?
  3. Oral: ¿Cómo se expresa? ¿Cuán extenso es su vocabulario? ¿Su tono de voz? ¿Su dicción y/o pronunciación?
  4. Escritura: ¿De qué tamaño son sus letras? ¿tiene buena ortografía? ¿Cuál es su estilo al redactar? ¿Tienen buen dominio y hace buen uso del idioma?
  5. Sensorial: ¿A qué huele? ¿Cómo se siente su piel al tacto?

En este punto se refuerza la hipótesis sostenida por muchos consultores de imágenes destacados y es que la imagen se crea de adentro hacia fuera; además, que no podemos exteriorizar aquello que no llevamos dentro, que no conocemos, con lo que no estamos familiarizados.

Nuestra imagen personal, a la corta o a la larga, siempre va a exteriorizar nuestros sentimientos, nuestras creencias verdaderas, nuestros valores morales y personales; así como nuestros conocimientos y capacidades profesionales y culturales, por eso, casi no vale la pena trabajar en crearse una imagen exterior con el fin determinado de lograr metas específicas y bien calculadas, cuando ésta no va reforzada y apoyada en una imagen interior formada por valores auténticos. Porque al final, recuerde lo que dice el dicho, “lo que realmente somos siempre salta a la vista”.

Recuerde que el 85% de la percepción que tenemos de los demás, es emocional, por lo tanto debemos ser congruentes ya que inevitablemente, tarde o temprano, expresaremos lo que realmente sentimos, y al presentarse ese caso, podríamos quedar muy mal parados.

Como vemos, nuestros identificadores pueden ser desde nuestra forma de hablar, hasta la forma en que nos peinamos o nos vestimos, el perfume que acostumbramos a usar, un lunar que tengamos en la mejilla hasta los ademanes que hacemos al conversar; todos estos van a crear en nuestros interlocutores una imagen alterna de nosotros; que les hará inevitablemente recordarnos cuando vean a alguien usar una ropa parecida a la que nosotros acostumbramos a llevar, o cuando sientan el perfume que nosotros acostumbramos a usar; de ahí la necesidad de que diferenciemos cuáles son nuestros identificadores positivos y cuáles son los negativos que puedan estar perjudicando nuestra imagen.

Los Identificadores Positivos, son aquellos que son obvios para todos y nos hacen aceptables ante un grupo de personas. Ejemplo: el tono de voz, la sonrisa, los gestos, nuestra correcta y adecuada forma de vestir, etc.

Los Identificadores Negativos, estos también resultan obvios para todos, pero generan reacciones negativas en los demás. Ejemplo: el desaseo, el descuido personal, uso de accesorios extravagantes, etc.

Muchas veces los identificadores negativos son involuntarios por lo que no nos percatamos de ellos; por eso, muchos consultores de imagen graban en video durante un día o dos a sus clientes; con el fin de determinar, precisamente, cuáles son sus identificadores positivos, y poder trabajar en los negativos para erradicarlos o mejorarlos.

En este caso, cuando hablamos del estilo personal, es innegable que debemos trabajar con nuestros indentificadores para, no sólo reconocerlos, sino también, hacer todo lo necesario para erradicar o mejorar los negativos; y así crear una herramienta más que nos permita transmitir una buena impresión sobre nosotros, a los demás.
En nuestras manos está siempre nuestra capacidad de mejorar.

  SISTEMAS DE OFICINAS   Las oficinas son las unidades que conforman una empresa/organización. Una de las características de estos espac...