TEORÍA ORGANIZACIONAL: IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE OFICINA.

Realizar un trabajo de oficina de manera efectiva, no sería posible sin la ayuda de los diversos equipos, métodos y herramientas organizacionales de los cuales disponemos hoy en día.

Desde las mesitas para café hasta los archivos físicos; todas estas herramientas juegan un papel preponderante en el buen desenvolvimiento del trabajo empresarial en el área de oficina.

Nunca está de más destacar la importancia de la organización de nuestro espacio de trabajo para la buena realización de las tareas; por diversas razones entre las que podemos mencionar:

• Imagen Profesional: La organización de nuestro espacio transmite a los clientes un claro mensaje de seguridad, respeto hacia él, la empresa, nuestros compañeros y nuestro trabajo en general; capacidad, confiabilidad, profesionalismo.
• Ahorro en Tiempo y Dinero: Cuando nuestros espacios están organizados adecuadamente, logramos ahorrar tiempo en la realización de nuestras tareas y dinero porque no malgastamos ni mal utilizamos los recursos de los cuales disponemos.
• Eficiencia: tiene mucho que ver con el punto anterior. Cuando disponemos de las herramientas adecuadas (en materia organizacional) para desarrollar nuestro trabajo, logramos hacer un mejor uso de los recursos de los cuales disponemos para la realización de nuestras tareas.
• Efectividad: al hacer un mejor uso de nuestros recursos podemos alcanzar nuestros objetivos de manera más efectiva.

Cuando hablamos de "herramientas", nos referimos a todos aquellos métodos y equipos mediante los cuales logramos organizar nuestro trabajo diario. Estas van desde las agendas (impresas o electrónicas), controles (de llamadas, correspondencias, fax, etc.) hasta los archivos tanto físicos como electrónicos, bandejas para escritorios, directorios telefónicos, porta lápices, etc.

En fin, nos referimos a todos aquellos recursos materiales que contribuyen a la organización eficiente de nuestras tareas diarias, con el fin de realizar una labor efectiva para alcanzar los objetivos de nuestra oficina y la empresa en general.

MÁS IMPORTANTE QUE POSEERLOS ES SABER UTILIZARLOS ADECUADAMENTE

Estas herramientas, como vemos, juegan un papel muy importante en la realización de nuestro trabajo diario, aunque muchas veces, generalmente por lo común de su presencia en nuestros espacios de trabajo, no les damos la importancia que ameritan, ni hacemos un uso correcto de ellas y esto último es de vital importancia.

No hacemos nada con tener estas herramientas si no las utilizamos o lo hacemos de manera inadecuada.

Debemos acostumbrarnos a utilizar estas herramientas, que como ya hemos enumerado a grandes rasgos, son muchas y responden a las diversas necesidades de organización de las funciones realizadas en una oficina; porque muchas veces son tantas que no podríamos pretender confiar en nuestra mente para tenerlas presentas y bien organizadas.

En entradas posteriores nos referiremos, una a una; sobre las herramientas de uso más común en nuestras oficinas.