Preservar documentos e informaciones ha sido una actividad inherente al desarrollo de la humanidad. Desde tiempos primitivos, el hombre buscó la forma de conservar y compartir los conocimientos que iba adquiriendo por medio de la observación y la experimentación.
Con el tiempo, la preservación de informaciones se convirtió en una tarea básica para las diferentes civilizaciones; sobre todo con el surgimiento de la escritura, ya que con la conservación de los conocimientos no solo se salvaguardaba el legado cultural e histórico de la nación; sino también, su conocimiento en áreas como: la medicina, la arquitectura, la agricultura, el comercio y las finanzas, que formaban parte del día a día de la sociedad.
Debido a la importancia que tenía el conocimiento para su subsistencia y desarrollo, estas civilizaciones empezaron a crear sistemas para preservarlo los cuales han ido evolucionando con el paso del tiempo hasta nuestros días.
Pasando por las tablillas de arcilla de Mesopotamia, luego los Papiros del Antiguo Egipto hasta la creación de las grandes Bibliotecas de la Antigua Grecia y Roma; la acción de archivar evidenciaba el valor que estas civilizaciones conferían al conocimiento.
Este valor e importancia fue asumido por las generaciones posteriores que siguieron identificando el conocimiento como la fuente de todo progreso, y es así como en la Edad Media y en la Época del Renacimiento, los monasterios asumieron la función de ser sus guardianes, una responsabilidad que en la Era Moderna se asumió por el Estado, a través de la creación de Archivos Históricos – Nacionales y Generales, junto con la evacuación de una serie de leyes que norman y rigen la acción de archivar los documentos, tanto públicos como privados.
En la República Dominicana, la Preservación General de Documentos está regulada por la Ley General de Archivo de la República Dominicana, 481-08 (Ver Anexo).
Esta Ley en su Título 1: Sistema General de Archivos; Capítulo 1: Definiciones: define los términos relacionados a los Documentos, y su Proceso de Administración, inclusive, los Archivos, Ciclo de Vida de los Documentos, etc.
Y, En su Capítulo III, Reglamenta los Archivos Privados.
Por otro lado, esta Ley es la base para la estructuración de los Archivos Organizacionales, públicos y privados, a nivel nacional.
Otra Ley que incide directamente en la Conservación de Documentos Organizacionales, principalmente los Documentos Electrónicos, es la Ley Sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales No. 126-02, promulgada el 4 de septiembre de 2002.
La Ley sobre Propiedad Industrial, No. 20-00. Determina la vigencia y validez de documentos como Patentes, Registros Mercantiles, Diseños Industriales, Modelos de Utilidad, Marcas, etc.
El Ciclo de Vida de los Documentos, es básico para definir el tiempo que deberán mantenerse a resguardo y en base a esto tenemos, por ejemplo, las siguientes consideraciones generales:
- Reglamentaciones Comerciales. Los Documentos relacionados con la Constitución de la Organización tienen la mayor permanencia de todos los creados en ella, sin importar que se hayan visto afectados por modificaciones al pasar el tiempo, estarán hasta el final o el cese de operaciones de estas. Estos se conservan en los Archivos de Presidencia o Gerencia General.
- Los Documentos Internos
(cartas-actas-circulares-memorandos-informes), Legales, Financieros, Contables,
Mercantiles y Comerciales; son
conservados en Archivo Activo, durante el tiempo en que estén en vigencia. Una vez cumplida su vigencia se mantienen por
un período no menor a 10 años. Estos
pasan a una fase Semi-Activa, luego de cumplir los tres años de finalizada su
vigencia, y a partir del quinto año son pasados al Archivo Intermedio hasta que
cumplen su período mínimo de permanencia.
Luego de esto se decide, mediante reunión del Consejo General o
Directivo de la Organización, si serán eliminados o conservados en el Archivo
Histórico/Muerto.
En las organizaciones, la gestión documental es el sostén de su operatividad y esta función es realizada por el Personal de Oficinas, principalmente, la Secretaria.
En el marco de las organizaciones podemos diferenciar la parte de gestión de la administrativa y es que La Gestión o Administración del Conocimiento es la función que planifica, coordina y controla los flujos de conocimientos que se producen en una empresa en relación con sus actividades y con su entorno, con el fin de crear competencias esenciales. (Eduardo Bueno Campos);
Mientras que la Administración de Documentos es el conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, reproducción y destino final de los documentos organizacionales. Es a esta área a la que pertenece el Archivo.
De igual forma, debemos considerar que, además de las leyes, nacionales e internacionales, la administración de documentos organizacionales y en este caso en específico, el archivo de documentos también puede ser pasible de cumplir con una serie de normativas como son las emitidas por la Organización Internacional de Normalización o ISO:
La Organización Internacional de Normalización o ISO, surge luego de la Segunda Guerra Mundial, el 23 de febrero de 1947, con sede en Ginebra-Suiza; es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación (tanto de productos como de servicios), comercio y comunicación para todas las ramas industriales.
A esta Organización están afiliados 163 países. Proporciona Certificación de Calidad a aquellas instituciones, públicas y privadas, que cumplen con sus estándares. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional.
Varias de sus Normas rigen diversos aspectos relacionados con la Administración de informaciones y Documentos, y entre estas tenemos:
- Norma ISO
15489-1:2001, de mayo de 2007, proporciona las guías
para gestionar cualquier tipo de documento en archivo.
- Resultado de la revisión de esta Norma,
surge la Norma ISO 30301 sobre Gestión Documental.
- La Norma
30300:2011 define los términos aplicables a los
estándares sobre la Administración de Sistemas de Archivo.
- La Norma ISO 30302:2015 proporciona
las guías para la implementación de la Norma 30300:2011, y está diseñada
para ser utilizada en conjunto con las dos anteriores.
- La Norma ISO 27000 que ayuda a las
organizaciones a mantener Seguras sus Informaciones.
Todas estas Normas ayudan a las Organizaciones suscritas a ISO, a estandarizar sus procesos de Administración de la Información y Documentos, como una forma de asegurarse de que la documentación organizacional cumpla con su función.
Existen otras Organizaciones que poseen regularizaciones Internacionales para la Gestión de Documentos y Sistemas de Archivos, por ejemplo: Cuando las Naciones se hacen signatarias de Organismos Internacionales, acogen sus lineamientos y directrices haciéndose compromisarias, a su vez, de sus Normas y Procedimientos, como es el caso de las Reglamentaciones para el Comercio y Relaciones Internacionales, Desarrollo, Finanzas y Procedimientos Legales, de la misma especie.
- La UNESCO, que en 1979 crea el Programa de Gestión de Documentos y Archivos RAM. Cuya última modificación fue realizada en el 2008.
- La Organización Mundial del Comercio, que también ha publicado una serie de Normas relativas a la Gestión de Documentos de los países miembros.
Todas estas Leyes, Reglamentaciones y Normas deben ser tomadas en consideración a la hora de Estructurar los Sistemas de Gestión de Documentos de las Organizaciones, con esto se garantiza, no sólo que las Organizaciones cuenten con un mayor control de sus documentos, sino también, más transparencia en la Gestión de la Información.
En esta Época Contemporánea, a la par con la implementación de las leyes y normas antes vistas, los medios y métodos de archivar evolucionaron en diferentes tipos de archivos físicos y digitales; las bases de datos y sistemas de gestión del conocimiento hasta llegar a la nube y el almacenamiento distribuido.
Lo visto anteriormente, es tan solo una pequeña pincelada de todos los factores que inciden en el Proceso de Archivar Documentos; visto así, sé que ahora no parece una tarea trivial y nos hemos dado cuenta del valor que esta reviste para el desarrollo organizacional.
