LOS COLABORADORES DE OFICINA COMO ADMINISTRADORES DE PROYECTOS

No, no es un error; aunque en muchas ocasiones hemos ponderado la evolución de la Carrera Secretarial hacia áreas muchos más gerenciales, que incluyen la gestión;   ocasionalmente, estas asignaciones nos llegan de improviso, enmascaradas bajo otros nombres,  como parte de las funciones del puesto que ocupamos o de una tarea determinada; dentro de estas tareas, en ocasiones tenemos que trabajar en  la Elaboración y Administración de Proyectos.  De igual forma, no es menos cierto que estas asignaciones nos llevan a cuestionarnos sobre si en realidad estamos preparados para  realizarlas y en muchos caso hasta, ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Sin lugar a dudas varios colaboradores de oficinas se han visto en esta   posición; pues bien, esto nos hace el convertirnos en Administradores Accidentales de Proyectos; accidentales porque  en muchas ocasiones no tenemos la instrucción formal que nos permita conocer, a cabalidad, todos los factores que conforman esta tarea;  pero el rol actual de los colaboradores de oficinas, lleva a que muchos  superiores o relacionados supongan o  infieran que pueden, efectivamente, dar seguimiento a un proyecto que se esté realizando; …Nada más halagador?!?!

 

Ahora bien, este entendimiento y quizás hasta podríamos llamarle confianza,  tiene sus pros y sus  contras.  Siempre será motivo de orgullo que nuestros superiores consideren que contamos con las habilidades,  conocimientos, experiencia y  competencias, necesarias  para realizar funciones de mucha mayor     responsabilidad; eso está claro.  Además, esto podría significar que nos están  tomando en consideración para una  posición más importante,  lo cual siempre es gratificante.  Pero también, carecer de los conocimientos esenciales para la correcta realización de una función en específico,  podría ser contraproducente, no importando nuestra capacidad técnica y/o laboral; ya que la  inseguridad natural que provoca el  sentirnos poco preparados para  enfrentar una situación nueva, podría hacernos fracasar, por lo que siempre es necesario que nos familiaricemos, no sólo con los aspectos  esenciales relativos a una tarea determinada y, en este caso, al desarrollo de un proyecto; sino también, con los puntos elementales necesarios para la elaboración y  administración de un Proyecto.

Si se nos presentará este caso, es bueno saber, en sentido general,  que los Proyectos deben ser abordades desde teres perspectivas:   la del propio proceso que incluye su planificación detallada;     desde el contexto conductual e interpersonal, relativo a la   identificación del personal más idóneo para     su  integración    al    mismo y desde el contexto organizacional, donde se establece cómo se   manejarán de los recursos, se ejecutarán las tareas y cuáles serán sus plazos y qué función tendrán los participantes en el  mismo.  Pero antes que nada, ¿Qué es un Proyecto?

Para muchos autores:

· Consiste en la bien definida reunión de pequeñas asignaciones que por lo general terminan con la creación de un  producto.

· Una bien definida secuencia de ejecución de tareas, específicamente estructuradas y esquematizadas para el logro de algún fin.

Tanto sus definiciones como sus características son el motivo que hace necesaria la presencia de un Administrador que los  coordine.

La Administración de un   Proyecto es definida por el Project Management Institute como la aplicación de  conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en actividades programadas con el fin de reunir los  requerimientos   proyectados. El proceso de administración de un proyecto requiere la creación de pequeñas estructuras organizacionales llamadas Grupos de Trabajo, los cuales son extraídos de la propia empresa; el cual  desaparece una vez que se han alcanzado los    objetivos perseguidos con su creación.

Los Proyectos, vistos como un proceso, pasan por una serie de cuatro fases que son conocidas como el Ciclo de Vida del   Proyecto:  1)  La Fase de Inicio, donde se identifican las    necesidades, problemas u  oportunidades  y se esbozan las respuestas o soluciones  apropiadas a las mismas.  En    esta fase se le da forma al   proyecto y se plantea la justificación a su realización,   todo lo cual es recogido,  detalladamente, en un  Documento escrito.  2)  Fase de Planeamiento/Planificación, donde se desarrolla, lo más  detalladamente posible la solución del problema.  Se identifican los trabajos  intermedios, se formulan    estrategias, se definen los   elementos o recursos requeridos para    la  realización de estos trabajos y se establece la secuencia de ejecución óptima.  Esta es una estimación que se realiza en base a tiempo y dinero  tomando en cuenta su viabilidad y justificación, y cuya aprobación o no determina la puesta en marcha del mismo. 3)  Fase de Ejecución, durante esta se desarrolla el trabajo proyectado, el cual es celosamente vigilado por el Administrador de Proyecto quien monitorea la continuidad del progreso y va haciendo los ajustes y variaciones requeridos.  La meta de esta fase es el       alcance de los objetivos proyectados.  4)  Fase de Cierre, donde se pone énfasis en verificar que el proyecto haya alcanzado los objetivos programados originalmente, y que esté listo para su implementación o puesta en funcionamiento.

Ahora bien, el Proceso de Administración de un Proyecto, pasa por sus propias fases las cuales se integran de manera natural a las      etapas del Proyecto en sí: 

1) Identificación y Estructuración de     Problemas y  Oportunidades.  En ésta se identifican las necesidades fundamentales las que son cuantificadas tomando en consideración factores tales como tamaño, forma y extensión.  También, es  durante la cual se crea el Documento de Requerimientos donde se detallan todos los aspectos que dan origen al proyecto, se identifican los recursos, se plantean los plazos y se estructuran los pasos para su coordinación y ejecución.  Este permitirá la completa comprensión del problema u oportunidad. 

2)  Identificación y definición del     mejor Proyecto de Solución.  Se determinan los participantes en el proyecto, se identifican alternativas de soluciones razonables, e identificará sus más acertadas soluciones o formas de  aprovechamiento.  En esta se redacta el Documento Definitorio del Proyecto, el cual es preparado por el equipo de trabajo que  participará en su ejecución y consiste en un ensayo descriptivo     donde se plasman los criterios para la terminación del proyecto y su éxito final.  La aprobación de este documento marca el inicio de la ejecución del proyecto.

3) Identificación de las Tareas y Recursos Requeridos, se identifica todo lo que hay que hacer para llevar a cabo el proyecto, métodos y recursos. 

4)  Preparación de Controles de Horario y el Plan de Ubicación de  Recursos.    El Organigrama de un proyecto es el  diagrama mediante el cual se  establecen  las secuencias óptimas y el tiempo estimado para la realización de las tareas.  Éste se acompaña de un diagrama de flujo de la realización de las tareas que marca el inicio y   finalización, en tiempo real, de cada una de las mismas.

5)  Estimación de los Costos del Proyecto y Preparación del Presupuesto.  Para estimar los costos de un proyecto los administradores se auxilian de diversos métodos en los cuales se toma en consideración el nivel de detalles con que cuenten en ese momento; se establecen costos para cada elemento del proyecto y se crean presupuestos para las tareas más importantes.  Estos presupuestos son utilizados para el monitoreo y control de los gastos durante la ejecución del proyecto. 

6)  Análisis de Riesgos y establecimiento de relaciones con el entorno.  Con la identificación de los trabajos, la preparación de los  cronogramas y la estimación de los     costos se completan el proceso de  planificación de un proyecto; ahora se procede a identificar los factores de    riesgo que podrían afectar la ejecución de un proyecto; lo cual se conoce   como manejo/gestión o administración de riesgos.  Cada potencial foco de  problema debe ser enfrentado desde su inicio y de manera individual, con el fin de  reducir su impacto sobre el proyecto, por lo que el análisis de riesgos debe ser continuo y consistente durante    toda la ejecución de éste; este  también nos     sirve para identificar aquellos que se identifican con el    proyecto y podrían, en determinado momento, resultar excelentes aliados para el éxito del    mismo.

7)  Mantenga el Control y Comuníquese todo lo que sea necesario.  Durante la  ejecución de un proyecto usted pasará  mucho tiempo en esta fase.  Para el  desarrollo del mismo su equipo necesitará   informaciones, comunicar sus necesidades por lo que es de vital importancia mantener abiertos los canales de comunicación para facilitar el  fluido de la información.  El   Administrador de Proyectos es quien       deberá no sólo proporcionar la información  necesaria sino mantener el control de las    acciones y dirección del proyecto, con el fin de identificar a tiempo los problemas e     implementar de inmediato efectivas  acciones  correctivas. 

8)  Gestión del Cierre   ordenado del Proyecto.  Esta fase está  compuesta por la supervisión detallada de cada una de las tareas del proyecto para comprobar que hayan sido concluidas  satisfactoriamente.  Es considerado como el momento más crítico de la ejecución de un proyecto, por lo  que los miembros deben  mantenerse muy atentos a sus labores para que no se les escapen detalles importantes.

Aunque la función de un Administrador de Proyectos concluye al finalizar la   última fase de los mismos, para el colaborador de oficina es de significativa importancia el período a transcurrir luego de ésta, ya que es    durante el cual se empieza a ponderar y valorar su desempeño durante el  mismo.

       

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IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA Y SU PAPEL EN EL PROCESO DE CAMBIO Y TRANSFORMACIÓN DE LAS EMPRESAS

No me canso de destacar la gran importancia que supone, para la sustentación y fortalecimiento de la Cultura y el Ambiente Organizacional, contar con un bien estructurado Plan de Comunicación Organizacional Interna, sobre todo cuando la empresa se embarca en un proceso de transformación general.

Enfrentarse a cambios inesperados, siempre resulta odioso y causa un cierto temor.  Nadie quiere abandonar su zona de confort para embarcarse en una odisea desconocida; sobre todo, cuando se experimentan de improviso y les afectan directamente.  Por tanto, es lógico entender que se advierta cierta resistencia a los mismos.

Cuando las Organizaciones se ven en la necesidad de realizar cambios en su estructura, ya sea operacional, administrativa o directiva,  deben pensar, y crear, un Sistema Estratégico de Comunicación Interna que les permita socializar, efectivamente, esas decisiones tomadas, con el fin de minimizar los brotes de resistencia.

Recordemos, que aunque estos cambios son laborares, afectan de manera personal a las “victimas”, el personal,  que en ocasiones lleva muchísimos años trabajando bajo unos estándares que, por demás, no fueron establecidos por ellos y que ya estaban ahí cuando empezaron a trabajar en la organización.

Otra cosa que debemos recordar es que los fallos organizacionales son fallas estratégicas gerenciales.  Los Colaboradores no deben ser tratados como los responsables de las fallas institucionales producidas por gerencias deficientes, ni mucho menos, como si fuesen los enemigos directos de la organización.  Se supone, que los cambios se realizan para que el personal adecue sus procedimientos operativos, con el fin de que los objetivos estratégicos de la organización sean alcanzados; no con el fin de maltratarlos y hacerles sentir los culpables de los problemas que se estén experimentando; problemas de los cuales, muchas veces, ellos no son conscientes o desconocen.

No sé si estaré equivocada, pero tratando al personal como los malos de la película; como si fuesen los enemigos de la empresa, no se logran cambios positivos, y en este aspecto, es vital abrir canales formales de comunicación para minimizar las dudas y el desconocimiento;  y por supuesto, evitar conflictos y malos entendidos.  

Los ejecutivos deben comprender la importancia de la socialización correcta de las informaciones, sobre todo aquellas que causarán un impacto directo sobre su empleomanía.

Con  un bien definido Plan de Comunicación Organizacional Interna, se logra:

1.    Evitar errores de empoderamiento y mal uso de la autoridad.  Cuando las informaciones no se hacen llegar a todos los que deben conocerlas y manejarlas; se comete el error de, hasta a veces sin querer, permitir que los pocos que la tengan se sientan con más autoridad que los demás y, en algunos casos, lleguen hasta a maltratar a sus compañeros debido a un falso sentido de superioridad.

2.  Se minimiza la resistencia a los cambios.  Cuando se explica, claramente, el motivo de los cambios; se abre un espacio para el intercambio de las ideas y así poder tomar las decisiones que, realmente, convengan a la institución.

3. Se abre un espacio de respeto mutuo.  Los miembros de nuestro personal  son per-so-nas, con sentimientos, aspiraciones, ideas creativas y deseos de progresar; y están, sobre todo aquellos que tienen muchos años en ella y aunque muchos gerentes no lo entiendan así, identificados con la institución; por lo que  aspiran a lo mejor para ella.

4.  Identificación con la Organización.  Una vez que un colaborador entiende a qué obedecen los cambios; qué se persigue con los mismos; cuál es el papel que él juega en ese nuevo proceso; cómo le va a beneficiar a él y a la institución; es imposible que no se alinee con los objetivos de la misma.

5.  Sana Cultura y Ambiente Organizacional.  Diseñar la Cultura Organizacional es posible; lo hacemos para bien y para mal, con cada una de las decisiones que tomamos y la forma en que las socializamos al resto de la organización.    Por eso, deben tomarse las decisiones correctas, y éstas estar basadas en la consideración y el respeto; pero, además, utilizarse mecanismos formales para su socialización, todo con el fin de crear espacios de trabajo efectivos que garanticen el logro de las metas de la organización y del personal que en ella labora.

Y, para todo esto, la clave está en la CO-MU-NI-CA-CIÓN, sobre todo, contar con  un bien estructurado Sistema de Comunicación Organizacional Interna, donde se establezcan los canales formales de socialización de las informaciones institucionales, evitándose así confusiones y malos entendidos, que den al traste con los objetivos de los cambios.  

ÉTICA PROFESIONAL???

La Ética es un concepto que siempre está presente cuando de la formación de un profesional se trata. 

En el ámbito empresarial, juega un papel preponderante por la gran diversidad que caracteriza a uno de sus componentes  más importante:  el Factor Humano.

Las personas, poseedoras de las competencias necesarias para echar a andar un negocio; pueden de igual forma destruirlo, si su comportamiento y accionar profesional no están basados en preceptos éticos y morales.

Partiendo de entender la Ética como el pensamiento sistemático acerca de las consecuencias morales de nuestras decisiones; cuando se adapta este concepto  a los negocios lo que se pretende es que los Colaboradores que conforman una determinada Organización sean capaces de comportarse y tomar decisiones, como serían:  la comunicación honesta, trato justo, responsabilidad social corporativa, justa competencia, responsabilidad empresarial y respeto a las leyes y normas de la sociedad; basadas en estándares morales. 

Todo lo cual supone o deriva en la creación de un ambiente organizacional seguro, donde acciones como: el acoso sexual, nepotismo, invasión a la privacidad, irrespeto y violación de la seguridad de los documentos manejados, malversación de fondos, etc. se ven reducidas a su más mínima expresión o han sido erradicadas.

Para las empresas modernas, estas cualidades son  una de sus prioridades más importantes  y la consideran como un valor agregado, capaz de generar exitosas oportunidades de negocio, por lo que al contratar tratan de asegurarse de que sus futuros colaboradores posean las siguientes características personales:

•         Honestidad
•         Integridad
•         Confiabilidad
•         Lealtad
•         Seguridad
•         Respeto y Preocupación por los demás
•         Compromiso con la excelencia
•         Liderazgo
•         Buena Reputación y Moral
•         Credibilidad

Estas características, forman parte de las bases para el éxito profesional sostenido e influyen directamente en la imagen que la empresa transmite a sus relacionados, ya que gran parte de ésta se basa en el accionar de sus Colaboradores; por lo tanto tienen el compromiso de incentivar las mismas, a través de sus políticas, y con el establecimiento de normas de procedimiento claras, ajustadas a este fin.

¿QUIEN PAGA POR LOS DESPERDICIOS QUE SE GENERAN EN LA OFICINA?

Esta frase se puede aplicar a todas las áreas de la Organización:

"NO SON LOS EMPLEADOS LOS QUE PAGAN EL DESPERDICIO.  LOS EMPLEADOS SÓLO MANEJAN EL DINERO.  ES EL CLIENTE QUIEN PAGA POR LOS DESPERDICIOS."

   HENRY FORD

PREPARANDO EL PRESUPUESTO DE LA OFICINA

Durante el desarrollo de sus prácticas diarias, los Administradores de Oficinas deben aplicar las funciones administrativas (planificación-organización-dirección-supervisión y control) sobre todo si disponen de recursos limitados.

Aquellas Unidades Departamentales (Recursos Humanos-Departamento de Relaciones Públicas-Mercadeo y Ventas, por ejemplo) que, por la  naturaleza de sus tareas, cuentan con un cierto grado de independencia para la realización de determinadas actividades, relacionadas directamente con los objetivos de la organización, deben contar con una asignación de recursos financieros y generales que les permitan su realización.

En estos casos, al momento de organizar y planificar sus recursos, los Administradores de Oficinas deben tener en cuenta cuatro áreas claves para el buen desenvolvimiento de las Unidades Departamentales de una organización:

·         Recursos Financieros-Capital;

·         Recursos y Talento Humano;

·         Recursos Físico-Espaciales; Material Gastable y Equipos;

·         Medios y Sistemas de Información.

Es por esto que saber elaborar y ejecutar  Presupuestos Departamentales es una de las tareas, que ha cobrado significativa importancia en la Oficina Moderna, ya que las Unidades de Trabajo de una Organización deben saber administrar los recursos que ha puesto la gerencia a su disposición, para el logro de los objetivos institucionales.

Podemos definir los Presupuestos como "el establecimiento de acciones y gastos planificados que son organizados por categorías y abarcan un determinado período de tiempo."

Pueden ser elaborados para delinear el uso futuro de nuestros recursos ya sean estos dinero, tiempo, espacio, personal, materiales o equipos.  Estos expresan en términos de números, los planes, objetivos y programas de una organización.

Al momento de redactar los Presupuestos Departamentales no debemos olvidar que estos:

·       Deben responder a la realidad del momento en que son redactados;

·      Deben proyectar y tomar en consideración los cambios que podrían presentarse en el  futuro como   resultado de las variaciones en el entorno presente;

·   Deben ser supervisados y controlados con el fin de evitar desviaciones y, de éstas presentarse, tomar las correcciones necesarias.

Los Objetivos de los Presupuestos son otro punto a tener en consideración a la hora de redactarlos.  Generalmente, a través de un Presupuesto Departamental, se trata de asignar los recursos adecuados, necesarios para la realización de aquellas operaciones que contribuyen al logro de los objetivos organizacionales, por lo que estos buscan:

·         Establecer procedimientos para la planificación y estudio de actividades, y gastos futuros;

·         Coordinar las actividades de varias unidades departamentales de la organización;

·         Establecer las bases para el control administrativo de los recursos de Oficina;

·        Convertirse en el medio formal de comunicación de aquellas actividades que han sido aprobadas por la gerencia;

·         Incentivar en los Colaboradores prácticas de gasto y consumo responsables.

Junto con los objetivos para la realización de un Presupuesto Departamental, podemos destacar que existe un tipo determinado de presupuesto para cada necesidad y que cada uno de estos proporciona las mejores oportunidades de control, dependiendo del nivel administrativo en el cual se aplique.

De esta forma, podemos decir que los Presupuestos pueden ser:

·         Incrementales:  son los que, basados en el presupuesto anterior, suman un porcentaje adicional al actual o futuro, como una forma de prever variaciones inflacionarias en los costos;

·       Base Cero:  son los que van verificando y estudiando los gastos por período y se establecen dependiendo de las necesidades del momento;

·    Comprometidos:  son aquellos que sin partir de una base cero, son capaces de aceptar las condiciones reales del negocio y ajustarse o comprometerse según las necesidades y, cómo y cuándo  sea necesario.

Además, cabe destacar, que para la preparación de un adecuado Presupuesto Departamental se debe tener a mano toda la información requerida, sin olvidar que ésta debe abarcar aspectos como personal, capital y gastos.

Para finalizar, es bueno que recuerde que:

·    Los Departamentos Contables, aunque proporcionen las informaciones necesarias,  no deben preparar los Presupuestos, esta es una tarea de la Administración o Gerencia; o en su defecto, de los Directivos de cada Unidad; los primeros,  ya que es en este nivel donde se determinan cuáles son los objetivos perseguidos; se establecen  las necesidades específicas de las Unidades y el nivel de compromiso que la Organización está dispuesta a aceptar para alcanzarlos, y en los segundos, por que son los que conocen las necesidades reales de sus departamentos;

·         Los Presupuestos no predicen el futuro, debemos dejar espacio para los cambios y las variaciones imprevistas.  Es por esto que no pueden ser rígidos ni definitivos; ya que están supuestos a ser afectados por las variaciones imprevistas del entorno, por lo que deben guardar una considerable cuota de flexibilidad;

·         Deben ser más proactivos que reactivos; elabore los Presupuestos con el fin de motivar acciones específicas no como respuesta o consecuencia de éstas.

Dentro del esquema organizacional de las Oficinas, los Presupuestos son una forma no sólo de organizar y planificar los recursos de las mismas, sino también, de garantizar el cumplimiento de las tareas operacionales de las mismas.

OFICINA VERDE

PAPERLESS OFFICE

Desde finales del Siglo XX se viene pregonando la llegada de la oficina sin papel; la optimización de los equipos de oficinas, principalmente el Computador,  contribuyó a esparcir esta creencia que hasta ahora, no se ha hecho una realidad.

Sin lugar a dudas, la inversión que se hace en papel, no importando el tamaño de la oficina, es considerable y, el desperdicio que se genera en su utilización, es un gasto que no puede ser ignorado.

A esto podemos agregar, la gran cantidad de documentos impresos que, cada día,  se acumulan en nuestros escritorio haciéndose casi inmanejable.

La acumulación de papel es igual a desorden ambiental.  El papel no organizado termina siendo un desperdicio; si no lo cree, sólo pregúntese ¿cuántas veces ha buscado un documento o una nota impresa, sin poderla encontrar en ese momento y, en vez de seguir buscando hasta encontrarlo, lo que decide es volver a imprimirlo?; muchas, ¿verdad?  Pero y entonces, qué sucede cuando la pieza original aparece ¿en qué se ha convertido?  En desperdicio.

Cuando sobre imprimimos un material no sólo consumimos papel, también, energía, tiempo y tinta, por lo que, al generarse un desperdicio, elevamos el costo estimado, originalmente, por su utilización.

Ser ecológicamente conscientes o responsables, significa no generar algo que no sea necesario, evitando, así, aumentar la tasa de desperdicios estimada; y reduciendo la cantidad de papel utilizado en nuestras oficinas contribuiremos, además,  a que ésta sea más verde.

Para lograr eficientizar el uso del papel en las oficinas puede implementar prácticas muy sencillas como son:

•              Organice archivos electrónicos para almacenar en ellos las informaciones que no necesite imprimir de inmediato.  Para ayudarse en esta tarea, puede utilizar los Almacenes en las Nubes gratuitos, como el DropBox, que además, le permitirán acceder a sus documentos desde cualquier lugar donde se encuentre.

•              Imprima en ambas caras del Papel.

•       Utilice siempre el tipo de impresión "Ecológica".

•             Si la impresión o copiado, salen mal, reutilice el papel.  Puede usarlo para notas recordatorias, imprimir borradores, redactar manuscritos o pasar mensajes escritos.

•             Mantenga apagados los equipos que no estén siendo utilizados.

•      Utilice el correo electrónico, principalmente, enviar las comunicaciones internas.

•      Digitalice sus documentos.  Esto le permitirá ahorrar espacio físico de almacenamiento.

CERTIFICACIONES ECOSOSTENIBLES

Obtener una Certificación Medioambiental, de cualquiera de las organizaciones reconocidas, que las otorgan, es una manera de refrendar el compromiso que, como institución, se tiene con la sostenibilidad del ambiente.

Además de ISO, existen otras instituciones reconocidas a nivel mundial, que se encargan de implementar programas de certificación ambiental en diferentes áreas organizacionales.  Entre estas tenemos:

Leaderchip in Energy and Environmental Design (LEED), éstas certifican a las organizaciones en categorías que incluyen desarrollo sostenible, eficiencia energética, conservación del agua, calidad del ambiente interno materiales y recursos.  Esta certificación se otorga por niveles: Certificado, Plata, Oro y Platino.

Green Seal (GS), las categorías que éste organismo certifica incluyen reducción de desperdicios, reusar y reciclar, eficiencia energética, conservación y administración de fuentes de agua, administración de los desperdicios de aguas, etc.  Ésta, también, certifica por niveles:  Bronce, Plata y Oro.

HUELLA DE CARBONO

Huella de Carbono

Antes de ser "Verde" hay que saber qué tan "Negro" se es.

Según los expertos en asuntos climáticos, ecológicos y ambientales, para el año 2050, deberá haberse experimentado una reducción del 80%, en las Emisiones de Carbono producidas por los seres humanos, de lo contrario se registraría un cambio climático catastrófico, cuyo alcance de sus daños es casi imposible de predecir.  De lo que sí están seguros es de la necesidad de que empecemos ya a trabajar en reducir nuestra Huella de Carbono.

Acciones cotidianas como conducir un auto, usar un computador, calentar una olla en la estufa; al igual que la quema de combustibles fósiles, la tala de árboles, la explotación  indiscriminada de yacimientos mineros, etc., producen emisiones de Dióxido de Carbono y el incremento de estas emisiones es considerado como una de las principales causas del calentamiento global.

Por esta razón, es responsabilidad de todos contribuir a que esta disminución se produzca y detener los daños que estamos ocasionando al medio ambiente.  Es por esto que muchas organizaciones se están volcando hacia prácticas laborables mucho más amigables con el medio ambiente.

Pero antes de implementar cualquier Política de Sostenibilidad Ambiental en una oficina; hay que pasar un inventario de nuestras actuales actividades y equipos, para determinar la Huella de Carbono de la Organización.

Esto nos permitirá reconocer lo que debe ser mejorado o cambiado, y hacer las correcciones que se requieran, para de ese modo, no incurrir en gastos innecesarios.

Con este propósito, se debe:

• 1.   Hacer un inventario de los procesos de negocio, administrativos y de producción, desde la adquisición de insumos hasta la eliminación, y determinar las áreas que deben ser mejoradas de inmediato.
• 2.  Calcule la Huella de Carbono producida por sus servicios (agua-energía eléctrica-gas-combustibles).
• 3.   Calcule la tasa de desperdicios de sus Sistemas de Administración de Información (Equipos electrónicos-eléctricos, suministros, material gastable, energía).
• 4.     Revise su Cadena de Suministros, eso incluye suplidores-asociados-relacionados-clientes.  (Qué tipo de productos venden, cómo los manufacturan, cuáles son sus preferencias, etc.)

Luego que haya identificado estos puntos, entonces podrá iniciar la reestructuración de sus prácticas laborales, hacia un camino mucho más verde.

Como determinar tu Huella de Carbono

Cualquier acción que realizamos, diariamente, deja su Huella de Carbono, ya que tiene un impacto directo en el planeta, por esto es importante tomar conciencia y aplicar las acciones necesarias para reducirla.

El primer paso consiste en saber, ¿cuál realmente es nuestra Huella de Carbono?

Ésta se calcula en Kg de CO2 y en la Internet existen páginas que podrán ayudarle a realizar este cálculo; pero en realidad hacerlo manualmente no es tan difícil, para eso:

1.     Necesita tener a mano los recibos mensuales de  los servicios de su casa u oficina, o sea:  energía eléctrica, gas y el peso de sus residuos o desperdicios; luego...

2.     Calcúlelos de la siguiente manera:

• Electricidad     = consumo de Kwh x 105
• Gas                  = peso mensual x 105
• Km del carro = Kilometraje anual x 7,9 (si es una empresa este cálculo se realiza totalizando los vehículos que componen la flota)
• Reciclaje         = si no recicla papel, ni periódicos sume 85 kgs.; si lo hace, entonces es = a 0      Si no recicla aluminio, ni latas, sume 75 kgs., si lo hace, entonces es = a 0
• En el caso de las empresas, sumar además:
• Viajes en avión = trayectos de menos de 4 horas = al número de vuelos x 500 kgs.   Trayectos de más de 4 horas = número de vuelos x 2,000 kgs.

3.     En el caso de un hogar:  sume los cuatro primeros renglones y divídalos entre la cantidad de personas que habitan la casa; en el caso de una empresa, se totalizan todos los renglones y se dividen entre todos los miembros de la organización.

4.     Si el resultado está:

a.     Por debajo de 2,500 kgs = Excelente

b.     Entre 2,500 y 7,000 kgs./año = Bueno, pero puede mejorar.

c.      De 7,000 a 10,000 Kgs./año = Moderado

d.     Más de 10,000 = Pobre, debe tomar medidas urgentes.

AVERY DENNISON CORPORATION Y ¿LA OFICINA VERDE?

Avery Dennison Corporation

Empresa global dedicada a la manufacturación y distribución de materiales y productos para oficinas.  Fundada, originalmente, en Los Ángeles-California, en el 1935; Avery International Corporation se fusiona en el 1990 con la Dennison Manufacturing Company, pasando a ser entonces Avery Dennison Corp y estableciendo sus oficinas principales en Pasadena-California.

Esta corporación manufactura los más variados productos para oficina, principalmente, materiales autoadhesivos para el etiquetado y empaque, resaltadores y binders.

Su filial en Londres-Inglaterra fue la creadora del novedoso Concurso Office Green Week, que se ha duplicado en otras partes del mundo, donde la empresa tiene sucursales.   Éste consiste en la competencia de un grupo de empresas para ver cuál de todas logra minimizar, de manera significativa, su Huella de Carbono, completando una serie de retos en diferentes áreas ecológicas, durante una semana.

La Green Office Week,  está diseñada para que todos los colaboradores de oficina realicen actividades que dejen un impacto positivo en el ambiente, destacando la importancia de la participación de todas y cada una de las áreas de las organizaciones en concurso.

Más información en:  http://www.avery.co.uk/avery/en_gb/Projects-%26-Ideas/Ideas-for-Work/GOW/Green-Office-Week-Home.htm