Muchas Felicidades a todos...

CÓMO REALIZAR PRESENTACIONES EXITOSAS

Hasta el comunicador más experimentado, en algún  momento, siente una cierta aprensión cuando se para frente a una audiencia.

En muchos casos, esta sensación podría durar apenas escasos segundos; pero existen personas, en las que el miedo escénico se ha convertido en un verdadero problema profesional.

Lo primero que debemos entender es que es inevitable sentir una cierta inseguridad cuando vamos a realizar algo importante, o por primera vez.  Generalmente, esta sensación la controlamos con una dosis extra de seguridad que nos auto-proporcionamos al repasar mentalmente la situación (el evento del cual se trate, nuestro nivel de preparación sobre el tema, la audiencia a la que nos enfrentamos, etc.) y darnos cuenta de que estamos preparados y hasta acostumbrados a enfrentarla.

Son muy escasos los puestos administrativos que, en determinado momento, no requieran de hacer  presentaciones ya sea de informes, productos, situacionales o motivacionales; por lo que esperamos que los siguientes consejos les ayuden a alcanzar el éxito en estas actividades.

Para realizar presentaciones exitosas es importante tener en consideración tres aspectos importantes que podrían dar al traste con la misma: 1) el dejarse dominar por los nervios; 2) no captar adecuadamente el nivel de interés de su audiencia; 3) no tener claramente estructurada su presentación.

1)  Como dijimos anteriormente, las sensaciones de nerviosismo e inseguridad se presentan, regularmente, cuando nos enfrentamos a situaciones nuevas. 

1. Primero que nada, trabaje en la presentación introductoria:  ésta deber ser bien organizada y ensayada.
2. Antes de iniciar la Presentación realice ejercicios de respiración (inhale por la nariz – exhale por la boca), que le permitan controlar su ritmo cardíaco;
3. Una vez que empiece la Presentación, identifique puntos en blanco que le permitan descansar la mirada y tomar control de su actuación.

2)  Conozca su audiencia.  Llegue temprano y tómese unos minutos para estudiar a los participantes e identifique el grado de interés de cada uno de ellos; eso le permitirá calibrar la dosis de motivación que necesitará impregnar a  su presentación y readecuarla según lo requiera.

3)  El saber de antemano a quién va dirigida nuestra presentación nos permite estructurarla de manera adecuada con el fin de lograr una mayor receptividad, por parte del público.  La estructuración de una Presentación, por lo general, consta de los siguientes elementos:

1. El inicio de una presentación es tan importante como el desarrollo  de su contenido; en esa parte es cuando el público, generalmente, decide si el presentador merece su atención; por lo tanto este inicio debe ser enérgico y seguro.
2. Demuestre empatía.  Permita que el público se identifique con lo que está exponiendo; para lograr esto debe realizar una presentación claramente orientada al objetivo perseguido por estos.
3. Cree presentaciones de alto impacto. Dependiendo del tiempo del cual disponga y de la distribución de su espacio;  añada música, incluya vídeos, realice mesas de trabajo; incluso el material impreso debe ser realizado con gran calidad.
4. Las diapositivas son un excelente refuerzo audiovisual; pero debe saber utilizarlas.  Una idea bien concebida se puede transmitir igual o mejor en cinco diapositivas que en veinte, el éxito está en saber expresarla.  No abuse de los efectos de animación ya que los mismos, en vez de impactar, podrían distraer al interlocutor; lo mismo podría suceder con los contrastes de colores; la utilización de gráficos e imágenes y los efectos de sonido, textos y formas. 
5. Acabe con las ideas preconcebidas.  En algunos casos los participantes, llegan a una actividad con una serie de ideas erróneas o desactualizadas sobre el tema que se va a tratar, las cuales tienen como válidas y las que están dispuestos a defender;  no tema romper con esos errores; presente las ideas correctas y los conceptos actualizados, esto le permitirá  a su auditorio conocer nuevas tendencias y reforzar sus conocimientos con los conceptos correctos, y les ganará su respecto y credibilidad.

Esperamos que puedan poner en práctica estos consejos y que los mismos les ayuden a realizar presentaciones exitosas.

El Regalo Empresarial

En el ambiente empresarial, los regalos pueden convertirse en un dolor de cabeza tanto para los ejecutivos como para sus asistentes.

Elegir con propiedad aquello que nos represente y al mismo tiempo, demuestre nuestro aprecio por contar con su amistad o asociación de trabajo; supone una cuidadosa reflexión en la cual inciden muchos factores.

Muchas empresas tienen diseñados una serie de artículos, generalmente promocionales, los cuales utilizan como obsequio para sus visitantes y relacionados; pero qué sucede cuando estos no alcanzan a demostrar lo que realmente queremos.

Los regalos empresariales indican nuestro deseo de permanecer en la mente de quien es objeto de nuestra atención; que valoramos la relación desarrollada entre ambos.  Un detalle en el que va incluida la imagen de la empresa.

Por estas razones, no son algo que se pueda elegir a la ligera; estos necesitan considerar ¿a quién va dirigido?, sus gustos personales, el tiempo de relación, el nivel de la relación, hasta dónde queremos extenderla.

En sentido general, a la hora de elegir un regalo empresarial, además de lo anteriormente mencionado deberá tomarse en consideración:

• Que el objeto elegido cumpla con los objetivos de la empresa;
• Si causará el impacto deseado;
• Si refleja una imagen positiva de nuestra empresa;
• Si contribuye a lograr el posicionamiento de la empresa en la mente de quien lo va a recibir.

  

Luego de elegido el regalo, recuerde que la envoltura y la presentación, son tan importantes como él mismo; por lo que es necesario que tenga el mismo cuidado al elegir la forma en que será presentado y entregado.

Y por último, tenga siempre presente, que el costo del regalo no siempre es lo importante; en significación, a éste siempre le ganan la originalidad, la delicadeza de su presentación; el buen gusto al elegirlo; la creatividad y la exclusividad.

Nuestro Lugar de Trabajo

La mayoría de las personas pasan entre ocho y diez horas, diariamente,  en una oficina.  Para nadie es un secreto que un ambiente de oficinas, agradable, estimula la efectividad en el trabajo y eleva la productividad; por eso, cuando planee sus espacios de oficinas, tenga presente estos consejos:

•  La luz natural hace más productivos los espacios de trabajo; por lo que debe utilizarse para maximizar la claridad de los espacios.
• Use colores claros en las paredes, escritorios y sillas; esto ayuda a incrementar en más de un 50%, la reflectividad de la luz.  Complementar la luz eléctrica con sustanciales niveles de luz natural ayuda a aliviar la tensión y presión oculares.
• Los cables de energía y datos, no pueden ser distribuidos a través de un mismo conducto ya que los datos se podrían corromper; utilice un sistema de administración de cables para llevarlos hasta cada escritorio;
• Las puertas, salidas de emergencia y entradas a parqueos deben mantenerse despejadas.
• El espacio detrás de los escritorios debe ser lo suficientemente amplio como para permitir, sin molestias,  la movilidad de sus ocupantes.
• Las áreas de almacenamiento y archivo deben estar completamente accesibles para su uso, y permitir un fácil movimiento, aún con las gavetas totalmente abiertas.
• Las plantas de interiores, las pinturas y cuadros; así como el mobiliario; añaden confort a los espacios de oficina.
• Un mobiliario de diseño ergonómico, contribuye a aumentar el desempeño laboral de los Colaboradores de Oficinas.

Casual Friday/Viernes Casual

TG Friday, Gracias a Dios es viernes.

Aunque muchas empresas no tienen establecido un código vestuario para el colaborador de oficinas, se inclinan por una manera formal de vestir, apropiada para el ambiente de trabajo y las funciones que en él se realicen; así como  a la percepción de profesionalidad y credibilidad que desean transmitir a sus clientes; otras, por el contrario, utilizan los Uniformes como parte de su Imagen Corporativa,  y tienen establecido en sus políticas laborales lo que es conocido como el “Casual Friday”.

La Política del “Viernes Casual”, permite a los empleados, ese día asistir a sus puestos de trabajo vistiendo de manera menos formal, con el fin de aligerar las tensiones de la semana.   

Pero esta flexibilidad, no puede ir en contra de las Políticas de Identidad e Imagen Organizacional que rigen la empresa; por lo que no debe entenderse como la libertad de ponerse lo que cada quien quiera, aunque no sea lo apropiado.

A la hora de vestir casual, los Colaboradores de Oficinas deben siempre tener presente que aún están en sus puestos de trabajo, por lo que la moderación y adecuación deben estar presentes en lo que elijan.

Para evitarse, ciertas incomodidades, muchas empresas les proporcionan a sus colaboradores el vestuario que deberán utilizar ese día; si este no fuera su caso, entonces, le recomendamos:

1. Siempre elegir camisas y blusas de corte clásico; en colores sólidos;
2. Los estampados y texturas deben ser discretos y llevarse siempre en la parte de arriba;
3. Si su empresa le permite llevar pantalones en jeans, denim o dril, combínelos con una blusa larga o si ésta es corta, lleve además, un blazer; en caso de no llevar un blazer, nunca se faje las blusas dentro del pantalón cuando use jeans muy ajustados.
4. Las faldas y vestidos son una excelente alternativa para el viernes casual; pero debe siempre tener en cuenta el largo; pulgada o pulgada y media sobre las rodillas.
5. Los zapatos, deberán estar siempre acordes con vestuario que lleve y la estación del año; pero, aun cuando use jeans, no se le ocurra calzar tenis en el trabajo.

El Poder de una Marca Socialmente Responsable

Mucho antes de que se empezara a hablar de Responsabilidad Social Empresarial/Corporativa (RSE/C), las empresas con visión de futuro tenían dentro de sus Programas de Desarrollo, Proyectos Comunitarios, con el fin de mantener  buenas relaciones, principalmente, con el entorno en el que estaban ubicadas; los cuales eran manejados por su Departamento de Relaciones Públicas.

Con el surgimiento de una definición formal del concepto de RSE/C, lo que antes era considerado una iniciativa que permitiría a las empresas mantener unas buenas relaciones con su comunidad de vecinos; pasó a ser un punto estratégico clave y de un alcance mucho mayor.

Se entiende por RSE/C, la contribución activa y voluntaria que hacen las empresas para el mejoramiento social, económico y ambiental de su entorno y la sociedad en general y que, al mismo tiempo, contribuye a mejorar su situación competitiva y su valor agregado.

Estas acciones no implican solamente el cumplimiento de la Ley y dar respuestas a las necesidades sociales de su entorno inmediato; éstas conllevan un compromiso mucho más amplio que se expresa a través de actividades sustentadas en valores morales, éticos y sociales que dan como resultado la generación de una mejor calidad de vida para todos.

Muchas son las empresas que, sin esfuerzo, han comprendido el papel que juegan en el desarrollo social de la nación y en  proporcionar, a las presentes y futuras generaciones, alternativas para un mejor vivir; y lo establecen en su misión, lo definen en sus políticas y lo desarrollan a través de programas de alto impacto social.

Aunque para muchos exista en este concepto un dilema ético subyacente, al tratar de precisarse la sinceridad y el desinterés en el desarrollo de estos Proyectos, por parte de muchas organizaciones; es un hecho comprobado, que las empresas socialmente responsables gozan de una mayor aceptación entre los consumidores y reciben una mejor respuesta de parte de sus colaboradores, los cuales registran altas tasas de rendimiento y compromiso.

En cualquier caso, lo importante es entender que existen necesidades sociales que por sí solos los individuos no son capaces de satisfacer y las políticas públicas gubernamentales no las alcanzan a cubrir; por lo que contar con el apoyo de organizaciones socialmente responsables resulta en un respiro de confianza en un mejor futuro.

La Gran Tortura de los Organizadores de Eventos: Encontrar "ese espacio ideal”.

Salas de Cines como Centros para Conferencias

Muchas veces, a las personas que organizamos eventos empresariales, se nos dificulta encontrar sitios adecuados para realizar determinado tipo de actividades, como Conferencias o Cursos para gran cantidad de público.

En los últimos años hemos visto como la Internet ha llevado el Cine a los hogares, a través de diversos tipos de dispositivos, mermando la asistencia del público a Salas, por demás modernas y excelentemente acondicionadas.

Estas Salas de Cines podrían ser la solución ideal a la búsqueda de espacios nuevos y atractivos para la realización de, por ejemplo, Conferencias y Charlas Motivacionales, ya que permiten una ambientación sin esfuerzo y proporcionan, tanto al público como a los organizadores, un espacio de gran comodidad, con excelentes recursos audiovisuales, los cuales, generalmente, están bien ubicados permitiendo su fácil acceso. 

¡Muchas Felicidades, Colegas!

CURSOS LIBRES DE COSTO / EN LÍNEA - EN LA MODALIDAD MOOC

NOTA:  A solicitud de un gran número de interesados, hemos invertido la fecha de los Cursos Administración de Documentos Organizacionales y Calidad y Servicio en la Atención al Cliente; por lo que iniciaremos con éste último el lunes 7 de marzo de 2016. 

Las Tarjetas de Presentación son redefinidas a la luz de las Tecnologías de la  Información y las Comunicaciones, pasando de las tradicionales, a las Tarjetas para Networking y los pequeños Poken, sin olvidar el aporte que han significado, como  medios de promoción profesional y personal, las redes sociales y profesionales como LinkedIn o Xing.

  

Por lo regular, los Administradores de Oficinas, contamos con una nutrida colección de Tarjetas de Presentación pertenecientes a personas que, diariamente, visitan nuestras oficinas con el propósito de realizar algún tipo de transacción con nuestros jefes, los  cuales, de igual forma, reciben una cantidad aún mayor de éstas.  Pero es un hecho que, en algunas ocasiones, no somos capaces de  recordar a la persona que nos la dio o cuál, exactamente, es su área de operación.

Las Tarjetas Networking y los Poken cumplen con la función no sólo de proporcionar la información de contacto básica acerca de un profesional, sino también, brindar una  información un poco más acabada acerca del mismo y su área de trabajo, facilitándonos la tarea de recordarlos y sobre todo, organizarlas por área de interés para facilitarnos su consulta.

Las Tarjetas de Networking representan todo un nuevo concepto de hacer negocios en la actualidad y su diseño tiene mucho más de Personal Branding que de marketing    empresarial, ya que éstas definen a los profesionales que participan en su intercambio.

Aunque su diseño va a responder al gusto del dueño o a los requerimientos particulares de cada empresa, estas tarjetas constan, por lo general,  de los siguientes elementos:

 En la cara de la Tarjeta se puede incluir:

· Una foto del dueño.  A muchos no les gusta esta idea, pero es una de las              características principales de este tipo de tarjetas; como alternativa podría utilizarse un logo personalizado.

· Información de contacto:  nombre, teléfono, direcciones electrónicas (correo-Facebook-Twitter-perfil de LinkedIn-Blog).

· Un eslogan que describa de manera breve su campo de trabajo.

 En la parte Posterior se puede elegir colocar:

· Un micro curriculum que describa, de manera concisa, los aspectos más             destacables de su carrera profesional.

· Breve descripción, en una o dos oraciones, de su área de especialidad.

· Su Oferta Profesional, en qué campo es capaz de ayudarlos.

· Un Curriculum Visual con las imágenes de sus productos o de sus páginas web.

Estas Tarjetas tienen como finalidad destacar de manera atractiva las cualidades más    relevantes de su portador, haciéndolas interesantes para el receptor de las mismas; por esto a la hora de diseñarlas es bueno que responda a las siguientes preguntas:

· Cuando alguien vea mi nombre, ¿qué quiero que le llegue a la mente sobre mí o    sobre mi empresa?

· ¿Cómo quiero ser recordado?

· ¿Con qué área o concepto deseo ser asociado?

Los Poken, por otro lado, son una especie de memoria USB que se vincula a la página web de la compañía suiza Poken, S. A., en la cual los usuarios, poseedores de estos dispositivos, pueden    crear una Tarjeta de Presentación Virtual cuya  información  es compartida con el simple toque de las “manitas” (Tag).

Con cada “toque-choque” de dos dispositivos, se intercambia un ID único que enlaza a la        información de contacto almacenada por los usuarios, previamente, en la Página Web de la     empresa, la cual funciona como un almacén en las nubes, permitiendo su acceso desde cualquier parte del mundo.

 Para intercambiar la información es necesario que ambas personas cuenten con el dispositivo, el cual viene en diferentes presentaciones, incluso puede ser personalizado al gusto de cada      cliente; aunque  los más populares son aquellas figuritas cada una de las cuales vienen en dos versiones, representando ángeles y demonios.

Su uso es muy simple:

• Luego de adquirir el dispositivo, cree su Tarjeta de  Presentación virtual, en la Página Web de la empresa
• ¡Choque los cuatro! deditos de su Poken con los de otro  usuario de esta tecnología;
• Conecte su Poken USB a su computador; abra la cuenta que tiene creada en el almacén del Portal Poken;
• Sincronice su dispositivo para tener acceso a todas las  informaciones que haya recolectado durante su intercambio;
• Descargue la información en Outlook, Salesforce o cualquier otro formado de este tipo que esté utilizando y proceda a organizarla de la forma que más le convenga.

Los beneficios de usar un Poken son muchos, principalmente,  para aquellos usuarios pertenecientes al  movimiento verde, que abogan por una mayor digitalización de los documentos, pero además:

· Permite una mejor organización de las informaciones;

· Facilita su acceso, disponibilidad y localización;

· Facilita la interconectividad y motiva la interrelación.

Muchas empresas están motivando la utilización de Pokens para agilizar el intercambio  comercial y crear atmósferas de negocio mucho más ágiles e interactivas.

Muchos expertos en Gestión Empresarial y Administración de Oficinas, coinciden en afirmar que gran parte de los problemas relacionados  a la Gestión de Personas, que actualmente  enfrentan las organizaciones, tienen su      origen en una comunicación defectuosa.

La Comunicación Interna es un elemento clave para el buen funcionamiento de cualquier organización; pero      tiende a ser infravalorada sobre todo si se compara con los esfuerzos y recursos que éstas tienden a desplegar en el área de la Comunicación Externa.

En muchos casos, los problemas de comunicación a lo   interno de las organizaciones,

son difíciles de detectar; por lo que no es raro encontrarnos enfrentando una serie de dificultades de las cuales no sabemos sus orígenes o las causas, y esto tan sólo por no haber sabido o no haber   comunicado algo a tiempo.

 Como todo intangible, resulta difícil valorar en toda su     extensión lo que significa poseer un buen sistema de     comunicación interna y su repercusión en la calidad de la vida y el ambiente laboral; la productividad, y en la       creación de la imagen de marca del empleador; pero se han logrado identificar una serie de beneficios puntuales, comunes a todas las organizaciones, como son:

•  Fomento del conocimiento de los objetivos del  negocio y su cultura organizacional.
• Facilitador del funcionamiento coordinado de las  diferentes áreas que conforman una organización;
• Es un instrumento  clave en el proceso de  adaptación a los cambios permitiendo que todos los involucrados tengan las informaciones necesarias en el momento oportuno;
• Esencial en la etapa de Inducción de nuevos   colaboradores para, desde el principio, transmitirles y desarrollar en ellos los valores, políticas e  identidad de la empresa;
• Ser una herramienta vital en la creación de oportunidades para compartir tanto los principios de buenas prácticas     como el conocimiento;
• Facilitan el proceso de toma de decisiones, y la resolución de problemas y conflictos;
• Ayudan en la creación y difusión de una sólida imagen organizacional.

Por estos, y por muchos otros beneficios más que no nos es posible enumerar en este espacio, es que las organizaciones deben preocuparse por fomentar buenas prácticas de comunicación interna, que les permitan desarrollar ventajas   competitivas estratégicas.

¿ESTOY EQUILIBRADA?

Muchas personas se convierten en exitosos  profesionales;    pero en su vida personal sienten que les falta algo aunque no puedan  explicar  exactamente qué es. 

Éstas  han entendido o se han visto en la necesidad, de  sacrificar su vida personal por alcanzar sus metas  profesionales, quedándoles al final, la sensación de que han renunciado a algo por demás importante.

Equilibrar y Conciliar son los verbos básicos para alcanzar el éxito sin culpas ni  arrepentimientos, que el secreto está en buscar el punto de equilibrio entre ambos  extremos.

Expresado así pareciera muy fácil, lo sé; sobre todo cuando estamos inmersos en nuestros   trabajos no nos damos cuenta de la rapidez con la que va pasando el tiempo y al final del día notamos que nuestros compromisos laborales no han  terminado; viéndonos obligados a olvidarnos de nuestras  necesidades personales. 

Pero ojo, equilibrar los aspectos profesional y  personal de nuestras vidas no significa tener más tiempo libre; sino que cada persona sea capaz de desarrollar su vida de la manera más plena, sin obviar  aspectos que puedan generarles  frustraciones.

Esta no es una lucha que el colaborador libra  unilateralmente; puede estar seguro que las empresas comprenden la   necesidad de equilibrar los aspectos profesional y personal en la vida de todos sus miembros, sobre todo debido a la gran carga de emociones negativas que este desequilibrio podría generar en ellos; la cual, indiscutiblemente, se refleja en el desempeño laborar de estos.

Por esto, muchas organizaciones han creado  programas   motivacionales con el propósito de ayudar a sus colaboradores a identificar sus puntos de  equilibrio, y reorganizar más efectivamente sus prioridades. 

 A nadie tanto como  a ellos les conviene contar con un   colaborador identificado y comprometido con sus objetivos; pero que al mismo tiempo sea autosuficiente, esté motivado y satisfecho tanto de su   desempeño como de sus logros   personales; pero usted debe hace mucho más que quejarse:  defina un estilo de vida más acorde con sus necesidades y   objetivos; no haga cambios  radicales en su rutina, vaya   implementándolos, paulatinamente, hasta que  logre    asimilarlos; organice los aspectos económicos de su vida ya que a menos horas de   trabajo menos ingresos; revise su      escala de valores y organice sus prioridades.  Muchas veces nuestro concepto del   éxito no tiene que ver con lo que       nosotros realmente creemos que es, sino con lo que los otros creen y que hemos asumido como válido aun sin estar  plenamente convencidos; por esto hay muchas personas       viviendo el sueño de otros.  Y, por último, enfrente sus   temores y asuma los cambios con decisión;   abandonar       nuestra zona de confort no es fácil ni deseado;   pero una vez que empecemos a ver los frutos positivos de    estas nuevas acciones, nos acostumbraremos a nuestro nuevo estilo de  vida.