Éste, como su nombre lo indica, se encarga de recibir los diferentes tipos de aproximaciones (personal-oral-escrita) que el cliente o posible cliente realiza hacia una determinada organización.
Sus funciones guardan una relación estrecha con dos aspectos estratégicos para las empresas: la Gestión de Imagen Empresarial y la Administración de Información-Documentos; destacándose, principalmente, su posición como primer contacto o enlace del cliente con las demás Unidades que conforman una Organización.
Estas Funciones pueden ser agrupadas en tres áreas básicas:
- Administración de Llamadas: la mayoría de las llamadas entrantes y salientes de una organización, pasan por la recepción general de la empresa; lo cual hace de éste un trabajo que requiere de una gran capacidad de organización y concentración. Responder a tiempo una llamada y canalizarla adecuadamente; recordar el orden de atención de las llamadas en espera; registrar las llamadas entrantes y salientes; establecer el orden de prioridad de las llamadas salientes; son sólo algunas de las tareas que forman parte de este renglón.
- Recepción e Información: en este acápite se enmarcan funciones como la atención primaria de visitantes, y la solicitud y entrega de informaciones generales (en persona y por teléfono) concernientes a la empresa; en ambos casos se requiere que la recepcionista conozca los más importantes aspectos generales de la organización, su conformación y las funciones de cada una de las Unidades que la forman, esto le permitirá dar una primera orientación acertada y veraz.
- Mensajería. Este aspecto funciona en dos vertientes: Como centro de distribución y acopio de la correspondencia recibida y emitida para/por las Unidades de una Organización; y para la toma de mensajes dirigidos a aquellos Departamentos que no dispongan de secretarias directas o en las que éstas, por alguna razón, no estén disponibles para contestar.
La Recepción de una Organización no escapa a la influencia de la tecnología moderna, la cual pone a su disposición Centrales Inteligentes de Comunicación provistas con conmutadores computarizados y aparatos multilíneas con gran capacidad de cobertura y respuesta.
Estos equipos, eficientizan la labor de la recepción al realizar funciones como la de redirección de las llamadas no contestadas en las estaciones de destino primarias, así como proporcionar la opción para la utilización de un sistema de buzones para la grabación de mensajes.
Además, en muchas organizaciones instalan Computadoras en estas Áreas, para facilitar a estas colaboradoras su tarea de recepción y gestión de la comunicación interna/externa (organizar mensajes en bases de datos por unidades-remisión vía correo electrónico de mensajes o avisos importantes-control de llamadas tanto nacionales e internacionales, etc.).
Las comunicaciones telefónicas son esenciales para los negocios y siguen siendo la primera opción de comunicación para la gran mayoría de los clientes, sin importar las distancias; por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que su Organización cuente con los equipos necesarios que garanticen un servicio de primera calidad.
