ANDANDO POR LA RED...

ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS 001

Es mucho el efectivo que escapa de las empresas a través del material gastable de oficinas, y a veces, esto no es tomado en cuenta.

La Gestión de Suministros y Material Gastable es una importante  responsabilidad del Administrador de Oficinas.  Papel, tinta, lápices, lapiceros, cinta adhesiva, grapas, etc.; forman parte del listado de compras regulares de una organización, las cuales son realizadas, la mayoría de las veces, sin una debida planificación y control.

Planificar las compras del material gastable, resulta esencial para el control del presupuesto e inventario; ya que la administración de estos contribuye a disminuir los desperdicios y por ende los gastos.

Existen muchas organizaciones que no presupuestan los gastos que van a realizar en Suministros de Oficinas, durante un determinado período, lo que genera que las compras sean realizadas según las necesidades de  inventario que se vayan creando con la terminación de cada producto.

De más está decir, que actuar de esta forma propicia toda una serie de conductas que impiden mantener un efectivo control del inventario del  material gastable de oficinas,  evitando que  las organizaciones puedan identificar los desperdiciadores y establecer controles eficientes para  incentivar un uso más responsable de los mismos;  sin olvidar los retrasos que podrían generarse en la realización de ciertas tareas, por no contar con los materiales necesarios para realizarlas.

• Por esto, el Administrador de Oficinas, debe estructurar un sistema de control que le permita generar prácticas más conscientes para el uso de   estos recursos.
• Mantenga un control de Inventario específico con las fechas de las compras, cantidades, artículos.
• Lleve un control de las asignaciones de materiales por departamento y fecha; donde se especifique las cantidades, los artículos y la persona solicitante. 
• Diseñe un Formulario para la Solicitud de Materiales Gastables a ser llenado por el Colaborador que requiera los mismos.
• Mantenga un control de existencia que le garantice estar continuamente abastecido, de todos los suministros necesarios.

Tome en consideración que, estableciendo una correcta Gestión de  Materiales Gastables y Suministros de Oficinas, no sólo contribuye a  controlar su gasto y los desperdicios que pudieran generarse; sino que también, se evita conflictos innecesarios con los colaboradores ya que los mismos no se sentirían maltratados ni fiscalizados por estar cumpliendo una norma general de la organización.

XIV CONGRESO NACIONAL DE SECRETARIAS Y ASISTENTES EJECUTIVAS

MUCHAS FELICIDADES!!!!!!!

UTESA-2014

ENCUENTRO DE EGRESADAS DE LAS CARRERAS DE SECRETARIADO Y ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS

EVENTOS DE ASOCIACIONES AMIGAS

PÁGINAS SOBRE SECRETARIADO Y ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS

• https://www.facebook.com/mundodesecretarias?fref=photo      MUNDO DE SECRETARIAS
• http://issuu.com/secretaryplus                 TOPSECRETARIA
• http://anteproa.blogspot.com.es/             AGRUPACIÓN NACIONAL DE TÉCNICOS PROFESIONALES ADMINISTRATIVOS DE ESPAÑA
• http://www.ehowenespanol.com/administrador-oficina-como_130798/       EHOW  ¿CÓMO SER UN ADMINISTRADOR DE OFICINAS?  Y ARTÍCULOS RELACIONADOS
• http://www.desecretarias.com/ar/         DESECRETARIAS.COM DE GRUPO S&N
• http://www.secretariasenred.com/    SECRETARIASENRED.COM DE CONNIE EASTMAN

SAD?

El Departamento de Recepción de una Organización, juega un importante papel en el proceso de comunicación, tanto interno como externo, de las organizaciones.


Éste, como su nombre lo indica, se encarga de recibir los diferentes tipos de aproximaciones (personal-oral-escrita) que el cliente, o posible cliente, realiza hacia una determinada organización.

Sus funciones guardan una relación estrecha con dos aspectos estratégicos para las empresas: la Gestión de Imagen Empresarial y la Administración de Información-Documentos; destacándose, principalmente, su posición como primer contacto o enlace del cliente con las demás Unidades que conforman una Organización.

Estas Funciones pueden ser agrupadas en tres áreas básicas:

• Administración de Llamadas: la mayoría de las llamadas entrantes y salientes de una organización, pasan por la recepción general de la empresa; lo cual hace de éste un trabajo que requiere de una gran capacidad de organización y concentración. Responder a tiempo una llamada y canalizarla adecuadamente; recordar el orden de atención de las llamadas en espera; registrar las llamadas entrantes y salientes; establecer el orden de prioridad de las llamadas salientes; son sólo algunas de las tareas que forman parte de este renglón.

• Recepción e Información: en este acápite se enmarcan funciones como la atención primaria de visitantes, y la solicitud y entrega de informaciones generales (en persona y por teléfono) concernientes a la empresa; en ambos casos se requiere que la recepcionista conozca los más importantes aspectos generales de la organización, su conformación y las funciones de cada una de las Unidades que la forman, esto le permitirá dar una primera orientación acertada y veraz.

• Mensajería. Este aspecto funciona en dos vertientes: Como centro de distribución y acopio de la correspondencia recibida y emitida para/por las Unidades de una Organización; y para la toma de mensajes dirigidos a aquellos Departamentos que no dispongan de secretarias directas o en las que éstas, por alguna razón, no estén disponibles para contestar.

La Recepción de una Organización no escapa a la influencia de la tecnología moderna, la cual pone a su disposición Centrales Inteligentes de Comunicación provistas con conmutadores computarizados y aparatos multilíneas con gran capacidad de cobertura y respuesta.

Estos equipos, eficientizan la labor de la recepción al realizar funciones como la de redirección de las llamadas no contestadas en las estaciones de destino primarias, así como proporcionar la opción para la utilización de un sistema de buzones para la grabación de mensajes.

Además, en muchas organizaciones instalan Computadoras en estas Áreas, para facilitar a estas colaboradoras su tarea de recepción y gestión de la comunicación interna/externa (organizar mensajes en bases de datos por unidades-remisión vía correo electrónico de mensajes o avisos importantes-control de llamadas tanto nacionales e internacionales, etc.).

Las comunicaciones telefónicas son esenciales para los negocios y siguen siendo la primera opción de comunicación para la gran mayoría de los clientes, sin importar las distancias; por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que su Organización cuente con los equipos necesarios que garanticen un servicio de primera calidad.



GESTIONANDO EL COMPROMISO